Делопроизводство и архивное дело термины и определения – ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

• Актуально
• Анонсы
• Архивное хранение
• Больничные
• Бухгалтерия в кадрах
• Военнослужащие
• Воинский учет
• Га

clubtk.ru

➤ ГОСТ делопроизводство и архивное дело: термины и определения

Расскажем, какие государственные стандарты регламентируют делопроизводство и архивное хранение документов на предприятии. Объясним основные термины и определения, которые используют в делопроизводстве, чтобы избежать ошибок и недопонимания.

Скачайте материалы по теме:

Основные стандарты, которые регламентируют делопроизводство и архивное дело

Руководитель подписывает множество деловых писем, служебных записок, распоряжений, изменений в штатное расписание и многих других внутренних и внешних деловых бумаг. Их содержание и оформление должны соответствовать нормам и положениям правил, рекомендаций и инструкций. Эти правила разрабатывают в строгом соответствии с Государственными стандартами. 

Стандарты, которые регламентируют делопроизводство и архивное дело, как правило, носят рекомендательный характер. Но делопроизводители стараются придерживаться требований, которые они устанавливают. Стандартизация делопроизводства означает использование унифицированных документальных форм и позволяет:

• обеспечить единообразие документов, которые относятся к разным типам в пределах их видов;
• установить общие правила к содержанию и составу их реквизитов;
• облегчить учет и регистрацию;
• обеспечить контроль над исполнителями и своевременность обработки. 

Основные государственные стандарты, регламентирующие делопроизводство и архивное дело в России

Скачать таблицу полностью

Для секретаря, независимо от того, ведет он делопроизводство на предприятии или нет, важно изучить и руководствоваться в работе положениями следующих федеральных стандартов:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документации;
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
3. Р ИСО 15489-1. Процессы управления документами.

Это важно, поскольку ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает единые требования к оформлению официальных документов и содержит ссылки на два других стандарта — ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Р ИСО 15489-1. 

Поговорим подробнее о содержании ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело». 

Основные положения ГОСТ Архивное дело

Область и правила применения ГОСТ Делопроизводство и архивное дело устанавливает статья 26 ФЗ РФ от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации». В стандарте даны термины, рекомендуемые к применению во всех видах документов по делопроизводству и архивному делу, а также всех видов официальных документов. ГОСТ также содержит полное описание каждого термина. Всего их 174. 

Термины по делопроизводству ГОСТ разбиты по разделам и подразделам в соответствии со структурой стандарта:

• Общие понятия

• Архивное дело

3.1. Хранение и учет архивных документов
3.2. Комплектование архива
3.3. Информационная деятельность архива 

В таблице ниже есть некоторые термины и их определения из раздела «Общие понятия».

Скачать таблицу полностью

Для чего используют ГОСТ Делопроизводство и архивное дело

ГОСТ Р 7.0.8-2013 — это толковый словарь, который четко определяет понятия, используемые в делопроизводстве и архивном деле. Определения в нем объясняют суть каждого термина и позволяют грамотно применять его на практике. Общая терминология способствует взаимопониманию и улучшает качество взаимодействия не только между различными службами предприятия, но и между конкретными исполнителями. ГОСТ устанавливает разницу между понятиями, которые часто путают. 

Различны и понятия «юридическая значимость документа» и «юридическая сила документа». Юридическая значимость — свойство документа, позволяющее ему служить подтверждением бизнес-деятельности либо событий, имеющих личный характер. Юридическая сила — свойство официального документа, вызывающего определенные правовые последствия. 

Как вести архивное дело в соответствии с ГОСТ Делопроизводство и арихвное дело: термины и определения

ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет архивное дело как деятельность организации, ее специализированного подразделения или ответственного лица по:

• комплектации документов;
• их учету;
• предоставлению доступа к документации, находящейся на текущем и архивном хранении. 

Архивы создаются во всех организациях. В них хранятся деловые бумаги и электронные файлы с документацией, имеющие как временный, так и постоянный срок хранения. Независимо от формы собственности организации, деятельность ее архива регулируется в соответствии с ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 

Единица архивного хранения — дело. Это совокупность документов, объединенных общим типом или тематикой, сшитых в папку, имеющую наименование в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. 

Сроки хранения кадровых документов в организации

Скачать таблицу полностью

Исполнение требований ГОСТ делопроизводство и архивное дело гарантирует идентификацию каждой единицы хранения с помощью универсального шифра, аналогичного тому, который применяется в библиотечном деле. Использование общих регламентов – ГОСТов облегчает формирование архивных дел, повышает прозрачность каталогизации, помогает обеспечить исполнителям быстрый доступ к любому документу, хранящемуся в архиве. 

Систематизация, порядок в учете и хранении архивных документов обеспечиваются и за счет использования специальных журналов учета, в которых регистрируются поступающие и выбывающие документы, отражается их состояние и количество. С развитием высоких технологий архивное делопроизводство организации начали вести в электронном виде, устанавливая специализированное программное обеспечение. 

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

files.stroyinf.ru

ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопр. и архивное дело. Термины и определения

Документ предоставлен КонсультантПлюс

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ

И МЕТРОЛОГИИ

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СИСТЕМА СТАНДАРТОВ

ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

SYSTEM OF STANDARDS ON INFORMATION, LIBRARIANSHIP

AND PUBLISHING. RECORDS MANAGEMENT AND ORGANIZATION

OF ARCHIVES. TERMS AND DIFINITIONS

Дата введения — 2014-03-01

Предисловие

1. РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2. ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

3. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст

4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5. ВЗАМЕН ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарта», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения

3.1. Общие понятия

1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4. архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5. служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6. архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7. документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8. официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9. архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10. электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11. документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12. носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13. автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14. юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15. юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16. аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17. достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18. целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19. пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26. выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27. письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28. текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29. изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30. фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.

31. аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

32. видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

33. кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

34. фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35. графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36. реквизит документа: Элемент оформления документа.

37. формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38. хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39. экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40. срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41. постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42. временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43. доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.2. Делопроизводство

3.2.1. Документирование

44. документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45. средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

46. система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

47. вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

49. унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

50. табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51. альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

52. оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.

53. согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

54. лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

55. виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

56. гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

57. подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58. подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

59. электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

60. утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

61. гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

62. гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

63. дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

64. место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.

65. резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

66. текст документа: Основная содержательная часть документа.

67. адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

68. отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

69. отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

70. отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

71. печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

72. официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

3.2.2. Организация работы с документами

73. документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

74. электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

75. объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

76. документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

77. плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

78. включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

79. метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

80. конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

81. миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

82. первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

83. предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

84. регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

85. регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

86. регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

87. государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

89. типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

90. индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

91. отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

92. оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

93. документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

94. номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

95. дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

96. электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

97. признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

98. формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

99. оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.

100. заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

101. внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

102. лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

103. индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

104. опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

105. уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3. Архивное дело

3.3.1. Хранение и учет архивных документов

106. государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

107. муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

108. профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

109. архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

111. объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.

112. архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

113. архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

114. фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

115. фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

116. обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

117. обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

118. архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

119. режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

120. реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

121. консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

123. страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.

124. страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

125. фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

126. депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

127. учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

128. централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

129. единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

130. единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

131. учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

132. список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

133. лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

studfile.net

Гост р 51141-98 делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Предисловие

1. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Внесен Федеральной архивной службой России. 2. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28. 3. Введен впервые ИПК Издательство стандартов, 1998

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Госстандарта России.

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой «Ндп». Термины-синонимы без пометы «Ндп» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными. Заключенная в круглые скобки часть терминов может быть опущена при использовании термина. Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы. В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи. Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте. Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, а синонимы — курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

2. Стандартизованные термины

2.1. Общие понятия.

1) Делопроизводство, документационное обеспечение управления — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

2) Архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов;

3) Документ — документированная информация. Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать;

4) Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;

5) Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде;

6) Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;

7) Графический документ — изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени;

8) Аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;

9) Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

10) Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом;

11) Иконографический документ — документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;

12) Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

13) Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

14) Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

15) Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят о руки;

16) Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;

17) Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной;

18) Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки;

19) Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;

20) Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

21) Автор документа — физическое или юридическое лицо, сделавшее документ;

22) Документ личного происхождения (Ндп. личный документ) — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей;

23) Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

24) Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

25) Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

26) Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

27) Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального;

28) Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

29) Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

30) Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

31) Дублетный документ — один из экземпляров копии документа.

studfile.net