Закрыть

Делопроизводство и архивное дело термины и определения: Архивное делопроизводство и номенклатура 2020

Содержание

Терминологический словарь «Электронный документооборот: термины и определения»


Обозначения и сокращения

ISO 23081-2:2009 – Международный стандарт ISO 23081-2:2009 «Information and documentation – Managing metadata for records – Part 2: Conceptual and implementation issues» [«Информация и документация. Метаданные для управления официальными документами. Часть 2. Вопросы концепции и реализации»]

ISO/FDIS 30300:2011 – Международный стандарт ISO/FDIS 30300:2011 «Information and documentation – Management systems for records – Fundamentals and vocabulary» [«Информация и документация. Системы управления официальными документами. Основные положения и словарь»]

ISO/TR 26122:2008 – Технический отчет ISO/TR 26122:2008 «Information and documentation – Work process analysis for records» [«Информация и документация. Анализ рабочего процесса для официальных документов»]

MoReq2010 – Спецификация MoReq2010 «Modular Requirements for Records Systems. Version 1.0» [«Модульные требования к документным системам. Версия 1.0»]

ГОСТ 34.003-90 – Государственный стандарт СССР ГОСТ 34.003-90 «Информационные технологии. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения»

Закон об информации – Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. «Об информации, информатизации и защите информации»

Закон об ЭД и ЭЦП – Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» с изменениями и дополнениями, внесенными Законом Республики Беларусь от 20 мая 2013 г. № 27-З

Закон об архивном деле – Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»

Постановление Министерства юстиции от 11 мая 2012 г. № 121 – Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. № 121 «Об утверждении Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов и о признании утратившим силу постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. № 37»

Постановление Совета Министров и Национального банка от 19 июля 2010 г. № 1077/8 – Постановление Совета Министров Республики Беларусь и Национального банка Республики Беларусь от 19 июля 2010 г. № 1077/8 «Об утверждении Положения о порядке функционирования Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь»

СТБ 6.10.1-95 – Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения»

СТБ 1221-2000 – Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения»

СТБ 34.101.31-2011 – Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 34.101.31-2011 «Информационные технологии. Защита информации. Криптографические алгоритмы шифрования и контроля целостности»

СТБ 34.101.69-2014 – Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 34.101.69-2014 «Информационные технологии и безопасность. Термины и определения в области криптологии»

СТБ 2059-2013 – Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 – Предварительный государственный стандарт Республики Беларусь СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования»

Указ от 4 апреля 2013 г. № 157 – Указ Президента Республики Беларусь от 4 апреля 2013 г. № 157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь»

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ
И МЕТРОЛОГИИ

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СИСТЕМА СТАНДАРТОВ
ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

SYSTEM OF STANDARDS ON INFORMATION, LIBRARIANSHIP
AND PUBLISHING. RECORDS MANAGEMENT AND ORGANIZATION

OF ARCHIVES. TERMS AND DIFINITIONS

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Дата введения — 2014-03-01

Предисловие

1. РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2. ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
3. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст
4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
5. ВЗАМЕН ГОСТ Р 51141-98
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарта», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты».

В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.
Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».
Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.


Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.


Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены
ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения
ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год.

Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения

3.1. Общие понятия

1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.


4. архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5. служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6. архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7. документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8. официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9. архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10. электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11. документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12. носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13. автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14. юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15. юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16. аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17. достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18. целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19. пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26. выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27. письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28. текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29. изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30. фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.
31. аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
32. видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
33. кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
34. фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35. графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36. реквизит документа: Элемент оформления документа.
37. формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38. хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39. экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40. срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41. постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42. временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43. доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.

2. Делопроизводство

3.2.1. Документирование
44. документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
45. средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
46. система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
47. вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
49. унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
50. табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
51. альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
52. оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
53. согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
54. лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
55. виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
56. гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
57. подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
58. подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
59. электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
60. утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
61. гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
62. гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
63. дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
64. место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.
65. резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
66. текст документа: Основная содержательная часть документа.
67. адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
68. отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
69. отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
70. отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
71. печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
72. официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

3.2.2. Организация работы с документами
73. документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
74. электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
75. объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
76. документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
77. плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
78. включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
79. метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
80. конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
81. миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
82. первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др. ) при поступлении в организацию.
83. предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
84. регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
85. регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
86. регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
87. государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
89. типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
90. индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
91. отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
92. оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
93. документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
94. номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
95. дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
96. электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
97. признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
98. формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
99. оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
100. заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
101. внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
102. лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
103. индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
104. опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
105. уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3. Архивное дело

3.3.1. Хранение и учет архивных документов
106. государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
107. муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
108. профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
109. архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
111. объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.
112. архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
113. архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
114. фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
115. фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
116. обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
117. обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.
118. архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
119. режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
120. реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
121. консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.
122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
123. страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.
124. страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.
125. фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
126. депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
127. учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
128. централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
129. единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.
130. единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
131. учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
132. список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
133. лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
134. архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.
135. проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
136. топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.

3.3.2. Комплектование архива
137. комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
138. критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
139. источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
140. выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
141. перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
142. документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
143. документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
144. документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
145. особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
146. уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
147. упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
148. выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

3.3.3. Информационная деятельность архива
149. информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
150. использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
151. пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.
152. организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
153. пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
154. владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
155. собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.
156. ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.
157. публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.
158. документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.
159. описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.
160. описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.
161. научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.
162. система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.
163. архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
164. опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
165. архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
166. архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.
167. архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
168. обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.
169. тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.
170. историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
171. каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.
172. архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
173. архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
174. архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Алфавитный указатель терминов

автор документа
адресат
альбом унифицированных форм документов
архив
архивная выписка
архивная коллекция
архивная копия
архивная справка
архивное дело
архивный документ
архивный каталог
архивный путеводитель
архивный справочник
архивный указатель
архивный фонд
Архивный фонд Российской Федерации
архивный фонд личного происхождения
архивный шифр
архивохранилище
аудиовизуальный документ
аутентичность (электронного документа)
бланк документа
вид документа
видеодокумент
виза
включение документа в СЭД
владелец архивных документов
внутренняя опись
временное хранение документов
выборочный прием документов
выделение документов к уничтожению
выписка из документа
государственный архив
государственный регистрационный номер документа
графический документ
гриф ограничения доступа к документу
гриф согласования
гриф утверждения
дата документа
дело
делопроизводство
депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
документ
документ Архивного фонда Российской Федерации
документ временного срока хранения
документ постоянного срока хранения
документальная выставка
документальный фонд
документационное обеспечение (управления), ДОУ
документированная информация
документирование
документооборот
документопоток
достоверность (электронного документа)
доступ к документу
дубликат документа
заверенная копия документа
заголовок дела
единица учета архивных документов
единица хранения архивных документов
изобразительный документ
индекс дела
индивидуальный срок исполнения документа
информационная деятельность архива
использование архивных документов
историческая справка к архивному фонду
источник комплектования (архива)
каталогизация архивных документов
кинодокумент
комплектование архива
конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)
контроль исполнения документов
консервация архивного документа
копия документа
критерии экспертизы ценности документов
лист-заверитель дела
лист согласования (визирования) документа
лист фонда
место составления (издания) документа
метаданные
миграция (электронных документов)
муниципальный архив
научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива
номенклатура дел
носитель (документированной) информации
обзор архивного фонда
обеспечение сохранности документов
обеспечение физико-химической сохранности документов
объединенный архивный фонд
объем документооборота
ограничение доступа к архивным документам
оперативное хранение документов
описание архивных документов
описательная статья архивного справочника
опись дел, документов
опись дел структурного подразделения
организация пользования архивными документами
особо ценный документ
отметка об исполнении документа и направлении его в дело
отметка о заверении копии
отметка о наличии приложения
отметка о поступлении документа
официальное опубликование документа
официальный документ
оформление дела
оформление документа
первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов
перечень документов со сроками хранения
печать
письменный документ
плотность документопотока
подлинник документа
подлинный документ
подписание (документа)
подпись
пользование архивными документами
пользователь архивными документами
постоянное хранение документов
предварительное рассмотрение документов
пригодность для использования (электронного документа)
признаки заведения дела
проверка наличия и состояния архивных документов
профиль архива
публикация архивных документов
регистрационно-учетная форма
регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа
регистрация документа
режим хранения архивных документов
резолюция
реквизит документа
реставрация архивного документа
система документации
система научно-справочного аппарата к документам архива
служба делопроизводства
собственник архивных документов
согласование документа; визирование
список фондов
средства документирования
срок хранения документов
старение документа
страховая копия архивного документа
страховой фонд архивных документов
табель унифицированных форм документов
текст документа
текстовой документ
тематический обзор архивных документов
типовой срок исполнения документа
топографический указатель
уникальный документ
унифицированная форма документа
уничтожение документов
упорядочение архивных документов
управление документами
утверждение документа
учет архивных документов
учетные документы (архива)
фонд пользования (архива)
фондирование документов
фондообразователь
фонодокумент
фотодокумент
формирование дела
формуляр документа
хранение документов
целостность (электронного документа)
централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации
экспертиза ценности документов
электронная копия документа
электронная подпись
электронное дело
электронный документ
электронный документооборот
юридическая значимость документа
юридическая сила документа

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Делопроизводство и электронный документооборот.

Понятия термины и определения СЭД
Термин
Определение и нормативные документы

Вид документа

Принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 47 вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

Внутренний документ

Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации, созданный в организации для внутреннего использования

«ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 64 внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

Входящий документ

Документ, поступивший в учреждение от внешнего корреспондента

«ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 62 входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение

Дата документа

Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 63 дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события

Движение документа

Передача документа от руководителя к исполнителю (исполнителям) в соответствии с резолюцией (поручением)

Дело

Совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа (организации)

1) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 95 дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

2) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями на 26 апреля 2016 года)»

  • «дело» — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти

3) «СТО ЗЕТ 4. 2.04-2013 Система менеджмента качества. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации»

  • Дело — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку

Делопроизводство

Деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними

1) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями на 26 апреля 2016 года)»

  • «делопроизводство» — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти

2) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

  • делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Судебном департаменте

3) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (с изменениями на 11 июля 2014 года)»

  • делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в арбитражных судах

Докладная записка

«СТО ЗЕТ 4. 2.04-2013 Система менеджмента качества. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации»

  • 3.1.5 докладная записка: Документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя

Документ

Это зафиксированная на носителе информация, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

1) «Федеральный закон от 29.12.1994 г. N 77-ФЗ
«Об обязательном экземпляре документов»»

  • документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

2) «Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»»

  • «документ» — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

3) «Решение Совета ЕЭК от 18.09.2014 г. N 71 «О Порядке работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования) в Евразийской экономической комиссии»»

  • «документ» — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности.

4) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 17.10.2013 г.»

  • 7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

5) «ГОСТ 1.1-2002 «Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения»»

  • 1 Под документом следует понимать любой носитель информации, которая записана в нем или на его поверхности.

6) «ГОСТ Р 52292-2004 Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения» от 29.12.2004 г.»

  • 4.1.1 документ: Объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды.

Документооборот

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки

1) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

  • документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки

2) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

  • документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки

Документопоток

Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут

«ГОСТ Р 7. 0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 76 документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут

Доступ к информации

Возможность получения информации и ее использования

1) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации (с изменениями на 25 ноября 2017 года) (редакция, действующая с 1 января 2018 года)»

  • 6) доступ к информации — возможность получения информации и ее использования

2) «ГОСТ Р 50922-2006 Защита информации. Основные термины и определения»

  • А.9 доступ к информации: Возможность получения информации и ее использования

3) «О Порядке работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования) в Евразийской экономической комиссии»

  • «доступ к информации (документам)» — возможность получения информации и ее использования

4) «ГОСТ Р 7. 0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

Информация

Сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления

1) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации (с изменениями на 25 ноября 2017 года) (редакция, действующая с 1 января 2018 года)»

  • информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления

2) «ГОСТ Р 50922-2006 Защита информации. Основные термины и определения»

  • А.1 информация: Сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления

3) «ГОСТ 33707-2016 (ISO/IEC 2382:2015) Информационные технологии (ИТ). Словарь»

  • 4.457 информация (в области обработки информации): Любые данные, представленные в электронной форме, написанные на бумаге, высказанные на совещании или находящиеся на любом другом носителе, используемые финансовым учреждением для принятия решений, перемещения денежных средств, установления ставок, предоставления ссуд, обработки операций и т. п., включая компоненты программного обеспечения системы обработки.

Исходящий документ

Официальный документ, отправляемый из учреждения внешнему корреспонденту

«ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 63 исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения

Исполнитель документа

Лицо, подготовившее документ или получившее документ на исполнении

Контролер

Должностное лицо (субъект делопроизводства), уполномоченное осуществлять контроль за исполнением поручений, как по срокам, так и по существу поручений. Получает отчет о выполнении задания от ответственного исполнителя

Контрольная карта поручения

Набор информации и реквизитов в электронном виде, отражающих поручение, ход исполнения поручения и оценку его состояния, хранящихся в базе данных и относящихся к поручению по документу и используемые для осуществления контрольно-аналитических функций

Контроль исполнения

Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

«ГОСТ Р 7. 0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 88 контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Корреспондент

Сотрудник (физическое лицо) либо организация (юридическое лицо), отправившая документ.

Ответственный исполнитель

Исполнитель, указанный в поручении первым, или иным образом назначенный ответственным, на которого возложены обязанности по непосредственному исполнению поручения, координации работ соисполнителей, а также подготовка сводной информации и доклад отчета об исполнении в адрес должностного лица, выдавшего поручение

«СТО ЗЕТ 4.2.04-2013 Система менеджмента качества. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации»

  • 3.1.12 ответственный исполнитель: Должностное лицо, инициирующее создание документа или получившее указание инициатора о его создании

Соисполнитель

Исполнитель (субъект делопроизводства: сотрудник или подразделение), на которого возложены обязанности по исполнению поручения в части его касающейся, а также подготовка и представление информации в адрес ответственного исполнителя. В выполнении задания соисполнитель отчитывается перед ответственным исполнителем.

Номенклатура дел

Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 94 номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения

Организационно-распорядительный документ

Вид документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

«СТО ЗЕТ 4.2.04-2013 Система менеджмента качества. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации»

  • 3. 1.8 документ организационно-распорядительный: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

Повторный документ

Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года. Замечание: Повторным может считаться как копия предшествующего документа, так и документ с изменениями, но в рамках одного и того же вопроса. Повторный документ поступает по одному и тому же вопросу, а входящий (исходящий) в рамках переписки – продолжает, развивает тему

Подпись

Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 58 подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Поручение/Резолюция

Оформленное в письменном виде задание исполнителю, при необходимости с указанием сроков исполнения
  • «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
    65 резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа

Предварительное рассмотрение документов

Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 83 предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение

Регистрационный номер документа

Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

«ГОСТ Р 7. 0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 85 регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

Регистрация документа

Присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе

1) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

  • регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму

2) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 84 регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму

Реквизит документа

Элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним

1) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

  • реквизит документа — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним

2) «Инструкцию по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)»

  • реквизит документа — обязательный элемент оформления документа

Служба делопроизводства (Канцелярия)

Структурное подразделение организации, в состав которого входят специалисты, обеспечивающие регистрацию, отправку и хранение дел, документов, а также осуществляющие контроль за осуществлением процесса делопроизводства в организации

«ГОСТ Р 7. 0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • подразделение делопроизводства — структурное подразделение арбитражного суда (канцелярия суда, служба делопроизводства и т.п.), в состав которого входят специалисты, обеспечивающие регистрацию судебных дел, документов, жалоб, ходатайств и т.п.; отправку документов и дел; хранение дел и документов; а также осуществляющие контроль за осуществлением процесса делопроизводства в арбитражном суде

Служебный документ

Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

«СТО ЗЕТ 4.2.04-2013 Система менеджмента качества. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации»

  • 3.1.18 служебное письмо: Документ, используемый для внешней переписки, с целью решения перспективных и текущих задач в управлении предприятием.
  • 3.1.19 служебная записка: Записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Срок исполнения

Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 89. типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
  • 90. индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Сканирование документа

Способ создания электронной копии документа, изготовленного на бумажном носителе

1) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

  • сканирование документа — способ создания электронной копии документа, изготовленного на бумажном носителе

2) «Инструкцию по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)»

  • сканирование документа — получение электронного образа документа

Опубликован новый ГОСТ Р 7.

0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», часть 1

Итак, с 1 марта 2014 года старый добрый терминологический ГОСТ Р 51141-98 перестал действовать, и его заменило новое детище ВНИИДАД – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», с которым нам, скорее всего, придётся прожить довольно долго.

Текст нового стандарта доступен по адресу http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=5&month=4&year=2014&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=178513 .
[Дополнение от 21.04.2014: Устаревшая гиперссылка заменена на новую]

Что в идеале хотелось бы получить в результате пересмотра стандарта отраслевой терминологии 15-летней давности? Я бы выделила следующие моменты:

  • Удаление устаревших и неиспользуемых терминов, в первую очередь, относящихся к забытым уже технологиям;

  • Пополнение профессионального словаря терминами, отражающими новые виды деятельности, новые идеи, концепции и технологии;

  • Пересмотр определений тех терминов, которые применимы к документам и информации вне зависимости от используемых технологий и вида носителя – в первую очередь с тем, чтобы убрать ориентацию этих определений на какие-то отдельные технологии.
Не стоит забывать и о том, что на фоне других стран российская отраслевая терминология выглядит, прямо скажем, убого – сравните 140 терминов в ГОСТ Р 51141-98 и более 2 тысяч терминов в глоссарии Общества американских архивистов.

Новый стандарт оставляет двоякое впечатление – видны робкие попытки движения вперед, но, - именно в силу их недостаточной энергичности, - документ в целом откатывается назад, не успевая за стремительными изменениями как в отрасли, так и в «большом» мире.

Итоги работы над новым стандартом чем-то напоминают мне сцену, которую я уже несколько раз наблюдала в реальной жизни: Женщина прожила долгую жизнь, стала бабушкой и прабабушкой, и за это время «обросла» множеством вещей, которые захламляют её квартиру. Какие-то из этих вещей ценные и нужные, какие-то – не очень, что-то дорого как память, а о некоторых даже сложно вспомнить, откуда они взялись и для чего когда-то использовались. К бабушке на выходные приезжает внук (сам уже не юноша) и уговаривает её избавиться хотя бы от части барахла. После долгих споров и уговоров на помойку отправляется разношёрстная коллекция предметов, котрой бы мог позавидовать местный краеведческий музей, но вот от предложения купить или принять в подарок современную технику бабушка отказывается наотрез. Соглашается лишь на новый телефонный аппарат с большими кнопками и громким звонком – и знать не хочет никаких смартфонов, планшетов и Интернетов…

Так и здесь. Авторы действительно почистили стандарт от ряда терминов, которые практически уже не используются ни в живом общении, ни в профессиональной литературе (при этом чисто по-нашему вместе с водой выплескивая иногда и «младенца»). А вот с пополнением словаря и с пересмотром морально устаревших определений получилось как-то не очень.

Чтобы не быть голословной, приведу некоторые факты и цифры. Прежний стандарт ГОСТ Р 51141-98 содержал 140 терминов. Первоначально в проект нового стандарта вошли 233 термина, однако в окончательной редакции их осталось только 174.

Что ушло

Из стандарта исчезло 39 терминов – большинство вполне заслуженно, но, думаю, исключение некоторых терминов вызовет у специалистов вопросы. Вот их список:

  • архивная опись
  • беловой документ
  • ведомственное хранение архивных документов
  • вид письменного документа
  • видеограмма документа
  • внешние признаки документа
  • внутренний документ
  • входящий документ; поступивший документ
  • государственная часть Архивного Фонда Российской Федерации
  • государственное хранение архивных документов
  • документ личного происхождения
  • документ на машинном носителе
  • доступ к архивным документам
  • дублетный документ
  • заголовок официального документа
  • запретная дата документа
  • зона унифицированной формы документа
  • иконографический документ
  • исходящий документ; отправляемый документ
  • карточка (архивного) фонда
  • машинописный документ
  • межархивный справочник
  • наименование документа
  • негосударственная часть Архивного Фонда Российской Федерации
  • ограничительный срок секретного хранения архивных документов
  • организационно-распорядительный документ
  • организация работы с документами
  • переменная часть реквизита документа
  • постоянная часть реквизита документа
  • правила документирования
  • рукописный документ
  • служебное поле унифицированной формы документа
  • служебный документ
  • срок исполнения документа
  • унифицированная система документации; УСД
  • формуляр-образец документа
  • хранение архивных документов
  • ценность архивного документа
  • черновой документ
Что появилось нового

Всего появился 71 термин, которых не было в старом ГОСТе. Из закона об архивном деле взято 9 ранее отсутствовавших терминов:

  • владелец архивных документов
  • временное хранение документов
  • государственный архив
  • документ Архивного фонда Российской Федерации
  • муниципальный архив
  • особо ценный документ
  • пользователь архивными документами
  • уникальный документ
  • упорядочение архивных документов
При этом уважение к закону проявлено избирательно – есть один термин из закона, который авторы не сочли нужным добавлять (хотя в первоначальном проекте он был), и такое решение вполне понятно – это «документы по личному составу», которые Росархив так мечтает поскорее уничтожить, наплевав на возможные последствия для будущих пенсионеров.

Нужно также отметить, что авторам, ни пользователям стандарта не позавидуешь в плане определений. Ряд определений в стандарте существенно расходится с определениями, данными в законе (иногда в лучшую сторону) – примером служит определение «архивного документа». Мне кажется, что, во избежание проблем в случае судебных разбирательств, следовало бы обязательно приводить (при наличии, со ссылками) определения из законодательства – параллельно с теми, которые авторы считают более правильными с научно-практической точки зрения. Каким бы плохими они ни были, суд будет описаться именно на определения, данные в законе – и их надо знать.

Стандарт пополнился (и это здорово!) рядом терминов из очень хорошего стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Это следующие 8 терминов:

  • аутентичность (электронного документа)
  • достоверность (электронного документа)
  • доступ к документу
  • конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)
  • метаданные
  • миграция (электронных документов)
  • пригодность для использования (электронного документа)
  • целостность (электронного документа)
Жаль, что авторы нового терминологического ГОСТа прочитали, но не поняли ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. В первую очередь коллеги из ВНИИДАД игнорируют самую ценную особенность этого стандарта - то, что он технологически-нейтрален и в равной степени применим как к электронным, так и к традиционным документам. Такие качества, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность к использованию есть у любых документов, а не только у электронных! Да и процессы конвертации и миграции вполне могут проходить с участием традиционных документов…

Ещё обиднее то, что из ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 можно было взять ряд куда более современных и признанных международным сообществом определений ключевых терминов (таких, как «документ») – но, наверное, от данного коллектива этого трудно было ожидать.

Из прочих новых терминов где-то десяток можно считать отражающими новые технологии и нормативно-правовую среду; однако куда больше среди нововведений реликтов бумажного прошлого – иногда кажется, что авторы не понимают разницы между терминологическим стандартом и перечнем традиционных типовых реквизитов или же учетных форм. Вот их список:

  • адресат
  • альбом унифицированных форм документов
  • архивный шифр
  • вид документа
  • видеодокумент
  • включение документа в СЭД
  • выписка из документа
  • государственный регистрационный номер документа
  • документальная выставка
  • документопоток
  • каталогизация архивных документов
  • консервация архивного документа
  • критерии экспертизы ценности документов
  • лист согласования (визирования) документа
  • лист-заверитель дела
  • место составления (издания) документа
  • научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива
  • обзор архивного фонда
  • ограничение доступа к архивным документам
  • оперативное хранение документов
  • описание архивных документов
  • описательная статья архивного справочника
  • опись дел структурного подразделения
  • опись дел, документов
  • организация пользования архивными документами
  • отметка о заверении копии
  • отметка о наличии приложения
  • отметка о поступлении документа
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело
  • официальное опубликование документа
  • первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов
  • печать
  • плотность документопотока
  • подписание (документа)
  • пользование архивными документами
  • предварительное рассмотрение документов
  • признаки заведения дела
  • регистрационно-учетная форма
  • служба делопроизводства
  • собственник архивных документов
  • согласование документа; визирование
  • средства документирования
  • срок хранения документов
  • топографический указатель
  • уничтожение документов
  • управление документами
  • утверждение документа
  • хранение документов
  • электронная копия документа
  • электронная подпись
  • электронное дело
  • электронный документ
  • электронный документооборот
  • юридическая значимость документа
Вывод отсюда следует достаточно печальный: если лишь треть новых терминов пришла из настоящего/будущего, и две трети – из прошлого, то стандарт буквально сделал «шаг вперед и два шага назад» 🙂

Размножение делением

В двух случаях термины, которые старый ГОСТ рассматривал как синонимы, были (на взгляд, необоснованно) выделены в отдельные статьи.

  • Вместо статьи «1 делопроизводство; документационное обеспечение управления» появились статьи «1 делопроизводство» и «2 документационное обеспечение (управления), ДОУ»;

  • Вместо статьи «3 документ; документированная информация» появились статьи «7 документ» и «11 документированная информация»
Самое неприятное заключается в том, что из-за того, что кто-то потешил своё научное «эго», у других людей могут возникнуть проблемы в ходе судебных споров, поскольку адвокаты и судьи начнут играть на этих различиях.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/708-2013-2.html )

Источник: сайт ФГУП «Стандартинформ»
http://www.gostinfo.ru/PRI/Page/GetPage?orderByColumn=PRIKAZ&orderByDirection=A&lpage=87&MaterialID=262186

Глава 2. ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ

 

2.2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА В ГОСУДАРСТВЕННОМ СТАНДАРТЕ

Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как “средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека”. Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что “документ – материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве”. Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: “Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать26”.

Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, также как и его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагают некоторые авторы (В.А.Копылов, М.В.Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи “закреплённой” на материальном носителе или даже “привязанной” к нему, информация тем самым обособляется от её создателя. “Документированная информация… есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности27”.

Это определение во многом перекликается с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной делопроизводственной и архивной практике. Так, в “Словаре архивной терминологии”, изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ (Dokument) рассматривается как “комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность”. В другом случае документ определяется как “записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций28”.

Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: “Документ – информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем29”.

Почему уделяется так много внимания термину “документ” и определению его понятия как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку “язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё30”. Не случайно стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Вместе с тем ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент – возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте “реквизит” определяется как “обязательный элемент оформления официального документа”. Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.

Таким образом, стандартизованное определение понятия “документ”, с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

Сергей Кабашов - Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. Учебное пособие читать онлайн бесплатно

Ирина Ганеевна Асфандиярова, Сергей Юрьевич Кабашов

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Учебное пособие

Рекомендовано Учебно-методическим объединением вузов Российской Федерации по образованию в области историко-архивоведения в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности 032001.65 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Рецензенты:

Начальник Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан А.А. Хисматуллин;

Заведующий общим отделом Аппарата Правительства Республики Башкортостан, канд. эконом. наук А.Н. Ефремов

© Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г.

© Издательство «ФЛИНТА»

***

Делопроизводственная и архивная терминология – это система терминов и определений, принятая в делопроизводстве (документационном обеспечении управления) и архивном деле. Слова и словосочетания, применяемые для обозначения специальных понятий, составляют основу любого профессионального языка.

В отличие от общелитературного язык профессионального общения требует однозначности толкования понятий, обозначенных терминами. В сфере документационного обеспечения управления это особенно важно, так как документ представляет собой социально значимый объект – основной инструмент управления, средство фиксации и реализации управленческих решений.

Термин – это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. Термин лишь называет понятие, а его содержание раскрывает определение (дефиниция). Значение термина раскрывается через его определение. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему. Трудности в употреблении терминов связаны с тем, что терминосистема любой предметной области находится в постоянном изменении: по мере углубления наших представлений об исследуемой области меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления. Так, один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает многозначность (полисемию) термина.

Однозначные термины обозначают только одно научное или специальное понятие. Это не значит, что однозначный термин не может иметь несколько определений. Один и тот же объект может рассматриваться и определяться с разных сторон, с разных точек зрения, что и отражается в различных определениях. У однозначного термина главное – единство понятия. Многозначные термины обозначают более одного понятия и поэтому имеют соответствующее число значений. Как правило, возникновение многозначности является результатом переноса одного значения (основного) на другое понятие. Например, многозначным является термин «акт». В одном из своих значений это – «обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке», в другом – «документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события». При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений.

Правильность и стабильность терминоупотребления достигаются благодаря применению терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и способствуют упорядочению терминологии. Поэтому исследователи в области ДОУ и архивного дела придают большое значение упорядочению и совершенствованию делопроизводственной и архивной терминологии, поскольку словарь в определенной мере уточняет и упорядочивает понятийный (терминологический) аппарат документационного обеспечения управления и архивоведения как научных дисциплин, а также как отраслей специальной деятельности.

Перед авторами-составителями стояла задача – отразить в определенной мере новую проблематику документоведения и архивоведения, а также уровень развития делопроизводства и архивного дела в современный период. Все это определило отбор терминов, который ориентирован на современную делопроизводственную и архивную терминологию.

В пособии представлены 860 терминов и определений, которые называют объекты и процессы делопроизводственной и архивной деятельности, понятия документоведения, архивоведения и смежных областей. Широко представлены термины, используемые в сфере использования документов и информационного права.

Термины и определения расположены в алфавитном порядке. Дается ссылка на действующие федеральные законы, нормативные правовые и методические акты, ГОСТы.

1. Документирование управленческой информации

Понятие, виды и признаки документов

АНАЛОГОВЫЙ ДОКУМЕНТ (АНАЛОГОВАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА), согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – форма представления документа в аналоговой среде. Понятие «аналоговый документ» включает в себя все традиционные формы представления документов на аналоговых носителях: бумаге, фото-и кинопленке и т. п. Например, традиционный текстовый бумажный документ относится к аналоговым документам. Аналоговая форма представления может быть преобразована в дискретную с помощью оцифровки.

АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию; 2) согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования.

АУТЕНТИЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», – является аутентичным, если он: а) является тем, чем должен быть; б) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; в) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

АУТЕНТИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, согласно ГОСТ 28388—89 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения», – документы одинаковые по содержанию и различные по формату и (или) кодам данных и (или) структуре. Аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных, в визуальной или невизуальной форме.


Архивное делопроизводство в 2020 и 2021

Архивное делопроизводство — это организация документооборота в части документации, сдаваемой в архив. Работа основана на выполнении требований законодательства, а значит, должна вестись скрупулезно.

Архивное дело регулируется ФЗ № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

Определения терминов, используемых в делопроизводстве и архивном деле, содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013, вступившем в силу с начала марта 2014 г. В стандарте приводятся значения следующих понятий:

  • делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
  • под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
  • документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
  • архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
  • под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
  • документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
  • номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
  • под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Комплексы документов

Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:

  • организационная структура и штатное расписание предприятия;
  • разработанные в предыдущие годы реестры дел;
  • описи дел временного и постоянного хранения;
  • при наличии — типовые номенклатуры дел;
  • правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
  • перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

  1. Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
  2. Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Общественные организации

На предприятии нередко создаются общественные организации. Речь в данном случае идет о профсоюзах. Если подобное объединение зарегистрировано в качестве юридического лица, необходимо формирование индивидуального документального и архивного фонда. Как следствие, создается собственная номенклатура дел.

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

Включение электронных баз данных

Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.

Индексы дел

Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.

Сроки хранения

Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.

В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.


Образец заполнения

Правовые документы

Глоссарий терминов по управлению записями

Просмотрите термины:
A | B | C | D | E | F | G | H | Я | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | Т | U | V | W | X | Y | Z

А


активная запись
Запись, необходимая для выполнения текущих операций или текущих деловых вопросов. К нему часто обращаются, и он должен быть легко доступен для немедленного обращения либо вручную, либо через компьютерную систему.

административные критерии удержания
Стандарты или правила, касающиеся доступности записей для долгосрочной административной согласованности и непрерывности, а также для повседневных операций отдельных программных подразделений.

приемлемость
Юридический термин, обозначающий условия, при которых доказательства, включая записи и информацию, могут быть представлены в ходе судебного разбирательства. Чтобы быть допустимой в качестве доказательства, запись должна удовлетворять двум основным требованиям: (1) ее содержание должно иметь отношение к рассматриваемому вопросу; и (2) его подлинность должна быть твердо установлена.

архивный орган
Агентство или программа, ответственная за выбор и сохранение архивов, предоставление к ним доступа и одобрение уничтожения других записей.

архивные данные
Информация обычно хранится на вторичных автономных носителях и не доступна напрямую пользователям компьютерной системы, но, тем не менее, требуется для хранения.

архивы
Документы, созданные или полученные и накопленные физическим или юридическим лицом в ходе ведения дел и сохраненные в связи с их непреходящей ценностью; здание или часть здания, в которых архивы хранятся и доступны для консультаций, и / или агентство или программа, отвечающие за выбор, приобретение, сохранение и предоставление архивов.

аудит
Независимый обзор и проверка записей и действий для проверки на соответствие установленным политикам или стандартам, часто с рекомендациями по изменениям в средствах контроля или процедурах.

подлинность (записи)
Попытки установить, что запись является тем, чем она претендует, и не подвергалась подделке или иным образом повреждена с момента ее создания; то есть его надежность может быть продемонстрирована на различных этапах его жизненного цикла.

К


сертификат об уничтожении
Форма, используемая для документирования уничтожения определенных серий записей на основе графика хранения записей. Обычно включает в себя название серии записей, даты, указанные в серии, организацию / учреждение, владельца подразделения серии записей, том или количество уничтоженных ящиков, имя лица, разрешившего уничтожение, метод уничтожения и дату уничтожения.

конфиденциальная запись
Любая деловая запись, содержащая конфиденциальную информацию.Такие записи обычно регулируются особыми правилами и политиками в отношении их доступа, использования и раскрытия.

удобные копии
Дубликаты исходной записи, часто используемые для доступа или справки.

Д


архивирование данных
Процесс переноса электронных записей с сетевых запоминающих устройств, таких как жесткие диски, на съемные носители записи, такие как магнитная лента или оптические диски, для автономного хранения. В большинстве случаев заархивированные данные относительно неактивны и не должны быть доступны онлайн.

миграция данных
Процесс перемещения данных из одной информационной системы или носителя данных в другую; процесс преобразования электронных записей в новые форматы файлов или носители для сохранения их пригодности к использованию с течением времени.

хранилище данных
Большая структура базы данных для поддержки принятия решений.

база данных
Файл, содержащий записи, организованные в один или несколько элементов данных, называемых полями, в которых хранятся определенные категории информации.

уничтожение
Окончательное стирание записи без возможности восстановления. Способы могут включать измельчение или сжигание бумажных записей, или выполнение безопасного удаления данных, или очистку диска и памяти для электронных записей. См. Datamgmt.iu.edu для получения инструкций по уничтожению институциональных данных.

блокировка уничтожения
Задержка запланированного уничтожения записей в связи с предсказуемым или незавершенным судебным разбирательством, правительственным расследованием, аудитом или особыми организационными требованиями.Также называется юридическим удержанием, уведомлением о замораживании, приказом о сохранении, приказом о приостановке или уведомлением о приостановке.

изображения цифровых документов
Изображения являются точными копиями документов, из которых они были созданы. Истинная копия - это копия, которая точно воспроизводит исходный документ.

системы обработки цифровых документов
Системы представления изображений с растровым отображением, которые могут дополнять, дополнять или заменять бумажные системы хранения и микрофильмы.

справочник
Оглавление электронного носителя информации.

удаление
Окончательное административное действие, принятое в отношении записей, включая уничтожение, передачу другому лицу или постоянное хранение. Примеры могут включать уничтожение (см. Определение, указанное выше), передачу в архив университета или в централизованный офис.

управление документами
Методы, используемые для регулирования создания, использования и обслуживания документов в соответствии с установленными политиками и процедурами. См. Также: управление корпоративным контентом.

определение типа документа (DTD)
Набор правил, которые определяют структуру документа и теги, используемые для определения этой структуры, и которые могут использоваться для проверки правильности формирования документа.

E


электронная запись
Запись, которая содержит машиночитаемую, а не человеческую информацию.

электронная подпись
Любой электронный способ подписания записи, обрабатываемой компьютером.

управление корпоративным контентом
Технологии, инструменты и методы, используемые для создания, сбора, обработки, хранения, доставки и сохранения информационного содержимого, особенно неструктурированного, на предприятии. См. Также: управление документами

размещение на основе событий
Концепция, в которой после возникновения зарегистрированного события запускается расписание размещения. Связано: триггерное событие.

код события
Уникальный идентификатор конкретного события, с которого начинается период обращения; часто сокращение фразы или слова.Пример: код для «конца календарного года» может быть CYE.

Факс


FERPA
Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (20 U. S.C. § 1232g; 34 CFR Part 99). Федеральный закон, защищающий конфиденциальность записей об образовании учащихся. Закон распространяется на все школы, получающие средства в рамках действующей программы Министерства образования США.

поле
Элемент данных в записи базы данных.

план файла
Схема классификации, описывающая различные типы файлов, хранящихся в офисе, как они идентифицируются, где они должны храниться и как они должны индексироваться для поиска, а также ссылка на утвержденное расположение для каждого файла .

г


график общих записей
График записей, управляющий определенной серией записей, общей для нескольких или всех агентств или административных единиц корпорации, которые иногда называют функциональными графиками хранения.

Общепринятые принципы ведения документации (GARP)
Руководящее положение по управлению информацией, основанное на восьми принципах ведения документации, опубликованных ARMA International: подотчетность, целостность, защита, соответствие, доступность, хранение, удаление и прозрачность.

H


HIPAA
Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования 1996 года. Набор национальных стандартов для защиты определенной медицинской информации.

историческая запись
Материал в любом формате (бумажный, электронный, аудиовизуальный и т. Д.), Созданный или собранный подразделением или представителем Университета Индианы, который сохраняется из-за непреходящей административной, юридической, налоговой, доказательной или исторической ценности или в связи с тем, что свидетельство о функциях и обязанностях подразделения или отдельного лица.”

Я


неактивная запись
Запись больше не требуется для ведения текущей деятельности, но сохраняется до истечения срока хранения.

Жизненный цикл информации
Отдельные фазы существования информации, от создания до окончательного размещения.

инвентарь
См. Инвентарный учет.

К


ключевое поле
Поле, выбранное для индексации в записях, содержащихся в базе данных.

м


метаданные
Структурированная информация, которая описывает, объясняет, определяет местонахождение или иным образом упрощает получение, использование или управление информационным ресурсом.

миграция
Процесс перемещения данных из одной информационной системы или носителя данных в другую. Примечание. Миграция выполняется для обеспечения постоянного доступа к информации по мере того, как система или носитель заменяются, устаревают или ухудшаются со временем.

О


офис записи
Офис, назначенный для ведения записи или официальной копии конкретной записи в организации.

служебное хранение
Период времени, в течение которого серия записей должна храниться в активном хранилище для регулярного использования.

автономная информация
Информация, хранящаяся отдельно от устройства, на котором она будет получена или воспроизведена.

онлайн-информация
Информация немедленно и постоянно доступна для компьютера.

П


постоянная запись
Запись, которая была определена как имеющая достаточную историческую, административную, юридическую, финансовую или иную ценность, чтобы гарантировать постоянное сохранение.

инвентаризация
Процесс идентификации всех материальных записей организации.

сохранение
Процесс и операция, обеспечивающие техническое и интеллектуальное сохранение подлинных записей во времени.

привилегированная запись
Запись, содержащая информацию, доступную только тем, кто имеет право ее просматривать.

Р


резервное копирование в реальном времени
Метод аварийного восстановления, использующий одновременную или почти одновременную запись информации на нескольких компьютерах.

запись (и)
Информация в любой форме, созданная, полученная или поддерживаемая Университетом Индианы, его сотрудниками или агентами в соответствии с юридическими обязательствами или во исполнение миссии Университета.

копия записи
Копия записи, предназначенная для удовлетворения требований организации к хранению информации, которая существует в нескольких копиях; также известна как официальная копия.

серия записей
Группа логически связанных записей, которые поддерживают конкретную деловую или административную деятельность, e. ж., личное дело, состоящее из заявления, рекомендательных писем, бланков пособий и т. д.

код серии записей
Уникальный идентификатор серии записей; часто состоит из буквенно-цифровых цифр.

инвентаризация записей
Подробный список, который может включать типы, места, даты, объемы, оборудование, системы классификации и данные об использовании записей организации; анализ каждой записи для сбора всей соответствующей информации о записи, которая будет использоваться при ее оценке.

управление записями
Область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль создания, получения, обслуживания, использования и удаления записей, включая процессы сбора и хранения свидетельств и информации о деловой деятельности в форме записей.

график хранения записей
Список серий записей, поддерживаемых всей или частью организации, вместе с периодом времени, в течение которого должна храниться каждая серия.

Обследование записей
Общий обзор количества и типов записей в организации, который обычно выполняется до проведения подробной инвентаризации.

хранение
Аспект управления записями, который определяет, как долго записи должны храниться.

срок хранения
Продолжительность времени, в течение которого запись должна храниться в соответствии с административными, налоговыми, юридическими или историческими требованиями.

график хранения
Исчерпывающий список серий записей с указанием для каждой продолжительности времени, в течение которого они должны храниться, и их размещения.

Ю


охранных копий
Дополнительные регистрационные копии, созданные в качестве защитной меры; также известны как резервные копии.

исходные документы
Бумажные документы, содержащие информацию, которая должна быть преобразована в электронные записи.

Студенческая запись
Записи, которые имеют прямое отношение к студенту и ведутся образовательным агентством или учреждением или частью, действующей на агентство или учреждение, при соблюдении определенных условий.

т


тегирование
Определенная часть метаданных - ключевое слово или фраза - которая назначается объекту содержимого для использования при просмотре или поиске. Процесс маркировки обычно относится к способности пользователей совместно добавлять свои собственные описательные теги к информации.

общее хранение
Время, в течение которого серия записей должна храниться в активном и неактивном хранилище.

триггерное событие
Что-то, что должно произойти до начала периода хранения.Связано: Распределение на основе событий .

U


График удержания для конкретного подразделения
График удержания для конкретного подразделения, подготовленный специально для подразделения в организации. В нем перечислены только те серии записей, которые поддерживает данная единица, с однозначным обозначением срока хранения для каждой.

В


записи актов гражданского состояния
Записи, которые имеют основополагающее значение для функционирования организации и необходимы для безотлагательного продолжения операций в ненормальных обстоятельствах.

Программа записи актов гражданского состояния
Набор политик и процедур для систематического, всестороннего и экономичного контроля потерь, связанных с записями актов гражданского состояния.


Определения были собраны из ряда источников, в том числе

  • ISO 15489-1: 2001

  • Франкс, П. (2013). Записи и управление информацией. Чикаго: Нил-Шуман.

  • Саффади, В.(2009). Управление электронными записями. 4-е изд. Lenexa: ARMA International.

  • Монтанья, Дж. (2010). Как разработать график удержания. Оверленд-Парк: ARMA International.

  • Стивенс Д. (2010). Управление записями: переход от бумажного к электронному. Оверленд-Парк: ARMA International.

  • Саффади В. (2016). Записи и управление информацией: основы профессиональной практики.3-е изд. Оверленд-Парк: ARMA International

Глоссарий терминов по управлению записями | UW Управление архивами и записями

Активных записей: записей, которые используются в офисе не реже одного раза в месяц.

Административное значение: Полезность записей для офиса происхождения для выполнения его повседневной деятельности.

Оценка: Оценка записей для определения их ценности и надлежащего размещения.

Архивы: Область, используемая для хранения неактивных записей, рукописей, документов и памятных вещей, которые хранятся постоянно по историческим, юридическим, исследовательским или социальным причинам. Кроме того, агентство, ответственное за выбор, сохранение и предоставление долгосрочных записей с долгосрочной стоимостью

.

Распоряжение :. Конечное состояние в жизненном цикле записи, включая:

  • разрушение
  • перевод в неактивное хранилище с уничтожением в указанную более позднюю дату
  • передача в архив университета на постоянное хранение

Документ: Записанная информация независимо от формы или носителя.

Доказательная ценность: Полезность записей в качестве основного или юридического доказательства полномочий, функций, операций, транзакций и основных решений и процедур организации.

Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни: Также известен как FERPA или Поправка Бакли. Закон предоставляет студентам право проверять и проверять свои учебные документы; гарантирует, что в большинстве случаев содержание документов об образовании не может быть разглашено без согласия учащегося; и позволяет студентам запрашивать изменение неточных или иным образом несоответствующих документов об образовании.

Хранение: Процесс сортировки и упорядочивания, классификации или категоризации и хранения записей, чтобы их можно было быстро извлечь при необходимости.

Система хранения: Запланированная организация записей, предназначенная для удовлетворения справочных потребностей людей, которые их используют. Схема классификации, которая структурирует записи таким образом, чтобы они были легкодоступными и полными

Финансовая стоимость: Полезность записей для информации о финансовых операциях и обязательствах организации.

Историческая ценность: Полезность записей для исторических исследований, касающихся функций и развития организации, или для получения информации о людях, местах или событиях.

Неактивные записи: записи используются в офисе реже одного раза в год.

Информационная ценность: Фактические данные о лицах, событиях, проблемах и условиях создателя записи, которые могут быть полезны для исторических или других исследований.

Intellectual Control: Ряд мер, таких как инвентаризация ящиков и папок, записи карточного каталога и указатели, которые позволяют пользователям записей находить нужную им информацию.

Юридическое значение: Полезность записей для хранения доказательств юридически закрепленных прав или обязательств правительства или частных лиц.

Жизненный цикл: Теория, согласно которой документооборот в учреждении проходит отдельные фазы: записи создаются, используются для определенных целей, хранятся или хранятся для дальнейшего использования, оцениваются и в конечном итоге удаляются или передаются в архивы для постоянного хранения.

Не регистрируется: Запасы напечатанных или воспроизведенных документов, хранящихся для целей снабжения, а копии файлов сохраняются для целей учета;

  • книги, периодические издания, газеты или другие библиотечные материалы, сохраненные исключительно для справочных целей;
  • предварительные наброски или расчеты, рабочие листы и неофициальные записи, которые не представляют собой значительных шагов в подготовке регистрационного документа;
  • дубликатов документов сохранены только для удобства; материалы, не представленные в качестве доказательств деятельности ведомства или их информационная ценность;
  • или личные материалы, которые являются собственностью хранителя и не имеют отношения к служебным обязанностям.

Офис происхождения: Офис, в котором данная запись или серия записей была первоначально создана или накоплена.

Официальная копия: Запись, которая не дублируется где-либо еще, или назначенная копия копии дублированных и рассредоточенных материалов.

Открытые записи: Записи всех государственных учреждений, включая Университет Висконсин-Мэдисон, подпадают под действие главы 335 Закона об открытых записях штата Висконсин. Презумпция закона заключается в том, что доступны все публичные записи, за исключением исключенных.

Public Records: Согласно Закону штата Висконсин 16.61, «означает все книги, бумаги, карты, фотографии, фильмы, записи или другие документальные материалы или любые их копии, независимо от физической формы или характеристик, сделанные или полученные любым государственное учреждение или его должностные лица или служащие в связи со сделкой государственного бизнеса… »

Совет по государственным архивам (PRB): Орган, определяющий политику в области управления государственными архивами, который состоит из управляющего; директор Государственного исторического общества; Генеральный прокурор; государственный аудитор; газета и представитель малого бизнеса, назначаемый губернатором; и исполнительный секретарь Законодательного совета; или их назначенные представители.
В его обязанности входит сохранение для постоянного использования важных государственных документов, обеспечение упорядоченного размещения других государственных документов, а также рационализация и повышение рентабельности управления формами и записями государственными органами. Правление рассматривает и утверждает все графики хранения Университета Висконсин-Мэдисон, без которых никакие записи не могут быть уничтожены. Встречается ежеквартально

Опись записей: Идентификация и оценка записей, имеющихся в офисе, с целью создания графика хранения

Разрешение на хранение / удаление записей (RDA): RDA - это форма, используемая для получения разрешения на удаление всех общедоступных записей.В нем указано, как долго должны храниться записи и как они будут размещаться по истечении срока хранения. По закону RDA должны быть представлены через год после получения или создания каждой серии записей. По прошествии 10 лет RDA заката, и новый должен быть повторно представлен на утверждение Правления Public Records and Forms Board.
Расписание записей: Расписание и описание жизненного цикла серии записей, включая инструкции по утилизации. В правительстве штата Висконсин график хранения принимает форму разрешения на хранение / удаление документации (RDA).

Серия записей: Группа связанных записей или документов, которые обычно используются и хранятся как единое целое, потому что они являются результатом одной и той же деятельности или функции или имеют некоторые отношения, возникающие в результате их создания, получения и т.д .; и это позволяет проводить оценку как единицу для целей планирования удержания.

Исследовательская ценность: Полезность записей для исследований, проводимых правительством, бизнесом, частными организациями, отдельными лицами и учеными

Хранение: Процесс хранения документов в пользование.

Срок хранения: Продолжительность времени, в течение которого офис должен хранить определенные записи. Обычно это выражается в годах, месяцах, днях и может зависеть от события или спецификации.

Извлечение. Процесс поиска и изъятия документов и их передачи в использование

Планирование: Процесс анализа и оценки стоимости данного набора записей, а затем подготовка графика хранения, показывающего размещение записей

Требование о прекращении действия: По закону, полномочия на хранение / удаление документации (RDA) истекают через 10 лет с даты их первоначального утверждения Советом по публичным записям и формам.Цель требования о прекращении действия - принудить к периодической переоценке записей и отразить изменившиеся административные потребности, улучшенную практику регистрации и измененные законы.

Передача: Движение записей от одного хранителя к другому. Обычно перемещение записей из активных или полуактивных офисных файлов во внешнее хранилище или в архив университета

Управление записями и архивами | Глоссарий

А | B | C | D | E | F | G | H | Я | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | Т | U | V | W | X | Y | Z

А

Активная запись: Запись, на которую часто ссылаются при ведении текущей деятельности отдела.

Административная запись: Записи, документирующие повседневную работу и администрирование офиса (например, юридические, финансовые, бюджетные, кадровые и другие общие операции).

Архивная запись: Постоянная запись, которая неактивна и больше не нуждается в хранении в офисе, в котором она была создана. Эти записи имеют непреходящую ценность и документируют историю и развитие организации.

Архивы: Место, используемое для постоянного хранения ценных записей и документов для ученых и для будущих поколений.

B

Преобразование обратного файла: Процесс сканирования, индексации и сохранения большого объема накопившихся документов в системе обработки изображений.

С

Дело: Группы записей, относящиеся к определенному действию, событию, человеку, месту, вещи, организации, местоположению, программе или проекту. Включите файлы персонала, проекта и транзакций

Хронологические файлы: Файлы, упорядоченные по дате

Хронологическая архивация: Подача в порядке дат.

Классификация: Процесс присвоения документу серии (или класса) файла.

Закрытый файл: Папка с файлами, в которую не следует добавлять документы.

Создатель: Человек, административная единица или организация, которая создает, получает или собирает записи в ходе обычной деятельности.

Область текущих файлов: Область, в которой хранятся часто используемые записи.

Cut-Off: Время, в которое весь новый (активный) материал помещается в новый набор папок, а предыдущие папки (неактивные) удаляются из области текущих файлов и передаются в область хранения, центр записей или архивы .Дата окончания зависит от типа записи и процедур департамента. (например: __ 1 июля, конец квартала, конец семестра и т. д.).

D

Дата уничтожения: Дата, которая знаменует собой окончание юридически требуемого периода хранения непостоянных записей и время, когда записи должны быть уничтожены, если только записи не связаны или не имеют отношения к аудиту, судебным разбирательствам или продолжающимся административным действиям.

Удаление: Окончательное удаление записей, срок хранения которых истек, для уничтожения или передачи в другой центр хранения записей или в архивы.

Распоряжение: Действия, предпринятые в отношении записей, которые больше не нужны для поддержки текущей административной деятельности, в соответствии с Графиком хранения и удаления документации Университета. Указания могут включать уничтожение, передачу в Центр документации университета, передачу в архив университета, передачу в неактивное хранилище документов или постоянное хранение в единице.

Дубликат файла: Фотокопия официального документа, созданная для удобства обращения и находящаяся не в Офисе записи.

E

Электронные записи, электронные данные, информация и / или запись: Любая форма записанного в цифровом виде материала, созданного, переданного, полученного и / или сохраненного, который обозначен как запись владельцем данных или законом в зависимости от содержания и / или предмета. Это включает, помимо прочего, электронный цифровой обмен, электронную почту, цифровые / текстовые голосовые сообщения, мгновенные сообщения и текстовые сообщения.

Для чтения глазами: Запись, которую можно прочитать невооруженным глазом без помощи аппаратного или программного обеспечения.(Например: __ бумага или микрофильм / микрофиша считаются удобочитаемыми, хотя для чтения их необходимо увеличить.)

F

Серия файлов: Набор документов, имеющих одинаковую тематику. Например, счета-фактуры, заказы на закупку, резюме, описания должностей и протоколы собраний - это разные серии (классы) документов. (Также может называться Класс)

FERPA: Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни 1974 года, обычно называемый Поправкой Бакли, защищает права учащихся, контролируя создание, ведение и доступ к учебным документам.Он гарантирует студентам доступ к своим академическим записям, запрещая при этом несанкционированный доступ со стороны других.

Формат: Физическая форма, в которой появляется материал - книги, слайды, фотографии, пленка, записи и т. Д.

G

Закон штата Джорджия об открытых записях (O.C.G.A. 50-18-70) Это закон штата, требующий, чтобы публичные записи были открытыми и доступными для проверки любым представителем общественности. Любой представитель общественности может потребовать проверки любых публичных записей.Для получения доступа отправителю запроса необязательно проявлять особую потребность или интерес к вопросам, охватываемым записью. В большинстве учреждений правительства США есть назначенное лицо / офис, к которому направляется запрос. Учреждение правительства США должно предоставить доступ к существующим публичным документам, находящимся в его ведении или под его контролем, в течение трех рабочих дней, включая те, которые оно создало, и те, которые оно получило в ходе своей деятельности. Учреждения не обязаны создавать запись, которая не существует на момент запроса, и не обязаны компилировать запрошенную информацию в единый документ.[Исключения для открытых записей:

  • медицинские и ветеринарные записи и другие материалы, касающиеся конфиденциальности личной информации;
  • записей, относящихся к незавершенным расследованиям;
  • записей, требуемых федеральным правительством, чтобы они были конфиденциальными, например, записи об образовании учащихся;
  • коммерческая тайна и определенная информация служебного характера;
  • определенные данные исследований, записи или информация, которые не были опубликованы, запатентованы или иным образом публично не распространены;
  • персональная и финансовая информация доноров
  • В государственный орган подано
  • конфиденциальных оценок в связи с наймом государственного служащего.]

GLBA, Закон Грэмма-Лича-Блили: Закон Грэмма-Лича-Блили (GLBA), вступивший в силу 23 мая 2003 г., касается защиты и конфиденциальности информации о клиентах, находящейся в распоряжении финансовых учреждений, таких как банки и инвестиционные компании. компании. GLBA не содержит исключений для колледжей или университетов. В результате образовательные учреждения, которые занимаются финансовой деятельностью, такой как оформление студенческих ссуд, обязаны соблюдать. GLBA и другие появляющиеся законодательные акты могут привести к появлению стандартов заботы об информационной безопасности во всех областях практики управления данными, как электронных, так и физических (сотрудник, студент, родители, клиенты, выпускники, доноры и т. Д.).). В рамках этого закона под личной информацией понимается любая закрытая финансовая информация о физическом лице, которая обрабатывается или хранится университетом или его филиалами или от их имени. Определение личной информации очень широкое и может включать: номера социального страхования, номера кредитных карт, номера банковских счетов, кредитную историю или рейтинг, информацию о налоговой декларации, оценки учащихся (FERPA), медицинские записи (HIPPA).

GPIPA (Закон Джорджии о защите личной неприкосновенности от 2007 г. (О.C.G.A. С 10-1-910 по 10-1-912): Закон об уведомлении о нарушениях безопасности; В 2007 году в закон Грузии об уведомлении о нарушениях были внесены поправки, в которые были включены государственные университеты и другие государственные и местные агентства. Личная информация, защищаемая GPIPA, включает комбинацию полного имени или имени и фамилии человека с одним из следующих, если оно не зашифровано или отредактировано: Номер социального страхования; Номер водительского удостоверения или номер государственного удостоверения личности; Номер счета, кредитной или дебетовой карты; Пароли учетных записей, личные идентификационные номера или другие коды доступа.

H

HIPAA: Закон о финансовой ответственности и ответственности за медицинское страхование 1996 года; Часть этого закона, имеющая особое значение для менеджеров документации, - это стандарты, касающиеся конфиденциальности медицинской информации, которые помогают предотвратить ненадлежащее использование медицинской карты. Защищенной медицинской информацией считаются любые данные, позволяющие идентифицировать пациента, включая, помимо прочего: номер социального страхования, имя, демографические данные (адрес, номер телефона, номер факса, пол, дату рождения и т. Д.).), диагноз, адрес электронной почты, номер медицинской карты, номер счета.

I

Неактивные записи: Записи больше не требуются их создающим или другим подразделениям для ведения текущей деятельности и, следовательно, готовы к окончательной утилизации в соответствии с Университетским графиком хранения и утилизации документации.

Ввод: В электронных записях - данные, вводимые в компьютер для обработки.

Входные записи: Неэлектронные документы используются для создания, обновления или изменения записей на электронном носителе; или электронные записи, содержащие данные, используемые для обновления отдельного компьютерного файла.Иногда их называют исходными записями или исходными документами.

Дж

Журнал: В бухгалтерском учете (бухгалтерский) регистр ежедневных операций, проводимых в главную бухгалтерскую книгу (например: __ заработная плата, продажи)

л

Жизненный цикл записей: Три этапа управления записями: __ создание, поддержание и использование, а также удаление.

M

Машиносчитываемые: Записи, которые необходимо прочитать с помощью оборудования и / или программного обеспечения.

Носитель (носитель): Физический состав записанной информации. (например: __ бумага, пленка, диски и т. д.)

Микроформа: Расположение изображений с уменьшенным размером, как на микрофильме или микрофиши.

N

Долгосрочная запись: Запись больше не требуется для повседневного ведения активного бизнеса.

Без записи: Материалы, исключенные из юридического определения (публичной) записи. (например: __ копии документов, хранящиеся только для удобства пользования, дополнительные копии печатных отчетов или публикаций и материалов, предназначенных исключительно для справки или демонстрации.

O

Внешнее хранилище: Объект, отличный от обычного места ведения бизнеса, где хранятся записи для защиты.

Офис записи: Офис, в котором хранится «официальная» копия документа в поддержку государственного бизнеса, а не дубликат.

Официальная копия: Документ, имеющий статус публичной записи, созданный или полученный государственным служащим или государственным служащим во время ведения государственных дел и обслуживания правительства штата в официальном качестве.Это копия, которую необходимо хранить в течение всего срока хранения.

Out Card: Карта вставлена ​​вместо файла, который был удален из места хранения / картотеки для доступа. На выходной карте должны быть указаны записи, дата съемки и лицо, которое их снимало.

Вывод: Информация, передаваемая от внутренних к внешним блокам компьютера или на внешний носитель.

Выходные записи: Информация, генерируемая компьютером и размещаемая на внешнем носителе, таком как бумага, микроформа или электронный носитель.

PCI DSS: Стандарт безопасности данных индустрии платежных карт; Хотя это и не закон, соответствие стандарту безопасности данных PCI требуется для приема основных кредитных карт для деловых операций в кампусе правительства США. PCI DSS определяет защищенную финансовую информацию клиентов и устанавливает передовые методы безопасности для защиты этой информации. Дорогие штрафы могут возникнуть в результате неправильного обращения с финансовыми данными, а также возможного отзыва услуг по обработке кредитных карт.

Файл на рассмотрении: Переписка, справочные и аналогичные материалы, хранящиеся в хронологическом порядке и обычно используемые для справки и удобства.

Постоянная запись: Запись, которая имеет постоянную или длительную административную, юридическую, финансовую, исследовательскую или историческую ценность и поэтому должна храниться и сохраняться на неопределенный срок.

Личные документы (Личные файлы или личные записи): Материалы, принадлежащие физическому лицу, которые не используются для ведения агентской деятельности или используются исключительно для удобства этого лица.Должны быть четко обозначены как таковые и храниться отдельно от документации агентства.

Public Record: В соответствии с Законом об открытых записях (OCGA 50-18-70), (публичными) записями являются «все документы, бумаги, письма, карты, книги, магнитные ленты, фотографии, компьютерная или созданная информация и т. материалы, подготовленные и сохраненные или полученные в ходе работы или в государственном учреждении или агентстве »

R

Копия записи: Единственная официальная копия документа, хранящаяся в архиве административного подразделения Университета.Копию записи иногда называют копией файла. Копия записи обычно, но не всегда, является оригиналом. Копия записи может храниться в учреждении, создающем или в другом офисе записи.

Записи: «записанная информация в любой форме, включая данные в компьютерных системах, созданная или полученная и поддерживаемая организацией или лицом в ходе деловых операций и хранимая как свидетельство такой деятельности». Статут Джорджии определяет записи как «все документы, бумаги, письма, карты, книги (за исключением книг в официально организованных библиотеках), микрофильмы, магнитные ленты или другие материалы, независимо от физической формы или характеристик, сделанные или полученные в соответствии с законом или постановлением или при выполнении функций любым агентством »(Аннотированный Официальный кодекс Грузии, § 50-18-91 [5]).

Центр записей: Место для хранения или объект для низкозатратного хранения и обслуживания полуактивных или неактивных записей до их запланированного окончательного удаления с высокой плотностью записи.

Реестр записей: Обзор записей для определения размера, объема и сложности записей отдела / агентства. Он должен включать серию записей, включая даты, типы записей, количество, порядок и описание.

Управление записями: Область управления, отвечающая за систематический контроль за созданием, поддержанием, использованием, воспроизведением и удалением записей.

Менеджер записей: Лицо, на которое возложена основная ответственность за программу управления записями.

Серия записей: Группа идентичных или связанных записей, которые используются, хранятся и удаляются аналогичным образом. (Записи о кадрах и студентах являются примерами серии записей, в то время как файлы студентов факультета колледжа и записи ветеранов - это типы записей, которые подпадают под серию записей студентов. Для каждого типа записей будет отдельный график хранения.)

График хранения записей: Инструкции о том, что делать с общедоступными записями (исходя из административных потребностей и требований законодательства) от их создания, посредством активного и неактивного использования до их уничтожения или изъятия из обращения. В расписании указывается минимальный период времени, в течение которого должен сохраняться определенный тип записи.

Срок хранения: Период времени, в течение которого записи должны храниться до того, как они будут уничтожены или сохранены в архивной области (т.е. записи на 30 июня 2007 г., имеющие трехлетний срок хранения, должны храниться до 30 июня 2010 г.).

Списание: Удаление записей из активного местоположения в хранилище или центр записей. Или из центра документации в архивную зону.

Получение: Деятельность по поиску и предоставлению доступа к записям или информации о записях.

S

Конфиденциальные данные: Любая информация, содержащаяся в информации, которая может причинить вред отдельному лицу или учреждению, включает академические (FERPA), медицинские (HIPAA) и идентификационные номера.

Сканер: Устройство, которое оптически сканирует удобочитаемое изображение и преобразует изображение в машиночитаемый код с помощью соответствующего программного обеспечения.

Запланированные записи: Записи, для которых существует официальный график хранения записей.

Тематические файлы: Записи, упорядоченные и систематизированные в соответствии с их общим информационным или тематическим содержанием. В основном письма и меморандумы, но также формы, отчеты и другие материалы, относящиеся к программным и административным функциям, а не к конкретным случаям.(Также известны как файлы общей корреспонденции)

Т

Передача: Процесс перемещения записей из одного места в другое. Например: __ Из офиса в хранилище, Центр документации или Архив.

Переходные записи: Обычная корреспонденция со значением краткосрочных записей, подлежащая уничтожению после завершения действия, указанного в этой корреспонденции.

Transmittal Sheet: Используется агентствами при передаче записей в Центр записей или архивы, где перечисляется содержимое коробки вместе с другими статистическими данными.

U

До устаревания: Срок хранения, назначаемый записям, которые теряют свою ценность на нестандартной основе.

До замены: Срок хранения, назначенный для записей, которые регулярно обновляются или пересматриваются и для которых предыдущая версия не имеет постоянного значения.

В

Жизненно важные (важные) записи: Записи, содержащие важную информацию, необходимую для возобновления деятельности после стихийного бедствия, восстановления правового и финансового статуса организации, а также для выполнения обязательств перед организацией, ее студентами и сотрудниками, а также сторонним лицам.

Вт

Рабочие копии / файлы (копии только для справки): Документы, предназначенные для краткосрочного или временного использования и используемые только для справки. Может включать грубые заметки, расчеты или черновики, используемые для подготовки или анализа других документов. Рабочие копии - это документы, не имеющие административной, операционной, финансовой, юридической или исторической ценности.

↑ Вверх

Глоссарий терминов по управлению записями

Ниже приведены термины, относящиеся к архивам и управлению записями, с которыми вы можете столкнуться на странице «Записи и исследования».

Доступ
Физическое и часто юридическое приобретение записей хранилищем, которое каталогизируется и добавляется в постоянную коллекцию.

Архив
(1) Физическое хранилище архивных записей или (2) архивные записи в любой форме, которые постоянно хранятся ради их непреходящей ценности.

Архивист
Физическое лицо, которое оценивает, собирает, систематизирует, описывает, сохраняет и предоставляет доступ к постоянным записям.

Расположение
Организация и последовательность предметов в коллекции.

Биографическая справка
Заявление, содержащее основную информацию о создателе или авторе записей, которая обычно является частью справочного пособия.

Born digital
Записи, которые существовали только в электронном формате, например файлы текстовых редакторов и электронная почта.

Коллекция
Материалы, которые часто имеют объединяющую тему, которые были собраны человеком или организацией или искусственно собраны хранилищем.

Описание архивов: Стандарт содержимого (DACS)
Стандарт для создания инструментов доступа, таких как средства поиска, для всех форм архивных материалов.

Описание
Письменный отчет о физических характеристиках, информационном содержании и функциональном назначении серии записей. Описание обычно включается в справочное пособие.

Распоряжение
Инструкции по ведению записей после того, как они утратили актуальность.Удаление включает хранение в течение определенного периода времени, передачу, уничтожение и постоянное хранение.

Электронная запись
Сохраненные данные или информация, которую компьютер считывает, отображает или обрабатывает. Также известен как цифровая запись.

Помощь
Справочник, перечень или указатель собрания архивных материалов; обычно создается хранилищем коллекции, чтобы облегчить доступ исследователей к коллекции.

Запись
Записанная информация в любом формате, созданная, полученная или поддерживаемая отдельным лицом или организацией.

Метаданные
Информация, которая описывает данные, такие как контекст, контент и управление во времени.

Постоянная запись
Долгосрочная (более не используемая активно) запись непреходящей ценности, которая постоянно хранится организацией или лицом.

Серия
Группа похожих записей, связанных в результате создания, получения или использования для одного и того же действия.

Объем и содержание
Описательное заявление, обычно создаваемое архиватором, который обрабатывал коллекцию, суммирует характеристики записей, любые функции или действия, зафиксированные в них, и типы информации в записях.Примечание об объеме и содержании обычно является частью справочного пособия.

Терминология и определения - Университет Хериот-Ватт

В нижеследующих параграфах описывается значение формулировок, часто используемых при обращении к Управлению записями.

Доступ

Право, возможность и средства поиска, использования или извлечения записей. В случае электронных данных меры безопасности, такие как пароли, блокировка дисков или сайтов, шифрование и т. Д.следует использовать, чтобы гарантировать, что только коллеги, которым необходимо просмотреть эти документы, могут получить к ним доступ. В случае бумажных / бумажных файлов они должны подвергаться физическому контролю, например: запертые шкафы, ящики или комнаты.

Подотчетность

Принцип, согласно которому отдельные лица, организации и сообщество несут ответственность за свои действия и могут быть обязаны объяснять их другим (см. Также страницы «Свобода информации» и «Управление информацией»).

Оценка

Как измеряется ценность записи, чтобы определить, на каком этапе она может быть уничтожена или сохранена в течение ее жизненного цикла (см. Также графики хранения).Критерии оценки основываются на первичной (административной, налоговой и юридической) и вторичной (доказательной и информационной документации).

Архив

Записи, которые были созданы или получены Университетом в ходе его деятельности и функций и выбраны для постоянного хранения из-за их исторической или доказательной ценности компанией HIG по согласованию с создателями записей. Смотрите также наши страницы, посвященные архиву Heriot-Watt.

Аудит

Официальная проверка и проверка счетов, записей и систем.

Большие данные

Это часто определяется так называемыми 3 В: объемом, разнообразием и скоростью. Он использует массивные наборы данных, объединяет данные из разных источников и может использоваться для анализа данных в режиме реального времени. Трудно дать четкое определение. Большие данные были охарактеризованы как явление, а не технология, и это полезное различие (Управление комиссара по информации Великобритании (ICO)).

Классификация

Систематическая идентификация и систематизация деловых операций и / или записей по категориям в соответствии с логически структурированными соглашениями, методами или процедурными правилами.

Конфиденциальная информация

Любая личная информация, которая может причинить ущерб или причинить страдания людям, если будет раскрыта без их согласия; любая другая информация, которая может нанести ущерб интересам Университета или другой стороны, если она будет раскрыта без разрешения.

Текущие данные

Записи, которые регулярно используются (и имеют непосредственное отношение) к ведению текущей коммерческой деятельности, хранятся в месте их происхождения.

Контроллер данных

"Лицо (самостоятельно или совместно с другими лицами), определяющее цели и способ обработки любых личных данных."(ICO). Университет Хериот-Ватт зарегистрирован в ICO как Контроллер данных. Сотрудники университета, которые обрабатывают персональные данные от имени Университета в качестве законной части своей занятости, делают это в соответствии с этим уведомлением о регистрации.

Субъект данных

Живое физическое лицо, к которому относятся данные, которое, следовательно, является субъектом персональных данных.

Документ

Записанная информация или объект, который можно рассматривать как единое целое.

Блок или часть записанной информации, которую можно расшифровать.Документ может быть любого формата - бумажный или электронный. Документ не обязательно может быть «записью», однако записи всегда происходят из документов. Документ - это записанная информация, которая не является или еще не является записью деловой активности, например пустая форма является «документом», но после ее заполнения она, вероятно, станет «записью» или частью записи ». Некоторые документы, такие как рекламные материалы, будут записаны для компании, которая их выпустила, но не для тех который их получил.

Система документооборота

Собственная электронная система, которая сканирует, хранит и находит документы, полученные или созданные организацией.Существует различие между этим и Системой управления электронными записями.

Утилизация

Уничтожение записей, когда они перестают иметь какую-либо операционную или историческую ценность для организации. Существует ряд процессов, связанных с реализацией решения об оценке, например: сохранение, удаление или уничтожение записей, но они также могут включать в себя передачу или перенос записей между системами и передачу хранения / владения записями.

Распоряжение

Хранение или удаление записей (см. Выше).

Электронные записи

Записи, хранящиеся в цифровой форме, например: базы данных, сообщения электронной почты, сканированные изображения, MS Word / Excel и т. Д., А также веб-страницы.

Электронная система управления записями

Электронная система контроля систем документооборота. Последним может не хватать функций для предоставления важной информации о записях, необходимой для управления звуковыми записями (например, способности оценивать записи на уровне файлов и указывать, когда записи были оценены или изменены и кем; или способность поддерживать хранение планирование.

Кратковременные записи

Записи, которые используются только в краткосрочной перспективе и представляют ценность для содействия созданию более значимых записей, которые подлежат формальным долгосрочным срокам хранения. Кратковременные записи - это те записи, которые больше не будут требоваться после завершения записи / бизнеса, в который они внесли свой вклад, - они обычно получаются или создаются в ходе обычной / рутинной деятельности. Этот термин также применяется к записям, которые не имеют значения для деловых целей и которые хранятся для личных справок.Примеры включают дубликаты, расчеты, справочные материалы, черновые заметки, которые использовались для составления других записей, а в случае второстепенных записей - черновики и версии, которые не были распространены / разосланы (это больше не применяется, если они были распространены) или использовались в коммерческих целях. Примеры также включают неформальную электронную почту и сообщения с благодарностью или сообщения, не подтверждающие деловой активности, и личные сообщения / документы.

Обратите внимание на : проекты и версии важных документов, таких как политика, стратегии, официальные встречи, заседания и т. Д.НЕ являются эфемерными записями. Те записи, которые свидетельствуют о важных решениях, документируют процесс разработки до окончательного решения или записей, показывают значительные изменения и т. Д., Должны храниться как часть окончательной записи.

План файла

Структура папок, которая классифицирует и группирует документы и записи с одинаковыми характеристиками (физические или электронные). Документы и записи следует сгруппировать в соответствии с функциями, действиями и задачами, которые они поддерживают.

Информация

Информация включает, помимо прочего, бумажные и электронные документы и записи; электронное письмо; голосовая почта; неподвижные и движущиеся изображения и звукозаписи; устное слово; данные, хранящиеся на компьютерах или магнитных лентах; передается по сетям; распечатанные или написанные на бумаге; переносные устройства; отправлено почтой, курьером или факсом; размещены в нашей интранете, Интернете или на сайтах sharepoint; или передавались / размещались в социальных сетях.

Управление информацией

Структура подотчетности, процессов и средств контроля для поддержки эффективного управления информацией на протяжении всего ее жизненного цикла для удовлетворения бизнес-потребностей организации, а также юридических обязательств и обязательств перед заинтересованными сторонами.Он включает в себя создание, управление и уничтожение информации, безопасность, конфиденциальность, права доступа и юридическое обнаружение.

Система менеджмента информационной безопасности

Часть общей системы управления, основанная на подходе к бизнес-рискам для создания, внедрения, эксплуатации, мониторинга, анализа, поддержания и улучшения информационной безопасности. Управление включает организационную структуру, политики, действия по планированию, обязанности руководства, практики, процедуры, процессы и ресурсы.

Жизненный цикл

Срок службы записи, состоящий из 3 отдельных фаз:

  • создание, распространение и использование текущей записи;
  • его поддержание как полутоковый рекорд; и
  • его отчуждение или архивирование как долгосрочная запись

Метаданные

Описание или профиль документа, то есть данные о данных. Описание может содержать данные, относящиеся к контексту, форме или содержанию документа и управлению им во времени.В электронных записях метаданные присоединяются к каждой записи или составляют ее часть. Примеры метаданных: информация об авторе, заголовке и теме документа.

Долгосрочные записи (неактивные записи)

Записи больше не нужны для справки их создателям, они редко используются, но которые должны храниться организацией по юридическим причинам, например, финансовая отчетность; записи о приеме на работу или для возможного архивирования в качестве исторических записей, например, годовой отчет, протоколы суда и комитетов Сената.

Персональные данные

Любая информация, которая относится к идентифицированному или идентифицируемому лицу (Субъекту данных), или которая в сочетании с другой информацией, которой владеет или может стать обладателем Контроллера данных, позволит их идентифицировать. Это включает в себя любое выражение мнения о человеке и любое указание на намерения контроллера данных или любого другого лица в отношении этого лица.

Консервация

Процесс и операции, обеспечивающие техническое и интеллектуальное сохранение подлинных записей с течением времени.

Запись

Запись - это любая информация, созданная или полученная и поддерживаемая организацией или лицом в ходе их деятельности или ведения дел и хранимая в качестве доказательства такой деятельности. Записи могут храниться в форме писем, служебных записок, факсов, баз данных, электронных писем, планов, видео, фотографий, слайдов, аудиозаписей, компакт-дисков, компакт-дисков, микрофильмов и любых других носителей.
Записи служат для трех основных целей:

  • Свидетельство о совершении сделки и ее условиях в случае возникновения спора
  • в качестве справочного материала для организации фактов, предыстории, предшествующих действий и идей, которые будут использоваться в процессе принятия решений
  • в соответствии с законодательными или профессиональными требованиями к хранению записей

делопроизводство

Дисциплина и профессиональная функция управления записями для удовлетворения потребностей организации, эффективности бизнеса, а также юридической и финансовой отчетности.

Срок хранения

Определенные периоды времени, за которые хранятся записи (см. Ниже).

График удержания

Список серий записей организации с инструкциями по удалению записей после их создания и первоначального использования. График представляет собой письменное заявление о том, как долго каждая серия или группа серий должна храниться (например, период лет, пока действие не будет завершено, или неопределенно долго) и может включать инструкции о том, когда записи должны быть переданы в архивы или уничтожены.

Графики хранения

- это программные документы, обеспечивающие соблюдение законодательных и нормативных требований.

Полутекущие рекорды

Записи не требуются на регулярной основе, но все же иногда требуются для консультации их создавшим органом. Фаза жизненного цикла между текущим и внеоборотным может быть записью за предыдущий год, сохраняемой для справки, пока выполняется текущая работа.

серии

Группа идентичных или связанных записей, которые обычно используются и хранятся как единое целое, и которые позволяют идентифицировать / оценивать как единое целое.Серия может состоять из одной или нескольких записей.

Временные записи

Те записи, от которых можно избавиться немедленно или в кратчайшие сроки. Эти записи могут вносить вклад в определенную запись с более длительным сроком хранения, например, рукописные заметки для целей составления протокола собрания могут быть уничтожены после утверждения протокола.

Переходные записи

Записи, которые используются только в течение короткого периода времени и больше не потребуются после того, как они будут заменены записями, в которые они вносят свой вклад.

Отслеживание

Сбор и хранение информации о движении записей.

Записи актов гражданского состояния

Записи, имеющие решающее значение для ведения бизнеса организации, без которых организация не могла бы продолжать свою деятельность, например, в случае наводнения, пожара, бомбардировки или другого стихийного бедствия, уничтожившего все другие записи.

Примеры записей актов гражданского состояния Университета Хериот-Ватт:

  • База данных студенческих записей
  • Страховые документы и записи
  • Строительные планы
  • Записи и данные исследований.

Глоссарий терминов по ведению документации

Active Records - (также текущие записи) ~ Записи, которые продолжают использоваться с достаточной частотой, чтобы оправдать их хранение в офисе создания; текущие записи. 1

Архивные записи - Материалы, созданные или полученные человеком, семьей или организацией, государственными или частными, при ведении своих дел, которые сохраняются благодаря непреходящей ценности, содержащейся в информации, которую они содержат, или в качестве доказательства функций и обязанностей их создателя. 1

Архивы - Все записи и документы, написанные, полученные и собранные физическим или юридическим лицом при ведении жизненных дел, которые содержат информацию, имеющую непреходящую ценность и полезность, некоторые из которых обладают добавленной стоимостью. из-за их физической формы, систематически поддерживаемой, обычно после того, как они выполнили цель, для которой были созданы. 3

Прекращение доступа - Процесс, с помощью которого архив, музей или библиотека навсегда удаляют из своих фондов присоединенные материалы. 1

Удаление - Перевод записей, особенно нетекущих, в их окончательное состояние, либо уничтожение, либо передача в архив. 1

Ящик для документов (Холлингера) - Контейнер, в котором вертикально помещаются папки с бумажными документами, размером примерно 10 дюймов в высоту, 12 или 15 дюймов в ширину и 6 или 3 дюймов в глубину, и который обычно имеет цельный верх шарнирно в верхней части спины. Иногда называется ящиком Холлингера. 1

Записи об образовании - FERPA определяет записи об образовании как «те записи, файлы, документы и другие материалы, которые содержат информацию, непосредственно связанную с учащимся; и другие материалы, которые содержат информационное агентство или учреждение или лицо, действующее в такое агентство или учреждение ". BYU-Idaho разъясняет записи об образовании как все, что содержит личную информацию, такую ​​как имя учащегося, имя родителя или другого члена семьи, адрес учащегося, дата рождения, место рождения или девичья фамилия матери, а также другие личные идентификаторы, такие как номер социального страхования или номер студенческого билета.

Электронная запись - (также цифровая запись) Данные или информация, которые были захвачены и зафиксированы для хранения и обработки в автоматизированной системе и которые требуют использования системы, чтобы сделать их понятными для человека. 1

Сообщение электронной почты - Асинхронное коммуникационное сообщение, которое включает заголовок, тело и, возможно, вложения, отправленное по компьютерной сети для чтения или загрузки получателями.

Неактивные записи - Записи, которые больше не используются в повседневной деятельности, но могут сохраняться и время от времени использоваться в юридических, исторических или операционных целях. 1

Первоначальный заказ (см. Также Respect des fonds ) - принцип, согласно которому порядок записей, установленный создателем, должен сохраняться, когда это возможно, для сохранения существующих отношений между документами и присущей им доказательной ценности в их порядке. 2

Provenance (см. Также Respect des fonds ) - отношения между записями и организациями или отдельными лицами, которые создавали, собирали, накапливали и / или поддерживали и использовали их при ведении личной или корпоративной деятельности. 2

Запись - Любая информация или данные на фиксированном носителе юридического или официального характера, которые могут использоваться в качестве доказательства деловых операций, деятельности, организации или истории Университета, которые создаются, получаются, записываются или оформлено в законном порядке при выполнении миссии Университета.

Управление записями - Систематический и административный контроль записей, независимо от носителя, на протяжении всего их жизненного цикла для обеспечения эффективности и экономии при их создании, использовании, обработке, контроле, обслуживании и удалении.

Respect des fonds (см. Также первоначальный порядок, происхождение) - принцип, согласно которому записи, созданные, накапливаемые, собираемые и / или поддерживаемые и используемые организацией или отдельным лицом, должны храниться вместе в их первоначальном порядке, если таковой существует или велась и не смешивалась или не объединялась с записями другого физического или юридического лица. 2

Серия - Набор или блок записей в группе, различающейся функцией, из которой они возникли; способ их получения, использования или хранения создателем; их форма и / или их содержание. 3

Подсерия - Набор / единица документов в серии, распознаваемая на основе формы (характеристики документа), содержания (период даты, тема) или метода создания (функция, которая вызывает собирается появиться). 3

Vital Records - Записи об аварийных операциях, незамедлительно необходимые для начала восстановления бизнеса после аварии, а также записи о правах и интересах, необходимые для защиты активов, обязательств и ресурсов организации, а также его сотрудники и клиенты или граждане; важные записи. 1


Определения взяты из следующих ресурсов:

1 Глоссарий терминологии архивов и записей

2 Описание архивов: стандарт содержания

3 David B. Gracy II

University Службы управления архивами и записями Торонто (UTARMS)

Присоединение . Акт передачи физического хранения и контроля над записями в архив университета. Материалы переданы в архив.

Запись о присоединении . Административный и описательный документ, определяющий содержание, происхождение и расположение материалов, переданных в архив.

Активные записи . Записи, которые требуются для текущих операционных целей и делаются более одного раза в месяц на погонный фут.

Административные записи . Записи, которые документируют вспомогательные или «хозяйственные» функции офиса, такие как человеческие ресурсы, финансы, оборудование и материалы, здания и имущество, а также общие административные вопросы.

Административное значение . Полезность записей для исходных офисов для ведения повседневной деятельности.

Экспертиза . Оценка записей для определения их ценности и надлежащего размещения.

Архивная ценность . Постоянная и постоянная ценность записей на основе их информационной ценности, доказательной ценности и юридической / индивидуальной ценности прав.

Архив . Неактивные записи об отдельных лицах, организациях или учреждениях, сохраняемые в неизменном виде; агентство или учреждение, ответственное за хранение архивных материалов; здание или другое хранилище, в котором хранятся архивные записи.

Досье . В плане файлов университета файлы дел являются глобальными вторичными предметами, относящимися к основным предметным группам «Администрация», «Здания и недвижимость» и «Оборудование и материалы». Он используется для записей, связанных с конкретным первичным объектом, которые относятся к конкретному действию, событию, человеку, продукту, подразделению и т. Д. Файлы дел обычно не являются сторонними справочными материалами, а представляют собой материалы, созданные или полученные офисом в ходе выполнение своих административных обязанностей.

Центральные офисы . В файловом плане университета центральные офисы - это офис контролера и центральный отдел кадров.

Схема классификации . См. План файлов.

COM . См. Микрофильм компьютерного вывода

.

Комитеты . В плане файлов университета комитеты являются второстепенными глобальными предметными группами, относящимися к основным предметным группам «Администрация», «Здания и недвижимость», «Оборудование и материалы». Он используется для записей, связанных с конкретным первичным этапом, которые создаются или принимаются комитетами, советами и т. Д.

Микрофильм компьютерного вывода . Процесс преобразования данных на магнитной компьютерной ленте непосредственно в микропленку с помощью электронно-лучевой трубки, электронного луча или другого электронного процесса.

Авторское право . Право на копирование. Бестелесное право, предоставленное законом создателям литературных произведений и художественных произведений, в соответствии с которым создатели получают на определенный период единоличную и исключительную привилегию размножать копии или разрешать их исполнение, а также публикацию, передачу информации и получение прибыли от их продажи.

Переписка . Межведомственные меморандумы, письма, почтовые карточки, печатные информационные листки и т. Д.

Децентрализованные офисы . Офисы университета, кроме Центрального отдела кадров и Контролера.

Совещательные процессы . Записи, содержащие вопросы по характеру или относящиеся к мнениям, ссылкам, оценкам, советам или рекомендациям, полученным, подготовленным или зарегистрированным, или консультациям или обсуждениям, которые имели место в ходе или для целей совещательных процессов Университета, где такое раскрытие может подорвать эффективность этих процессов.Для получения дополнительной информации см. Политику университета в отношении доступа к информации и защиты конфиденциальности на странице связанных ссылок.

Плотность . Мера степени контраста между изображением, например изображением микроформы, и его фоном.

Запись прямого доступа . Система, которая разрешает доступ к файлам без ссылки на индекс.

Распоряжение . Последнее действие, которое необходимо предпринять в отношении записей по истечении срока их хранения.Это может включать уничтожение или постоянное хранение в архиве университета.

Документ . Записанная информация, созданная или полученная в ходе практической деятельности.

Подтвержденная ценность . Ценность записи, которая документирует политику и деятельность организации по принятию решений.

Файл . Наименьшая концептуальная единица агрегированных документов. Файлы обычно относятся к одной теме или одной подвиде деятельности.

Коды файлов .В плане файлов университета коды файлов - это самый низкий уровень классификации. Коды файлов - это символы или числа, которые представляют конкретное место, период времени, организацию и т. Д. Они добавляются к номерам тем, чтобы облегчить классификацию, регистрацию или поиск записей.

План файла . Схема классификации физического расположения, хранения и поиска файлов.

Подача . Процесс упорядочивания и сортировки записей таким образом, чтобы их можно было быстро извлечь при необходимости.

Единица хранения . Каждое слово, аббревиатура или инициал, используемые для хранения информации.

Окончательное решение . См. Распоряжение.

Помощь . Описательный документ, созданный для поиска. Типы средств поиска включают списки файлов, инвентарь и руководства.

Финансовая стоимость . Полезность записей для финансовых целей, например, для подтверждения уплаченных денежных средств, причитающихся налогов, денежной стоимости или непогашенной задолженности.

Общие . В плане университетских файлов общее является второстепенным, которое применяется ко всем основным предметным группам. Он используется для записей, связанных с конкретным основным источником, которые имеют общий характер или имеют слишком малый объем, чтобы оправдать создание отдельной резервной копии.

Глобальный . См. Дополнительные предметы по всему миру

Глобальные второстепенные предметы . В Плане файлов университета глобальные второстепенные предметы являются второстепенными, которые применяются ко всем основным предметам или ко всем основным предметам внутри основной предметной группы.

Холдинги . Совокупность документов на хранении в архивном хранилище.

Хозяйственная документация . См. Административные записи.

Визуализация . Для копирования или захвата записи, которая может быть использована для создания внятного воспроизведения этой записи. Может включать использование микроформ или цифровых изображений.

Неактивные записи . Записи, которые больше не требуются для выполнения административных или операционных функций, для которых они были созданы, и которые используются реже одного раза в год на каждые 5 погонных футов.

Индексирование . Определение имени, под которым документ должен быть подан или на который будет ссылаться.

Архивирование косвенного доступа . Прежде чем файл можно будет идентифицировать, необходимо указать код, под которым подан материал.

Информационная ценность . Ценность записи, которая предоставляет уникальную и постоянную информацию для исследовательских целей.

Юридическая ценность . Значение записи для юридических целей, например для защиты прав организации и лиц, связанных с организацией.

Жизненный континуум . Единый образец жизни записи, состоящий из четырех интегрированных этапов: создание или получение; классификация; планирование и его реализация; обслуживание и использование.

Жизненный цикл . Срок службы записи состоит из восьми последовательных этапов; создание или получение; классификация; обслуживание и использование; размещение путем уничтожения или передачи в архив; описание в архивных средствах поиска; сохранение; ссылка и использование.

Основные предметные группы . В Плане файлов университета основные предметные группы относятся к первому уровню классификации. Это: администрация, здания и недвижимость, оборудование и материалы, финансы и человеческие ресурсы.

Микрофиша . Микроформа, содержащая несколько микроизображений в виде сетки на прозрачном листе пленки.

Микрофильм . Микроформа, содержащая несколько микроизображений на рулоне прозрачной пленки.

Микроформа .Общий термин для любой формы, содержащей микроизображения. Микрофиши и микрофильмы являются примерами типов микроформ.

Микрография . Искусство производить или воспроизводить информацию в миниатюрной форме.

Отделение основной ответственности . Офис университета, который считается в первую очередь ответственным за ведение официальной документации университета. Офисы основной ответственности указаны в Плане файлов университета на среднем уровне.

Официальные отчеты . Записи или наборы записей, которые Университет должен вести в юридических, фискальных или архивных целях. Все неофициальные записи считаются дубликатами или копиями для удобства.

Операционные записи : Записи, которые документируют конкретный мандат или деятельность офиса и являются уникальными для офиса, как указано в мандате этого офиса.

Оптическое распознавание символов : Распознавание печатных или письменных текстовых символов компьютером.Это включает сканирование текста, анализ отсканированного изображения, а затем перевод изображения символа в коды символов, такие как ASCII.

Первоначальный заказ . Порядок и организация, в которых записи были созданы и / или сохранены создателем или офисом происхождения.

ПАКАРМ . Акроним от Presidential Advisory Committee on Archives and Records Management. PACARM играет консультативную роль для UTARMS и помогает развивать стратегическое направление и утверждает конечные продукты.

Постоянная запись . Записи считаются настолько ценными или уникальными для документирования истории офиса, что хранятся в архивах.

Банк личной информации . Коллекция личной информации, которая организована и может быть извлечена по имени человека, идентификационному номеру, символу или другому конкретному лицу, присвоенному человеку.

Личные дела (личные дела) . Записи, принадлежащие преподавателям, сотрудникам, студентам, выпускникам и организациям университетского городка, которые не создаются в контексте административной работы Университета.Сюда могут входить исследования и заметки, учебные материалы, рукописи, публикации и личные сообщения.

Кадровый учет . Документируйте трудовую историю человека с момента назначения до выхода на пенсию или увольнения. Записи могут быть организованы в виде индивидуальных досье в бумажном или электронном формате. Они могут включать корреспонденцию, меморандумы, письма-заявки, объявления о вакансиях, резюме, рекомендательные письма, рекомендации, письма о назначении и принятии, а также информацию об отпусках, иммиграционном статусе, номере должности, изменениях контракта и заработной платы, времени освобождения или облегчения , и награды.

Пиксель : самая маленькая отметка или точка на экране. Сокращение от элемента изображения.

Политика и процедуры : В файловом плане университета политика и процедуры являются второстепенными, которые применяются ко всем основным предметным группам. Он используется для записей, связанных с конкретным основным объектом, которые относятся к политике и процедурам.

Начальные предметы . В Плане дел университета классификация основных предметов является вторым уровнем классификации.Классификация основных предметов следует за классификацией по основным группам предметов.

Провенанс . Офис происхождения, лицо или агентство, которые создавали или собирали записи в ходе своей деятельности.

Индекс качества (QI). Система, определяющая определенные степени разрешения, учитывающая как размер шрифта в оригинале (обычно строчная буква «c»), так и качество разрешения, достигаемого в микрофильме.

Запись .Записанная информация, независимо от физической формы или характеристик. Включает документы и другие материалы, созданные учреждениями, организациями, предприятиями и т. Д. В ходе их повседневной деятельности.

Центр документации . Средство, физически или административно отделенное от архивов, используемое для хранения и предоставления справочных услуг для полуактивных и неактивных записей создающего агентства до окончательного удаления материала.

Учет запасов .Идентификация и количественная оценка всех записей, которыми располагает организация.

делопроизводство . Систематический контроль всех записей, независимо от формата носителя, от первоначального создания до окончательного размещения.

Хранение записей . Хранение документов для дальнейшего использования.

Поиск записей. Поиск документов и их доставка для использования.

График учета . Расписание, которое определяет продолжительность времени, в течение которого запись должна оставаться в активном и неактивном состоянии до окончательного удаления.Также называется графиком хранения и удаления записей.

Записи серии . Группа идентичных или связанных записей, которые обычно используются и хранятся как единое целое и позволяют проводить оценку как единое целое для целей планирования хранения.

Обследование записей . Полный и точный список содержимого файлов с указанием отдельных записей или групп.

Отчеты и статистика . В файловом плане университета отчеты и статистика являются второстепенными глобальными предметами, относящимися к основным предметным группам «Администрация», «Здания и свойства», «Оборудование и материалы».Он используется для записей, связанных с конкретным первичным сервером, которые состоят из отчетов и статистики.

Срок хранения . Период времени, в течение которого записи должны храниться до окончательного удаления.

Respect des fonds . Принцип организации архивного материала, что записи разного происхождения не должны смешиваться. См. Также происхождение.

Уважение за первоначальный заказ . Принцип, согласно которому исходные документы должны храниться в том же порядке или в том же порядке, что и создатель, с тем чтобы связь между его компонентами и доказательная значимость сохранялись.

Разрешение . Мера резкости изображения, например изображения микроформы.

Среднее образование . В Файловом плане университета - третий уровень классификации записей. Классификация вторичных предметов следует за классификацией по основной предметной группе, затем по основному предмету.

Полуактивные записи . Записи, которые не требуются постоянно для текущего использования и упоминаются реже одного раза на погонный фут в месяц.

Площадь стека. Та часть центра документации или архивов, которая содержит хранилища записей.

Тематические файлы: В плане файлов университета предметные файлы являются глобальными вторичными предметами, относящимися к основным предметным группам «Администрирование», «Здания и свойства» и «Оборудование и материалы». Он используется для записей, связанных с конкретным первичным сервером, которые состоят из отчетов и статистики.

Система . Массив компонентов, которые взаимодействуют для достижения какой-либо цели через сеть процедур, которые интегрированы и предназначены для выполнения основной деятельности.

Высшее образование. В файловом плане университета - четвертый уровень классификации записей. Классификация предметов высшего образования следует за классификацией по основной предметной группе, основному предмету, а затем второстепенному предмету. Классифицировать записи до уровня третичного предмета не требуется.

Всего архивов . Канадский принцип архивирования, согласно которому архивы приобретают и сохраняют исторические материалы на всех носителях и в любой форме как из государственных, так и из частных источников.

Документы университета: Документы, находящиеся под контролем административных сотрудников Университета и относящиеся в целом к ​​работе Университета, информация, касающаяся студентов, преподавательского и административного персонала в отдельности, а также записи в этих категориях, размещенные в Архиве Университета уполномоченным органом или под его контролем. административных работников. См. Также личные рекорды.

UTARMS. Аббревиатура от University of Toronto Archives and Records Management Services.

Записи актов гражданского состояния. Записи, необходимые для возобновления или продолжения деятельности организации; необходимые для воссоздания юридического и финансового положения компании; и / или те, которые необходимы для защиты прав организации, ее сотрудников и других лиц, связанных с организацией.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *