Должностная инструкция это: Полная информация для работы бухгалтера

Должностные инструкции предприятия (ДИ) — инструмент обоюдоострый, они нужны и работнику, и работодателю. Аналогичное мнение и у Роструда — письмо № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.

Функции должностной инструкции

Вы можете изучить примеры ситуаций, при которых составлены разные виды должностных инструкций, в материале на нашем сайте

Виды должностных инструкций

Как в трудовом договоре сослаться на должностную инструкцию, когда она часть трудового договора, смотрите здесь.

В данном случае работодатель вправе составить персональные должностные инструкции для каждого

Должностная инструкция сотрудника поможет в следующих случаях:

• в суде как доказательство исполнения / неисполнения должностных обязанностей;
• обосновать отказ в приеме на работу;
• проверить квалификацию сотрудника в период испытательного срока;
• распределить или конкретизировать функции между работниками, если они занимают одинаковые должности.

Как составить должностную инструкцию

В организации могут быть два типа должностных инструкций — типовые и индивидуальные.

В данном случае работодатель вправе составить персональные должностные инструкции для каждого инспектора. Если же у работников, занимающих одинаковые должности, нет разницы в функциональных обязанностях, смысла составлять отдельные требования каждому нет. Достаточно одного экземпляра общей должностной инструкции с приложенным списком ознакомления, где сотрудники распишутся, что с обязанностями ознакомлены.

Утвержденной формы функциональных обязанностей в законе нет. Есть общие правила, как написать должностную инструкцию, какие пункты в нее включить. Как правило, обязательны следующие разделы: 

• требования к образованию, квалификации, стажу;
• кому напрямую подчиняется работник;
• перечень должностных обязанностей— здесь детализируется функционал;

• взаимодействие — указываются параллельные связи работника;
• должен знать — если работа связана со знанием документов, положений и проч., все они указываются в этом пункте;
• права и ответственность — здесь не надо переписывать трудовой кодекс. Любой работник, в том числе руководящий, за нарушения отвечает по закону — это само собой разумеется. Конкретизируйте, за что отвечает сотрудник, занимающий должность — за чистоту помещений, сохранность имущества и так далее. Права тоже опишите именно для этой должности — что работник может требовать от других, доступ к информации и прочие.

По первой ссылке размещены бесплатные должностные инструкции и реестр профстандартов, во второй — описание профессии, требования к образованию.

Образцы типовых должностных инструкций можно скачать из интернета. Но такой документ не будет содержать необходимых вам условий и требований. Ошибочно мнение, что типовые инструкции нельзя менять или дополнять собственными потребностями.

Работодателю грозит административная ответственность, если не составит или отразит неполный функционал в должностной инструкции.

Таблицу со штрафами смотрите здесь.

Образцы должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

Утверждение должностной инструкции

По требованию ГОСТ Р 7. 0.97-2016 в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждаю», указывают должность руководителя, оставляют место для его росписи. Если нет такого грифа, издается отдельный приказ о должностных инструкциях при введении новых должностей или расширениия существующих обязанностей.

Как возложить дополнительные обязанности на сотрудника и внести изменения в ДИ, читайте в материале на сайте «Профкадровик».

Работник расписывается в том, что он ознакомлен с инструкцией. Целесообразно сделать второй экземпляр и выдать его на руки сотруднику.

Пошаговый алгоритм, как утвердить должностную инструкцию и ознакомить с ней работников, скачайте здесь.

Скачать бланк приказа об утверждении должностной инструкции

Скачать бланк приказа об утверждении изменений к должностной инструкции

Скачать шаблон (образец) должностной инструкции 2022 / 21 г.

Что такое должностные инструкции — Блог Platrum

Содержание

• Плюсы должностной инструкции
• Кто создает должностные инструкции
• Виды должностных инструкций
• Содержание должностной инструкции
• Ошибки в составлении должностной инструкции
• Что сделать, чтобы инструкции выполняли

В должностной инструкции прописываются права и обязанности работника, занимающего конкретную должность: его полномочия, зона ответственности, условия премирования и штрафования. Эти документы помогают руководителю управлять подчиненными и контролировать их работу. Однако это необязательные документы.

В законодательстве нет требований к созданию таких документов. Они создаются с учётом особенностей и задач конкретной компании и могут называться «должностные инструкции», «должностные обязанности» или «должностные регламенты». 

Цель должностной инструкции — описать, что должен делать сотрудник и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами. Благодаря документу сотруднику понятно, какую конкретно работу ему нужно выполнять, а руководителю проще привлечь нерадивого работника к ответственности.

Также должностная инструкция защищает интересы работника и работодателя. Например, нельзя поручать сотруднику работу, которая там не указана. И если в обязанностях маркетолога не прописано, что он должен создавать графические дизайны для рекламных буклетов, он это делать не обязан. Но если маркетолог не запускает рекламные компании, а это прописано в инструкции, то работодатель может принять меры.

Плюсы должностной инструкции

• Улучшается коммуникация между сотрудником и руководителем, так как все знают, кто и что должен выполнять, кто кому подчиняется.
• Проще обучать новичков. На основании инструкций можно выстраивать курсы обучения новых сотрудников. А им с первых дней понятен круг ответственности.
• Порядок в работе. Сотрудники знают, что от них ожидает руководитель, и действуют в соответствии с инструкцией.

О том, как написать инструкции для сотрудников, чтобы они действительно работали, рассказали в нашем блоге. 

Кто создает должностные инструкции

На практике разрабатывать должностную инструкцию могут сотрудники по работе с персоналом, руководитель, юрист, секретарь или сам работник. Но в идеале нужно, чтобы инструкцию для должности разработал человек, который занимает её какое-то время.

Кадровые специалисты, юристы и секретари понимают в тонкостях законодательства и кадровом деле, но не знают нюансов работы конкретной должности. По ошибке они могут описать в ней устаревшие процессы, указать пункты, описывающие работу компании, но про работу, например, маркетолога будет написано очень мало. Также бессмысленно скачивать шаблоны готовых инструкций из интернета, так как они содержат общие формулировки, много “воды” и не учитывают должностные особенности, необходимые вашей компании.

В идеале в создании инструкции должны участвовать несколько лиц: составляет её сотрудник, согласовывает руководитель, отдел персонала проверяет соответствие трудовому кодексу, а юристы — другим законам.

Виды должностных инструкций

Типовая — она составляется для определённой категории работников или должностей без указания конкретных фамилий. Например, в компании работает пять менеджеров по продажам, и они выполняют одинаковую работу, — отвечают на звонки, обзванивают клиентов, работают с CRM и др. Для должности создаётся типовая инструкция с перечислением обязанностей сотрудников.

Индивидуальная — составляется под конкретного работника. Кроме должности указывается ФИО сотрудника. Например, в компании работает два маркетолога. Обязанность первого — писать тексты, размещать их в блог и вести аккаунты в соцсетях. Обязанность второго — создавать рекламные кампании и заниматься их аналитикой. Эти обязанности написаны в их должностных инструкциях. Хоть должности называются одинаково, сотрудники выполняют разные задачи, поэтому у них индивидуальные должностные инструкции.

Содержание должностной инструкции

Законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции. Документ можно оформить так, как принято в компании. Неважно, кто её согласовывал и есть ли на ней печати. Важно, чтобы её содержание устраивало сотрудника и работодателя. Что указать в инструкции:

• требования к профессиональной подготовке: квалификация, образование, стаж;
• детальный список обязанностей и рабочих операций;
• кому он подчиняется и чьи распоряжения выполняет;
• дресс-код;
• кто выполняет работу сотрудника, пока он в отпуске или на больничном;
• требования к знаниям работника;
• взаимодействие с другими сотрудниками, что он может от них требовать;
• за что он отвечает: за привлечение новых клиентов, за соблюдение сроков поставок, за продажи, за написание статей;
• зарегистрированное название компании;
• фио и должность сотрудника, который утверждает и подписывает документ;
• фио и должность сотрудника, для которого предназначена инструкция;
• дата подписания и подписи обеих сторон.

Ошибки в составлении должностной инструкции

• Переписывание законов. Нет смысла переписывать права и обязанности из законодательства, оно и так регулирует эти моменты;
• Большой объём. Слишком большие инструкции сложно читать и понимать. Документ может быть на одном листе, но с чётко сформулированными обязанностями;
• Общие фразы и канцелярский язык. Вместо “Обеспечить эффективную работу” напишите “Разместить в блоге 4 статьи в неделю, объёмом от 4000 знаков”. Вместо “Регулярно проводить проверки” — “Проверять работу до 10 числа каждого месяца, результаты сообщить руководителю”.

Правильная должностная инструкция описывает, что конкретно делает сотрудник на занимаемой должности. Например, пишет статьи, размещает рекламу, убирает офис, поливает цветы, нанимает на работу новых сотрудников, регистрирует документы, выдает канцелярию, следит за работой сети интернет и компьютеров и производит их ремонт.  

Что сделать, чтобы инструкции выполняли

Все руководители и сотрудники понимают, что должностные инструкции нужны, и они должны быть. Их прописывают, они устаревают, и в результате они пылятся в отделе кадров и не используются в работе, хотя компания потратила на их создание силы. 

Чтобы сотрудники знали и исполняли инструкции, они должны быть у них всегда под рукой. Самое простое решение — это раздать каждому сотруднику папку, которая соответствует его должности. В ней должны находиться Политика компании, все должностные инструкции и долгосрочные приказы, которые относятся к должности, например, продавца. Более продвинутый способ — хранить всю документацию в специальном сервисе, к которому члены вашей команды будут иметь доступ даже из дома. 

Когда сотрудники получили доступ к инструкциям, обязательно начните проверять их знания. Проверяющим может быть работник из службы персонала, который подходит к работнику и задаёт любой вопрос на знание обязанностей сотрудника. Или вы можете автоматизировать проверку знаний своих сотрудников, используя платформу для обучения сотрудников или другую удобную вам систему.

Успех бизнеса в компетентности работников в том, насколько хорошо они знают и выполняют свою работу. Обеспечьте своей команде доступ к корпоративным знаниям и должностным инструкциям.

Образец должностной инструкции

Специальное предложение

Шаблон описания работы Образец загрузки:

Загрузите этот шаблон описания работы в Word и создайте описание работы всего за несколько минут.

Загрузить шаблон

Хороший шаблон должностной инструкции должен упростить перечисление должностных обязанностей и ответственности для каждой должности в вашей компании. Наш формат описания работы отлично подходит для внутреннего описания должности и может также использоваться в качестве основы для создания шаблона объявления о вакансии.

Как создать шаблон описания работы:

1. Создайте пробел для названия должности, используя квадратные скобки и заполнитель « Должность », выделенный жирным шрифтом.
2. Оставьте место под заголовком, затем создайте заголовок « Reports To », выделенный жирным шрифтом.
3. Под заголовком « Reports To » введите общее предложение, указывающее, кому отчитывается роль. Используйте квадратные скобки с заполнителями для названия должности и должности, о которой сообщается.
4. Создайте заголовок « Обзор работы » жирным шрифтом и оставьте пустое место под заголовком, где можно написать краткое описание.
5. Создайте заголовок « Ответственность и обязанности » жирным шрифтом с 5-7 пунктами под ним.
6. Создайте заголовок « Квалификация » жирным шрифтом, также с 5-7 маркерами под ним.
7. Сохраните свой шаблон с понятным названием, чтобы к нему мог получить доступ уполномоченный персонал.

Хотите создать свой с нуля? Попробуйте наше руководство о том, как написать описание работы.

Образец описания работы Образец:

[Должность]

Официальное название должности.

Подотчетен кому:

[название должности] будет подчиняться [название или должности, которым подчиняется эта должность] .

Описание работы:

Дайте краткое описание роли в четырех предложениях, как выглядит успех на этой должности и как это вписывается в компанию или организацию в целом.

Ответственность и обязанности:

• Перечислите основные обязанности, необходимые для выполнения этой работы.
• Перечислите их в порядке важности.
• Используйте полные предложения.
• Начинайте предложения с глаголов.
• Используйте настоящее время.
• Используйте гендерно-нейтральный язык.

Квалификация:

• Уровень образования.
• Опыт.
• Специальные навыки.
• Личные характеристики.
• Сертификаты.
• Лицензии.
• Физические способности.

Часто задаваемые вопросы:

Как вы определяете описание работы?

В должностной инструкции перечислены требования, обязанности и навыки, необходимые для выполнения конкретной работы. Хорошее описание работы должно быть простым для понимания и содержать все необходимые обязанности и требования.

Как составить хорошее описание работы?

1. Используйте точное название должности.
2. Напишите краткий краткий обзор работы.
3. Определите, как выглядит успех позиции через 30 дней, первый квартал и первый год.
4. Укажите только должностные обязанности, которые необходимы для этой работы, а не для каждой работы.
5. Перечислите основные квалификации.
6. Попросите кого-нибудь вычитать его.
7. Получить подпись отдела кадров и менеджера по найму.
8. Опубликуйте его там, где сотрудники смогут легко получить к нему доступ.

Что я должен написать в описании работы?

• Должность.
• Краткое описание работы.
• Обязанности и необходимые задачи.
• Квалификация и способности.

Какова цель должностной инструкции?

• Для объявления открытой вакансии.
• Для составления резюме работы.
• Чтобы перечислить обязанности работы.
• Перечислить необходимые знания и квалификацию для работы.

Как я могу улучшить описание своей работы?

Четко определите, что ожидается от сотрудника в разные промежутки времени, например, первые 30 дней, 90 дней, 180 дней и первый год. Включите эту часть своего образца шаблона должностной инструкции в вашей компании, чтобы все создавали должностные инструкции, соответствующие ожиданиям.

Как вы записываете рабочие роли и обязанности?

• Изучите роль и перечислите все основные обязанности.
• Используйте слова действия.
• Предоставьте достаточно подробностей.
• Тщательно сообщите о своих ожиданиях.
• Расскажите о стандартах вашей компании.

Что делает описание работы эффективным?

Эффективное описание работы должно быть кратким, кратким и подробным. Чтобы кандидаты понимали и чувствовали себя обязанными подать заявку, описание работы не должно оставлять или оставлять мало места для дальнейших вопросов или путаницы в отношении ключевых показателей эффективности и требований работы.

Как написать привлекательное описание работы?

• Напишите краткое и увлекательное описание работы.
• Избегайте превосходной степени.
• Убедитесь, что основное внимание уделяется обязанностям и требованиям развития.
• Попросите нынешних сотрудников дать совет по составлению должностных инструкций.

Какой-нибудь совет по написанию описания работы, которую я никогда не выполнял?

Написание должностных инструкций, когда вы никогда не выполняли эту работу, может быть немного пугающим. Обязательно поговорите с кем-нибудь в вашей компании, кто лучше знаком с работой, особенно для помощи в написании описания обязанностей. Вы также можете ознакомиться с описаниями вакансий, которые мы создали для сотен вакансий, которые помогут вам начать работу с образцом формата описания вакансий.

Как создать описание работы в формате PDF?

Вы можете начать с загрузки нашего шаблона должностной инструкции в формате Word. Нажмите «Файл» и выберите «Сохранить как». Затем посмотрите, где написано «Формат файла:», и выберите «PDF», затем нажмите «Экспорт».

Какие требования к работе я должен включить в описание моей работы?

Включите качества, которыми должен обладать успешный кандидат, чтобы преуспеть в работе. Чтобы найти идеи, ознакомьтесь с нашим руководством по требованиям к работе.

Есть ли у вас какие-либо шаблоны должностных инструкций, которые я мог бы использовать?

У нас есть шаблоны объявлений о вакансиях, которые призваны помочь вам составить описания, привлекающие потенциальных сотрудников на доски объявлений о вакансиях.

Составление эффективного описания работы | Отдел кадров

На этой странице:

Приступая к работе

Должностная инструкция должна точно отражать обязанности и ответственность данной должности. Если он хорошо написан, он создает реалистичную картину работы и отвечает на вопрос: «Чем на самом деле занимается человек в этой роли?»

Должностная инструкция не только описывает должностные обязанности, но и закладывает основу для найма, развития и удержания талантов, а также закладывает основу для оптимальной работы за счет уточнения обязанностей, ожидаемых результатов и оценки производительности. Это также важный компонент для поддержания справедливой системы компенсации и обеспечения соблюдения законодательства. Документ следует пересматривать и обновлять в соответствии с ежегодным циклом оценки эффективности.

Должностная инструкция содержит достаточно информации для описания основных обязанностей и основных функций в том виде, в каком они существуют на сегодняшний день. Они предоставляют информацию, необходимую для классификации положения, а не человека; таким образом, они являются «нейтральными в отношении действующего лица» и не основаны на каких-либо конкретных качествах действующего лица (таких как знания, навыки, способности, производительность, преданность делу, лояльность, годы службы или степень). Документ не должен включать каждую деталь того, как и какая работа выполняется, чтобы он оставался полезным даже при незначительных изменениях. Должностные инструкции могут быть написаны совместными усилиями руководителя и сотрудника, но руководитель должен одобрить это.
 

Компоненты описания работы

Описание работы содержит следующие компоненты: должность, цель работы, должностные обязанности и ответственность, требуемая квалификация, предпочтительная квалификация и условия работы.

Должность

Должность представляет собой краткое описание (1-4 слова) работы, которое отражает содержание, цель и объем работы и согласуется с другими названиями должностей с аналогичными ролями в Государственном университете Райта (университет ).

Примеры включают архивариуса, помощника директора по обслуживанию инвалидов, помощника регистратора, директора службы здравоохранения для студентов, специалиста по планированию помещений, бухгалтера по грантам, аналитика бюджета, разработчика учебных пособий, менеджера настольных служб и менеджера службы хранения.

Цель работы

Цель работы представляет собой общий обзор роли, уровня и сферы ответственности, состоящий из трех или четырех предложений, обеспечивающих базовое понимание, «взгляд с высоты птичьего полета» на роль. Краткое изложение вопроса «почему существует эта работа?»

Должностные обязанности и ответственность

Этот раздел содержит описание обязанностей и ответственности, возложенных на работу; также называют основными функциями. Они описывают фундаментальный характер работы, которая занимает большую часть рабочего времени. Некоторые пункты для рассмотрения:

• Включите пояснительные фразы, которые говорят, почему, как, где или как часто выполняются задачи и обязанности.
• Сосредоточьтесь на результате выполнения заданий.
• Справочные области принятия решений, на которые можно повлиять или воздействовать.
• Определите области прямой или косвенной ответственности.
• Опишите уровень и тип бюджетных или финансовых обязательств.
• Опишите характер контакта, людей, с которыми он контактировал, и степень, в которой действующий сотрудник будет взаимодействовать с другими людьми в университете и за его пределами.
• Перечислите должностные обязанности, отражающие требования к должности, и убедитесь, что они не основаны на способностях какого-либо одного человека.

Если применимо, также укажите тип надзорной ответственности , который ожидается от этой роли. Подробно опишите степень полномочий должности по найму, наказанию, увольнению, назначению работы, обучению и оценке работы подчиненных. Это может быть либо отдельной должностной обязанностью, либо отмеченной в других должностных обязанностях по мере необходимости. Ниже перечислены различные уровни надзора:

• Давать указания другим лицам.
• Контролирует, нанимает, обучает, обеспечивает направление работы и помощь в решении проблем для студентов. Также наблюдает за повседневной деятельностью других сотрудников.
• Осуществляет надзор за персоналом, включая наем, планирование и распределение работы, анализ производительности и рекомендации по увеличению заработной платы, продвижению по службе, переводу, понижению в должности или увольнению.
• Управляет другими через подчиненных начальников.

Должностные обязанности должны быть перечислены в соответствии с их важностью и/или частотой их выполнения. Обычно они представлены в маркированном или пронумерованном формате, состоящем примерно из 4–7 отдельных обязанностей, каждой из которых назначается «процент времени» (добавляемый к 100%), который отражает предполагаемое время, которое сотрудник потратит в течение года. Обязанности, которые занимают менее 5 процентов рабочего времени, должны быть совмещены с другими обязанностями или исключены из должностной инструкции. Следующая таблица поможет вам оценить процент времени:

Требуемая квалификация

В этом разделе перечислены необходимые для работы уровни знаний (например, образование, опыт, знания, навыки и способности). В этом разделе основное внимание уделяется «минимальному» уровню квалификации, позволяющему человеку быть продуктивным и успешным в этой роли.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных должностей требуемая квалификация будет идентична той, что указана в спецификации работы.

Образование

Укажите образовательные квалификации, которыми должен обладать работник, чтобы удовлетворительно выполнять свои должностные обязанности и обязанности. Укажите образовательные квалификации с точки зрения областей обучения и/или типа степени или концентрации, которые дадут знания, необходимые для поступления на эту должность.

Опыт работы

Определите минимальное количество требуемого опыта работы на условиях полной занятости в годах и тип опыта работы, который необходим сотруднику для получения квалификации для работы. Должны ли стажировки, опыт работы в бакалавриате и ассистенты в аспирантуре быть принятыми уровнями опыта; это нужно будет указать особо.

Знания, навыки и способности

Указав необходимые знания, укажите уровень или глубину знаний, необходимых для вступления в должность. Следующие определения должны быть полезными:

• Практические знания: достаточное знакомство с предметом, чтобы знать основные принципы и терминологию, а также понимать и решать простые проблемы.
• Общие знания: достаточные знания в какой-либо области для выполнения большей части работы в обычных ситуациях. Работа требует понимания стандартных ситуаций и включает в себя знание большинства существенных аспектов предмета.
• Тщательное знание: углубленное знание предмета. Работа требует достаточного понимания предметной области для решения необычных, а также общих рабочих проблем, чтобы иметь возможность консультировать по техническим вопросам и служить ресурсом по этому вопросу для других в организации.
• Всеобъемлющие знания: требует полного владения и понимания предмета. Этот термин следует использовать с осторожностью и только для необычайно требовательных или ответственных должностей, необходимых для создания гипотез, концепций или подходов.

Перечислите конкретные навыки и/или способности, необходимые для успешного выполнения этой роли действующим лицом; включая обозначение любых необходимых лицензий или сертификатов. Некоторые соображения включают в себя анализ, доступность бюджета, внутреннюю или внешнюю коммуникацию, компьютер, творческое мышление, обслуживание клиентов, принятие решений, разнообразие, логическое мышление, многозадачность, переговоры, решение проблем, управление проектами, надзор, командную работу и т. д.   

Предпочтительные квалификации

Расширенный список требуемых квалификаций можно использовать для дальнейшего определения способности человека быть продуктивным и успешным на этой работе. Эти предпочтительные квалификации «приятно иметь», но они не обязательны для выполнения повседневных функций работы. Предпочтительные квалификации, если они включены, могут быть сосредоточены на любом или на всех из следующего: образование, опыт, знания, навыки и способности.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных вакансий Университет не указывает предпочтительные квалификации.

Условия труда

Определите условия труда и физические требования, которые непосредственно связаны с основными должностными обязанностями и обязанностями, чтобы соответствовать Закону об американцах-инвалидах. Опишите тип, интенсивность (сколько), частоту (как часто) и продолжительность (как долго) требуемых физических или умственных способностей. Примите во внимание следующее:

• Среда, например офис или улица.
• Возникшие воздействия, такие как опасные материалы, громкий шум или экстремальная жара/холод.
• Основные физические требования, такие как способность лазать, стоять, наклоняться или печатать.
• Физические усилия/поднятие тяжестей, например сидячий образ жизни – до 10 фунтов; легкие – до 20 фунтов; средний – до 50 фунтов; тяжелые — более 50 фунтов.
• Укажите, требуется ли работать по выходным, в ночное время или быть на связи в качестве обычной части работы.
• Командировочные требования.
• Обозначения аварийного персонала.
   

Советы по составлению должностных инструкций

Должностные инструкции должны быть подготовлены таким образом, чтобы все компоненты были точно указаны, чтобы обеспечить четкое понимание роли. Вот несколько советов, которые помогут вам в этом:

• Пишите лаконично и прямо.
• Всегда используйте более простое слово, а не сложное; максимально упростить структуру предложения. Это сократит многословие, сократит ваше описание и улучшит понимание.
• Используйте описательные глаголы действия в настоящем времени (например: пишет, работает или выполняет).
• Избегайте сокращений и акронимов. Другие люди, читающие описание должности, могут быть с ними незнакомы. Если необходимы сокращения и акронимы, определите их при первом использовании.
• Не используйте двусмысленные термины. Если вы используете такие термины, как «ассистирует, обрабатывает и выполняет», опишите, «как» позиция помогает, обрабатывает или выполняет.