Должностная инструкция это: правила составления и типовые шаблоны

правила составления и типовые шаблоны

Содержание

Любая компания растет и развивается, только когда каждый сотрудник производит продукт высокого качества. Как этого добиться? Объяснить сотруднику, что он должен выполнять на своем рабочем месте, описать его функции и обязанности. Для этого нужны должностные инструкции под каждую должность.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция (ДИ) – нормативный акт компании, в котором описаны обязанности сотрудника, его права, ответственность и требования к квалификации. Назначение этого документа — описать, что именно должен делать сотрудник на рабочем месте и по каким правилам ему взаимодействовать с коллективом.

В Трудовом Кодексе ничего не сказано о необходимости разрабатывать должностные инструкции работников. Однако в ст. 57 указано, что в трудовом договоре нужно перечислить трудовые функции работника. На практике, эти функции часто описывают в ДИ и оформляют как приложение к договору или как самостоятельный документ. Это хорошая возможность зафиксировать в одном документе ВСЕ требования к должности.

Изначально должностные регламенты были востребованы на крупных предприятиях, где одну должность могли занимать по 50-100 человек. Тогда были оправданы усилия, затраченные на разработку и актуализацию многостраничного документа. Но с развитием экономики становилось все больше должностей. Сейчас можно часто увидеть ситуацию в компании, когда 50 сотрудников из 100 имеют разные должности. Трудозатратно разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии все 50 инструкций. 

В таких случаях трудовые функции чаще описывают сразу в трудовом договоре. Как правило, указывают те обязанности, которые были прописаны в вакансии. А если возникает необходимость изменить трудовые функции работника, оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору.

Зачем нужны должностные инструкции

Должностная инструкция рабочего места нужна как сотруднику, так и работодателю.

Сотрудник узнает какие задачи он должен выполнять на рабочем месте, какой результат ожидает от него получить компания и как ему производить продукт нужного качества. Для него это в прямом смысле инструкция о том, как хорошо выполнять свою работу.

Работодателю ДИ помогают:

• Рационально распределить ВСЕ функциональные обязанности и подробно описать их. Функции, описанные в ДИ для разных должностей не должны дублироваться.
• Обосновать решение при найме и увольнении работников, опираясь на квалификационные и иные требования в ДИ. Объективно оценить результаты сотрудника в период испытательного срока и адаптации.
• Решить любой конфликт с подчиненными и привлечь их к ответственности в случае дисциплинарных нарушений. Наличие ДИ – это веский аргумент в трудовых конфликтах, спорах и судебных разбирательствах.

Чтобы должностные инструкции приносили бизнесу описанную пользу, нужно правильно их составить.

Структура и оформление должностной инструкции

Многие задаются вопросом, какой порядок разработки должностных инструкций, какие есть правила составления? Для оформления ДИ нет жестких требований, поэтому можно их оформить в том виде, в котором принято оформление других документов в организации.

В классическом должностном регламенте есть следующие разделы:

1. Общие положения. Это название должности, ее цель, требования к образованию и опыту, положение должности на организационной структуре.
2. Функции должности. Описание конкретных действий, которые должен выполнять работник. Для заполнения используются профессиональные стандарты и квалификационный справочник.
3. Права работника. Перечень прав, которые предоставляются сотруднику для успешного выполнения своих обязанностей — что он может потребовать от компании.
4. Ответственность работника. За что отвечает сотрудник, что его ждет за нарушение должностных обязанностей.
5. Заключительные положения. Этот раздел может включать порядок вступления данного документа в силу и порядок пересмотра рабочей инструкции.

Далее рассмотрим подробно, что писать в каждом пункте.

Что писать в должностной инструкции: 5 ключевых разделов

Общие положения

В раздел «Общие положения» важно включить:

• Название должности
• Цель поста. Важно простыми словами описать результат, который должен производить сотрудник. То, ради чего он приходит в компанию.
• Положение в организационной структуре компании. Желательно показать всю структуру и выделить текущую должность, чтобы сотрудник наглядно увидел все линии подчинения. Указать, с какими подразделениями он будет взаимодействовать.
• Требования к уровню образования и опыту, к знаниям, умениям и навыкам. При заполнении можно опираться на два государственных стандарта – образовательный и профессиональный.

Остановимся подробней на последнем пункте. В России существует единая система нормативных документов по профессиям и должностям. Образовательный стандарт (ФГОС) регулирует процесс получения той или иной профессии, а профессиональный – процесс пребывания в должности.

Если для какой-то должности важно наличие среднего или высшего образования, изучите перечень компетенций по ФГОС, конкретизируйте их, сопоставьте с профессиональным стандартом и укажите в ДИ. Однако зачастую в современных компаниях уровень образования уходит на второй план, а берутся во внимание только результаты профессиональной деятельности. Поэтому иногда достаточно указать компетенции только из профстандарта.

Профессиональные стандарты – хорошее подспорье для HR’а. Они охватывают широкий перечень компетенций и трудовых действий, универсальны и актуальны. Выбирайте компетенции из списка компетенций для конкретной должности, можете дополнить их или перенести в ДИ частично. Если для какой-то должности нет профстандарта, выберите похожую должность и актуализируйте требования к ней или воспользуйтесь образовательными стандартами.

Пример требований профстандарта к компетенциям для должности «Маркетолог»:

Функции должности

Это основной раздел должностной инструкции. Для его заполнения также можно использовать профстандарт. Выберите подходящие действия работника, конкретизируйте их и приведите в соответствие тактическим целям и задачам компании. Чем конкретнее вы пропишете обязанности, тем «прозрачнее» будут взаимоотношения компании с работником, тем легче сотруднику будет выполнять эти обязанности. Как правило, сложно охватить все обязанности сотрудника, поэтому можно добавить в конце фразу: «и другие поручения руководства в рамках компетенции».

Чтобы конкретизировать обязанности сотрудника, удобно оформить их в табличном виде. Пример обязанностей для руководителя тендерного отдела:

Совет. Дополнительно пропишите статистики должности и типовые ошибки, чтобы должностная инструкция рабочего не воспринималась поверхностно.

Права работника

Что можно и нужно прописать в правах? Перечень прав тесно связан с предыдущим разделом – «Обязанности». Здесь вы указываете все права, без которых работник не может качественно выполнить свои функции. Например, сотрудник имеет право:

Ответственность

Укажите, за какой результат несет ответственность сотрудник и какие последствия его ожидают за несоблюдение требований ДИ и локальных нормативных актов организации. Здесь же уточняют административную, дисциплинарную, материальную и уголовную ответственность работника.

Например, начальник отдела маркетинга несет ответственность за:

Заключительные положения

Определите периодичность и причины пересмотра рабочей инструкции: ежегодно / по мере необходимости / в связи с внесением изменений в организационную структуру. Хороший HR понимает: если ДИ так плотно связана с тактическими задачами организации, то её переработка – вопрос времени. За изменениями реалий компании или ее организационной структуры неизбежно следует корректировка должностных регламентов. Она должна происходить по взаимному соглашению сторон.

Совет. Образцы стандартных должностных инструкций можно скачать из интернета и использовать их как шаблоны. Но любой шаблон нужно дополнять и добавлять необходимую конкретику.

Использование должностной инструкции

Согласуйте и утвердите готовый документ с юристом, подпишите у генерального директора компании. После утверждения ДИ, ознакомьте с ней сотрудников и попросите расписаться в листе ознакомления.

Важно учитывать, что должностная инструкция — это юридический документ, который написан преимущественно юридическим языком. Иногда такие документы сложно воспринимать сотрудникам. Поэтому рабочую инструкцию желательно сделать интерактивной — упростить ее, оформить в виде учебной программы и добавить в корпоративную базу знаний. Разместите такую должностную инструкцию на платформе для онлайн-обучения, чтобы у сотрудников всегда был к ней доступ, а вы могли проконтролировать, что они изучили и усвоили все положения.

Когда вы берете на работу нового сотрудника, сразу поручите ему пройти курс «Пособие по должности». А если со временем у вас возникнет необходимость изменить или актуализировать должностную инструкцию, сотруднику подсветятся эти изменения на платформе и он сможет ознакомиться с новой информацией.

Совет. Сама по себе рабочая инструкция окажет слабое влияние на сотрудников. Чтобы навести порядок в организации, следует поэтапно внедрять разные инструменты управления: организационную структуру, регламенты и должностные инструкции по профстандартам, систему обучения сотрудников, систему мотивации, планирование и координации.

Ответы на популярные вопросы

Кто занимается разработкой должностных инструкций?

Как правило, разработка или составление ДИ ложится на руководителей подразделений. Например, руководитель отдела продаж составляет рабочие инструкции для менеджеров. А помогают ему HR-менеджеры и бухгалтеры — могут предоставить шаблон должностной инструкции и квалификационные справочники.

В каких случаях должностной регламент обязателен по закону?

В госучреждениях обязательно наличие должностных регламентов, например, для сотрудников полиции и местных муниципалитетов. Остальные компании руководствуются собственными потребностями, их не накажут за отсутствие ДИ.

Какие ошибки часто допускают при разработке должностной инструкции?

1. Расплывчатые формулировки. Когда вместо описания конкретных задач и метрик, пишут «Менеджер должен качественно выполнять свою работу».
2. Пересечение обязанностей у разных должностей. Следите, чтобы функции должности были уникальными.
3. Гонка за объемом. Если написание ДИ заняло 15 листов, это не говорит о ее высоком качестве. Не добавляйте «воду» для объема.
4. Дублирование положений о правах и обязанностях из Трудового кодекса.

Какие виды должностных инструкций бывают?

ДИ может быть индивидуальной или типовой. Индивидуальная разрабатывается под конкретного сотрудника, а типовая — под конкретную должность. Необходимость создать индивидуальную ДИ возникает, например, когда сотрудники одной должности выполняют разные функции. Обычно же, для каждого работника нецелесообразно делать отдельную инструкцию.

Можно ли сделать одну должностную инструкцию на всю компанию?

Если у вас маленькая компания, в которой всего одна должность — можно. Но в этом случае скорее всего нет необходимости в рабочих инструкциях. А если у вас большое предприятие, для каждой должности нужна своя инструкция, потому что права и обязанности будут отличаться.

Нужно ли разрабатывать новую ДИ, если работник временно выполняет функции другого человека?

Часто случается, что во время отпуска задачи одного сотрудника переходят к другому. В этом случае достаточно ознакомить сотрудника с настоящей должностной инструкцией того человека, которого он замещает. Нет необходимости составлять новую.

Как вносить изменения в должностную инструкцию?

Чаще всего инициатором обновления должностного регламента является работодатель. Например, появляется необходимость передать сотруднику несколько новых задач или изменилась организационная структура компании. В этом случае нужно издать приказ об изменении текста ДИ или выпустить новую рабочую инструкцию. В обоих случаях нужно ознакомить сотрудника с изменениями и попросить расписаться.

Должностная инструкция в 2022 году

10 февраля

71288

 

Закон не определяет, что такое должностная инструкция. Однако в компании этот документ – не формальность. В должностной инструкции четко указывают права, обязанности и возможную ответственность сторон. Во-первых, так устанавливают иерархию и соблюдают подчиненность. Во-вторых, обосновывают кадровые решения работодателя, в том числе – в суде. В-третьих, некоторые организации утверждают должностную инструкцию обязательно, в частности, госорганы.

Необдуманно составленная, неверно оформленная и неправильно утвержденная должностная инструкция – риски для компании. При отсутствии этого документа работодателю могут грозить штрафы и компенсации сразу по нескольким основаниям.

Содержание:

• Зачем нужна должностная инструкция
• Как составить должностную инструкцию
• Утверждение должностной инструкции

Скачайте образцы документов для работы:
	Бланк приказа об утверждении должностной инструкции
	Бланк приказа об утверждении изменений к должностной инструкции
	Образец ссылки на должностную инструкцию в трудовом договоре
	Ответственность за отстутствие должностной инструкции
	Пошаговый алгоритм утвеждения должностной инструкции

Зачем нужна должностная инструкция

Должностная инструкция – это локальный и организационно-распорядительный акт, в котором подробно описывают трудовую функцию работника, его деловые качества (квалификационные требования: образование, опыт работы, наличие спецподготовки и др. ), а также права, обязанности и возможная ответственность. В документе учитывают особенности производства, труда и управления у работодателя (ст. 8 ТК РФ, Письма Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 и от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1).

Требования к наличию должностной инструкции специалиста в организациях есть только в госучреждениях. В некоторых отраслевых нормах присутствует обязанность регламентирования должностных обязанностей:

• медработники — № 323-ФЗ;
• частные охранники — Приказ МВД России № 960 от 22.18.2011 г.

Остальные руководствуются собственными потребностями в вопросе необходимости наличия должностных инструкций работников в организации. Возможно, в небольших компаниях они и не нужны, но на крупных предприятиях без конкретизации деятельности сложно проследить за качественным исполнением обязанностей.

Должностные инструкции предприятия (ДИ) — инструмент обоюдоострый, они нужны и работнику, и работодателю. Аналогичное мнение и у Роструда — письмо № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.

Пример   Если в соответствии с должностной инструкцией продавец не обязан убирать свое торговое место, он вправе отказаться от уборки без дисциплинарных последствий.   Наоборот — должностные обязанности продавца совмещены с уборкой и это вписано в инструкцию, работодатель может применить взыскание в этому работнику в случает его отказа от уборки.

Функции должностной инструкции

Функция	Пояснение
Подробно описывает суть работы	Трудовую функцию определяют в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако отразить ее полностью сложно. Чаще всего указывают название должности и подразделение. Функцию и квалификацию описывают тезисно либо сразу дают ссылку на должностную инструкцию
Помогает обосновать: отказ  кандидату в приеме на работу, увольнение сотрудника в связи с отсутствием деловых качеств	Благодаря инструкции легче обосновать: – отказ в приеме на работу; – увольнение сотрудника в течение испытательного срока; – расторжение трудового договора, когда по результатам аттестации, знания и навыки работника не соответствуют занимаемой должности
Помогает избежать спорных ситуаций при распределении функционала	Эта особенность важна, когда внутри подразделения возникает спор: кто какую работу и в каком объеме должен выполнять. В частности, бухгалтеры в бухгалтерии, юристы в юридическом отделе и др.
Оправдывает временные кадровые решения по перераспределению обязанностей	Когда сотрудники одного подразделения одной должности фактически выполняют разную работу «на подхвате», но обязанности у всех по должностной инструкции одинаковы, одному можно временно поручить функционал другого и наоборот. Часто в инструкции расширяют функционал работника. Например, дополняют обязанности бухгалтера. Если трудовая функция остается без изменения, то это допустимо
Доказывает, что дисциплинарное взыскание правомерно	Когда права и обязанности определены подробно, проще доказать, что и как нарушил сотрудник (ст. 192 и 193 ТК РФ). Например, кадровик не приносит руководителю кадровые документы на подпись, считая это работой секретаря

Вы можете изучить примеры ситуаций, при которых составлены разные виды должностных инструкций, в материале на нашем сайте

Виды должностных инструкций

Классификация	Вид	Описание
По направленности (адресности)	Индивидуальная (для одного сотрудника)	Отражает квалификационные требования конкретного работника. Составляется специально для его должности. Может быть локальным актом или приложением к трудовому договору
	Типовая (для нескольких сотрудников)	Такие работники должны выполнять одинаковые функции по одной должности при близких деловых качествах. Если есть отличия – то и инструкции у них должны быть разные. Это локальный акт
По юридической силе и способу изменения	Должностная инструкция – часть трудового договора	Раскрывает трудовую функцию конкретного работника. Изменение должностной инструкции возможно только по соглашению сторон (с согласия работника – ст. 72 и 74 ТК РФ). Оформляется письменно, в частности в виде дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6)
	Должностная инструкция – отдельный локальный акт компании	Отделена от трудового договора – предназначена для многих работников. При необходимости работодатель может изменить ее. Главное – чтобы трудовая функция работников осталась прежней. В частности, принята новая и снова представлена сотрудникам для ознакомления под роспись (Письмо Роструда №4412-6)
По требованию к содержанию	Должна отражать обязательные требования к квалификации	Если не отразить, сотрудники не смогут подтвердить льготный стаж, особый порядок оплаты труда и иные гарантии, связанные с работой (ч. 2 ст. 57, ст. 195.3 ТК РФ)
	Не должна отражать обязательных требований к квалификации	Проверьте, утверждены ли обязательные квалификационные требования для должности вашего работника. Если нет, то профстандарты (Справочник профессий, Реестр профессиональных стандартов), а также ЕТКС, ЕКС применять не нужно

Как в трудовом договоре сослаться на должностную инструкцию, когда она часть трудового договора, смотрите здесь.

Совет   Должностная инструкция может быть разработана в компании заранее с учетом необходимых реквизитов к этому документу. Составлять инструкцию по конкретной должности можно, ориентируясь на схожие квалификационные требования, даже когда по закону делать это необязательно.

 

Обратите внимание! Должностная инструкция пример – не может быть разработана для всех работников компании в едином документе. Для каждой должности свои квалификационные требования, права и обязанности.

 

Какие требования закона, судебной и инспекционной практики нужно учесть при составлении должностной инструкции вы узнаете из новейшего кадрового курса.

В данном случае работодатель вправе составить персональные должностные инструкции для каждого

Должностная инструкция сотрудника поможет в следующих случаях:

• в суде как доказательство исполнения / неисполнения должностных обязанностей;
• обосновать отказ в приеме на работу;
• проверить квалификацию сотрудника в период испытательного срока;
• распределить или конкретизировать функции между работниками, если они занимают одинаковые должности.

Совет   Для повышения эффективности труда работодатель в должностных инструкциях персонала вправе распределить обязанности между работниками, занимающими одинаковые позиции. При этом, в штатном расписании таким должностям устанавливаются одинаковые оклады. Надбавки, доплаты и другие выплаты могут различаться в зависимости от квалификации, сложности работы и прочих показателей.

Как составить должностную инструкцию

В организации могут быть два типа должностных инструкций — типовые и индивидуальные.

В данном случае работодатель вправе составить персональные должностные инструкции для каждого инспектора. Если же у работников, занимающих одинаковые должности, нет разницы в функциональных обязанностях, смысла составлять отдельные требования каждому нет. Достаточно одного экземпляра общей должностной инструкции с приложенным списком ознакомления, где сотрудники распишутся, что с обязанностями ознакомлены.

Утвержденной формы функциональных обязанностей в законе нет. Есть общие правила, как написать должностную инструкцию, какие пункты в нее включить. Как правило, обязательны следующие разделы: 

• требования к образованию, квалификации, стажу;
• кому напрямую подчиняется работник;
• перечень должностных обязанностей— здесь детализируется функционал;

• взаимодействие — указываются параллельные связи работника;
• должен знать — если работа связана со знанием документов, положений и проч., все они указываются в этом пункте;
• права и ответственность — здесь не надо переписывать трудовой кодекс. Любой работник, в том числе руководящий, за нарушения отвечает по закону — это само собой разумеется. Конкретизируйте, за что отвечает сотрудник, занимающий должность — за чистоту помещений, сохранность имущества и так далее. Права тоже опишите именно для этой должности — что работник может требовать от других, доступ к информации и прочие.

По первой ссылке размещены бесплатные должностные инструкции и реестр профстандартов, во второй — описание профессии, требования к образованию.

Образцы типовых должностных инструкций можно скачать из интернета. Но такой документ не будет содержать необходимых вам условий и требований. Ошибочно мнение, что типовые инструкции нельзя менять или дополнять собственными потребностями.

Работодателю грозит административная ответственность, если не составит или отразит неполный функционал в должностной инструкции.

Таблицу со штрафами смотрите здесь.

Образцы должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

Утверждение должностной инструкции

По требованию ГОСТ Р 7. 0.97-2016 в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждаю», указывают должность руководителя, оставляют место для его росписи. Если нет такого грифа, издается отдельный приказ о должностных инструкциях при введении новых должностей или расширениия существующих обязанностей.

Как возложить дополнительные обязанности на сотрудника и внести изменения в ДИ, читайте в материале на сайте «Профкадровик».

Работник расписывается в том, что он ознакомлен с инструкцией. Целесообразно сделать второй экземпляр и выдать его на руки сотруднику.

Пошаговый алгоритм, как утвердить должностную инструкцию и ознакомить с ней работников, скачайте здесь.

Как составить должностную инструкцию, чтобы потом оперативно в нее вносить изменения, что обязательно включить в трудовой договор, а что лучше отразить в ПВТР, узнаете из нашего авторского курса

Скачать бланк приказа об утверждении должностной инструкции

Скачать бланк приказа об утверждении изменений к должностной инструкции

Образец ссылки на должностную инструкцию в трудовом договоре

Написание эффективного описания работы | Отдел кадров

На этой странице:

Приступая к работе

Должностная инструкция должна точно отражать обязанности и ответственность данной должности. Если он хорошо написан, он создает реалистичную картину работы и отвечает на вопрос: «Чем на самом деле занимается человек в этой роли?»

Должностная инструкция не только описывает должностные обязанности, она закладывает основу для найма, развития и удержания талантов, а также закладывает основу для оптимальной производительности труда, разъясняя обязанности, ожидаемые результаты и оценку производительности. Это также важный компонент для поддержания справедливой системы компенсации и обеспечения соблюдения законодательства. Документ следует пересматривать и обновлять в соответствии с ежегодным циклом оценки эффективности.

Должностная инструкция содержит достаточно информации для описания основных обязанностей и основных функций в том виде, в каком они существуют на сегодняшний день. Они предоставляют информацию, необходимую для классификации положения, а не человека; таким образом, они являются «нейтральными в отношении действующего лица» и не основаны на каких-либо конкретных качествах действующего лица (таких как знания, навыки, способности, производительность, преданность делу, лояльность, годы службы или степень). Документ не должен включать каждую деталь того, как и какая работа выполняется, чтобы он оставался полезным даже при незначительных изменениях. Должностные инструкции могут быть написаны совместными усилиями руководителя и сотрудника, но руководитель должен одобрить это.
 

Компоненты описания работы

Описание работы содержит следующие компоненты: должность, цель работы, должностные обязанности и ответственность, требуемая квалификация, предпочтительная квалификация и условия работы.

Должность

Должность представляет собой краткое описание (1-4 слова) работы, которое отражает содержание, цель и объем работы и согласуется с другими названиями должностей с аналогичными ролями в Государственном университете Райта (университет ).

Примеры включают архивариуса, помощника директора Службы по работе с инвалидами, заместителя регистратора, директора службы здравоохранения для студентов, планировщика объектов, бухгалтера по грантам, аналитика бюджета, разработчика учебных пособий, менеджера настольных служб и менеджера службы хранения.

Цель работы

Цель работы представляет собой общий обзор роли, уровня и сферы ответственности, состоящий из трех или четырех предложений, обеспечивающих базовое понимание роли, «взгляд с высоты птичьего полета». Краткое изложение вопроса «почему существует эта работа?»

Должностные обязанности и ответственность

Этот раздел содержит описание обязанностей и ответственности, возложенных на работу; также называют основными функциями. Они описывают фундаментальный характер работы, которая занимает большую часть рабочего времени. Некоторые пункты для рассмотрения:

• Включите пояснительные фразы, которые говорят, почему, как, где или как часто выполняются задачи и обязанности.
• Сосредоточьтесь на результатах задач.
• Справочные области принятия решений, на которые можно повлиять или воздействовать.
• Определите области прямой или косвенной ответственности.
• Опишите уровень и тип бюджетных или финансовых обязательств.
• Опишите характер контакта, людей, с которыми контактировал, и степень, в которой действующий сотрудник будет взаимодействовать с другими в университете и за его пределами.
• Перечислите должностные обязанности, отражающие требования к должности, и убедитесь, что они не основаны на возможностях какого-либо одного человека.

Если применимо, также укажите тип надзорной ответственности , который ожидается от этой роли. Подробно опишите степень полномочий должности по найму, наказанию, увольнению, назначению работы, обучению и оценке работы подчиненных. Это может быть либо отдельной должностной обязанностью, либо отмеченной в других должностных обязанностях по мере необходимости. Ниже перечислены различные уровни надзора:

• Давать указания другим лицам.
• Контролирует, нанимает, обучает, обеспечивает направление работы и помощь в решении проблем для студентов. Также наблюдает за повседневной деятельностью других сотрудников.
• Руководит персоналом, включая наем, планирование и распределение работы, анализ производительности и рекомендации по увеличению заработной платы, продвижению по службе, переводу, понижению в должности или увольнению.
• Управляет другими через подчиненных начальников.

Должностные обязанности должны быть перечислены в соответствии с их важностью и/или частотой их выполнения. Обычно они представлены в маркированном или пронумерованном формате и состоят примерно из 4–7 отдельных обязанностей, каждой из которых назначается «процент времени» (добавляемый к 100%), что отражает расчетное время, которое сотрудник потратит в течение года. Обязанности, которые занимают менее 5 процентов рабочего времени, должны быть совмещены с другими обязанностями или исключены из должностной инструкции. Следующая таблица поможет вам оценить процент времени:

Процент	Неделя	Год
5%	2 часа	2 ½ недели
10%	4 часа	5 недель
15%	6 часов	1 ½ месяца
20%	8 часов	2 ½ месяца
25%	10 часов	3 месяца

Требуемая квалификация

В этом разделе перечислены необходимые для работы уровни знаний (например, образование, опыт, знания, навыки и способности). В этом разделе основное внимание уделяется «минимальному» уровню квалификации, позволяющему человеку быть продуктивным и успешным в этой роли.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных должностей требуемая квалификация будет идентична той, что указана в спецификации работы.

Образование

Укажите образовательные квалификации, которыми должен обладать работник, чтобы удовлетворительно выполнять свои должностные обязанности и обязанности. Укажите образовательные квалификации с точки зрения областей обучения и/или типа степени или концентрации, которые дадут знания, необходимые для поступления на эту должность.

Опыт работы

Определите минимальное количество требуемого опыта работы на условиях полной занятости с точки зрения количества лет и типа опыта работы, необходимого сотруднику для получения квалификации для работы. Должны ли стажировки, опыт работы в бакалавриате и ассистенты в аспирантуре быть принятыми уровнями опыта; это нужно будет указать особо.

Знания, навыки и способности

Указав необходимые знания, укажите уровень или глубину знаний, необходимых для вступления в должность. Следующие определения должны быть полезными:

• Практические знания: достаточное знакомство с предметом, чтобы знать основные принципы и терминологию, а также понимать и решать простые проблемы.
• Общие знания: достаточные знания в какой-либо области для выполнения большей части работы в обычных ситуациях. Работа требует понимания стандартных ситуаций и включает в себя знание большинства существенных аспектов предмета.
• Глубокие знания: продвинутые знания по предмету. Работа требует достаточного понимания предметной области для решения необычных, а также общих рабочих проблем, чтобы иметь возможность консультировать по техническим вопросам и служить ресурсом по этому вопросу для других в организации.
• Всеобъемлющие знания: требует полного владения и понимания предмета. Этот термин следует использовать с осторожностью и только для необычно требовательных или ответственных должностей, необходимых для создания гипотез, концепций или подходов.

Перечислите конкретные навыки и/или способности, необходимые для успешного выполнения этой роли действующим лицом; включая обозначение любых необходимых лицензий или сертификатов. Некоторые соображения включают в себя анализ, доступность бюджета, внутреннюю или внешнюю коммуникацию, компьютер, творческое мышление, обслуживание клиентов, принятие решений, разнообразие, логическое мышление, многозадачность, переговоры, решение проблем, управление проектами, надзор, командную работу и т. д.   

Предпочтительные квалификации

Расширенный список требуемых квалификаций можно использовать для дальнейшего определения способности человека быть продуктивным и успешным на этой работе. Эти предпочтительные квалификации «приятно иметь», но они не обязательны для выполнения повседневных функций работы. Предпочтительные квалификации, если они включены, могут быть сосредоточены на любом или на всех из следующего: образование, опыт, знания, навыки и способности.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных вакансий Университет не указывает предпочтительные квалификации.

Условия труда

Укажите условия труда и физические требования, которые непосредственно связаны с основными рабочими обязанностями и обязанностями в соответствии с Законом об американцах-инвалидах. Опишите тип, интенсивность (сколько), частоту (как часто) и продолжительность (как долго) требуемых физических или умственных способностей. Примите во внимание следующее:

• Среда, например офис или улица.
• Возникшие воздействия, такие как опасные материалы, громкий шум или экстремальная жара/холод.
• Основные физические требования, такие как способность лазать, стоять, наклоняться или печатать.
• Физические усилия/поднятие тяжестей, например сидячий образ жизни – до 10 фунтов; легкие – до 20 фунтов; средний – до 50 фунтов; тяжелые — более 50 фунтов.
• Укажите, требуется ли работать по выходным, в ночное время или быть на связи в качестве обычной части работы.
• Командировочные потребности.
• Обозначения аварийного персонала.
   

Советы по составлению должностных инструкций

Должностные инструкции должны быть подготовлены таким образом, чтобы все компоненты были точно указаны, чтобы обеспечить четкое понимание роли. Вот несколько советов, которые помогут вам в этом:

• Пишите лаконично и прямо.
• Всегда используйте более простое слово, а не сложное; максимально упростить структуру предложения. Это сократит многословие, сократит ваше описание и улучшит понимание.
• Используйте описательные глаголы действия в настоящем времени (например: пишет, работает или выполняет).
• Избегайте сокращений и акронимов. Другие люди, читающие описание должности, могут быть с ними незнакомы. Если необходимы сокращения и акронимы, определите их при первом использовании.
• Не используйте двусмысленные термины. Если вы используете такие термины, как «ассистирует, обрабатывает и выполняет», опишите, «как» позиция помогает, обрабатывает или выполняет. Использование слова «по», а затем подробное описание выполняемых процессов, задач или операций обычно устраняет двусмысленность.
• Избегайте выражений, связанных с полом, таких как «Он управляет», «Она отвечает за».
• Сосредоточьтесь на основных видах деятельности; опустить тривиальные обязанности и случайные задачи.
• Избегайте ссылок на имена других сотрудников, вместо этого ссылайтесь на должность или отдел.
• Включать только назначенные обязанности сегодня. Не включайте потенциальные будущие обязанности и исключайте любые обязанности, которые больше не требуются.

Что такое должностная инструкция?

Будьте в курсе последних советов и идей.

Должностная инструкция представляет собой письменное объяснение, в котором излагаются основные обязанности и требования к вакантной должности. Должностные инструкции должны быть подробными, четкими и краткими и включать:

• Краткое введение в компанию и ее миссию.
• Обзор должностных обязанностей.
• Необходимые навыки, уровни компетенции, знания и квалификация, которыми должны обладать соответствующие кандидаты.
• Тестирование, которое может потребоваться компании.
• Условия работы и расположение. Также должно быть указано, является ли эта роль офисной, удаленной или гибридной.
• Факторы окружающей среды или напряженные компоненты работы.
• Тип занятости — полный рабочий день, неполный рабочий день или независимый подрядчик.

Каковы основные цели должностной инструкции?

Основная цель должностной инструкции — четко представить соискателю все аспекты должности. Эффективные должностные инструкции помогают работодателям привлекать подходящих кандидатов для подачи заявки на предлагаемую должность.

Для работодателей основными целями должностной инструкции являются:

• Четкое определение должностных обязанностей и установление четких ожиданий
• Привлечение кандидатов с нужной квалификацией и опытом
• Препятствовать подаче заявок неподходящими кандидатами
• Предоставить ориентир для менеджеров и отдела кадров для оценки работы нового столяра по сравнению с обязанностями, изложенными в должностной инструкции

Для соискателей должностные инструкции должны:

• Укажите, соответствует ли рассматриваемая работа их интересам, набору навыков, целям и моральным принципам.
• Демонстрация ожиданий компании, позволяющая кандидату оценить, достаточна ли его квалификация.
• Помогите подготовиться к собеседованию. Должностные инструкции должны давать кандидатам базовое представление о вопросах, которые интервьюеры могут задать об их опыте, квалификации и философии работы.
• Кандидаты могут проверить диапазоны окладов, если они включены в описание работы, чтобы сравнить несколько должностей в данной отрасли и решить, на какие из них претендовать.

Почему должностные инструкции важны?

Должностные инструкции являются незаменимым инструментом. Четкое описание работы позволяет отделу кадров:

• Определить должность и определить, какого кандидата они хотели бы нанять
• Привлекать внутренних кандидатов и участвовать в эффективном планировании преемственности
• Подбор и прием на работу подходящих кандидатов
• Если в должностных инструкциях указаны диапазоны окладов, отдел кадров может сравнить оклад, предлагаемый для должности, с окладом, предлагаемым аналогичными организациями в их отрасли

Актуальные и точные описания должностей также могут помочь работодателям избежать непредвиденных юридических осложнений и исков в будущем.

Кроме того, описания вакансий позволяют соискателям определить, подходит ли им данная работа. Информирование об обязанностях и обязанностях имеет решающее значение, если работодатели хотят, чтобы новые сотрудники соответствовали их ожиданиям от работы. Кандидаты с ограниченными возможностями, в частности, должны знать требования должности, чтобы они могли определить, подходит ли эта работа.

Как руководители отдела кадров могут составить качественные описания должностей?

Эти пять советов помогут HR-специалистам составить описание вакансий, которое привлечет подходящих кандидатов:

• Включите важную информацию в отдельные разделы.   Обзор компании, краткое описание работы и объяснение необходимых обязанностей, навыков и квалификации помогают кандидатам определить, подходит ли им эта должность. Укажите также преимущества и привилегии работы — это может склонить чашу весов для любознательных кандидатов.
• Убедитесь, что ваши описания хорошо написаны. Качество должностной инструкции напрямую отражает дух компании. Привлекательное, исчерпывающее и краткое описание работы демонстрирует профессионализм и надежность.
• Сделайте это кратким.   Убедитесь, что описание короткое (около 300 слов) и по существу, поскольку кандидаты, вероятно, пропустят длинное описание вакансии.
• Помните о своей целевой аудитории. Помните, что должностная инструкция предназначена для живого, дышащего, думающего человека. Используйте разговорный, привлекательный язык, соответствующий бренду компании. Точно опишите работу, включив ожидаемые обязанности и необходимые межличностные навыки, и, возможно, объясните, что влечет за собой рабочий день.
• Регулярно обновляйте свои должностные инструкции. Периодически пересматривайте описания должностей, чтобы убедиться, что они точно отражают роль. Если должность меняется и включает больше обязанностей, обновите ее. Правильные должностные инструкции необходимы для бесперебойной работы HR-процессов.

Каковы должностные обязанности?

Должностные обязанности — это повседневные обязанности, которые человек должен выполнять, чтобы преуспеть в своей должности. Различные аспекты нашей работы, такие как должность, интересы и прямое подчинение, могут отвлекать.

Самой важной функцией, которую кто-либо выполняет для своей организации, всегда будет выполнение своей роли. Компании используют описания вакансий, чтобы изложить свои ожидания от потенциальных кандидатов. Это помогает избежать найма тех, кто не соответствует этой должности.

Должностные инструкции и должностные обязанности

Должностные инструкции и должностные обязанности имеют жизненно важное значение для процесса найма.

Должностная инструкция — это документ работодателя, описывающий вакансию в компании. Его часто включают в объявления о вакансиях, чтобы дать потенциальным кандидатам четкое представление о сфере деятельности и о том, какие навыки и опыт необходимы для достижения успеха в ней. Он также обычно включает краткое описание должности, название должности и информацию о корпоративной культуре и преимуществах.

С другой стороны, должностные обязанности — это то, что компания определяет как конкретные задачи и обязанности, за которые несут ответственность люди в каждой должности. Они могут меняться со временем по мере развития роли вместе с компанией и изменениями потребностей бизнеса.

Как работодатели используют должностные инструкции?

Должностные инструкции являются жизненно важным ресурсом для работодателей, помогая не только на каждом этапе процесса трудоустройства, но и на протяжении всего жизненного цикла сотрудника, от найма до увольнения.

Должностные инструкции помогают организациям:

• Предоставляют основу для оценки сотрудников. Компании могут использовать должностные инструкции, чтобы понять, как новые сотрудники приспосабливаются к своим обязанностям и выполняют свои функции.
• Способствовать сотрудничеству между членами команды и руководителями для создания и разработки долгосрочных карьерных целей и планов развития.