Закрыть

Гост архивное дело: ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, ГОСТ Р от 17 октября 2013 года №7.0.8-2013

Содержание

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело

ГОСТ Р 7.0.8.-2013, заменивший ГОСТ Р 51141-98, описывает все действующие в законодательстве РФ термины и определения делопроизводства и архивного дела. Вы можете ознакомиться с ним, а также сохранить эту страницу в закладки браузера.

1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.

2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.

4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5 Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).

Межкорпоративный документооборот

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом, целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3.1 Общие понятия

1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6. Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11. Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12. Носитель (документированной) информации

: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16. Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17. Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18. Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19.

Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии' с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29. Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.

31. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

32. Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

33. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

34. Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36. Реквизит документа: Элемент оформления документа.

37. Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38. Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39. Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43. Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.2. Делопроизводство

3.2.1. Документирование

44. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45. Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

46. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

47. Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

48. Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

49. Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

50. Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51. Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

52. Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.

53. Согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

54. Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

55. Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

56. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

57. Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

59. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

60. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

61. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

62. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

63. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

64. Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.

65. Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

66. Текст документа: Основная содержательная часть документа.

67. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

68. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

69. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

70. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

71. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

72. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

3.2.2. Организация работы с документами

73. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

74. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

75. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

76. Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

77. Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

78. Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

79. Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

80. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

81. Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

82. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

83. Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

84. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

85. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

86. Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

87. Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

88. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

89. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

90. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

91. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

92. Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

93. Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

94. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

95. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

96. Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

97. Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

98. Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

99. Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.

100. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

101. Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

102. Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

103. Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

104. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

105. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3. Архивное дело

3.3.1. Хранение и учет архивных документов

Как вести архивное дело и делопроизводство в системе электронного документооборота? И что нужно, чтобы создать безбумажный архив в компании? Читайте в статье ECM-Journal

106. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

107. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

108. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

109. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

111. Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.

112. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

113. Архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

114. Фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

115. Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

116. Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

117. Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

118. Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

119. Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

120. Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

121. Консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

123. Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.

124. Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

125. Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

126. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

127. Учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

128. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

129. Единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

130. Единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

131. Учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

132. Список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

133. Лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

134. Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

135. Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

136. Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.

3.3.2. Комплектование архива

137. Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

138. Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

139. Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

140. Выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

141. Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

142. Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

143. Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.

144. Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

145. Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

146. Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

147. Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

148. Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

3.3.3. Информационная деятельность архива

149. Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

150. Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

151. Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

152. Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

153. Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

154. Владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

155. Собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.

156. Ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

157. Публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

158. Документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.

159. Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

160. Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

161. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.

162. Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

163. Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

164. Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

165. Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

166. Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

167. Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

168. Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

169. Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

170. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

171. Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

172. Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

173. Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

174. Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Вы изучили ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Если планируете организовать систему электронного архива в организации, советуем ознакомиться с статьёй Артёма Пермякова на ECM-Journal.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Текст ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р 51141-98

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

Москва
Стандартинформ
2010

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН Федеральной архивной службой России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2009 г.

Содержание

1 Область применения

2 Стандартизованные термины с определениями

2.1 Общие понятия

2.2 Делопроизводство

2.2.1 Документирование

2.2.2 Организация работы с документами

2.3 Архивное дело

2.3.1 Организация документов Архивного фонда Российской Федерации

2.3.2 Обеспечение сохранности документов

2.3.3 Научно-информационная деятельность архивов

Алфавитный указатель терминов на русском языке

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой «Ндп».

Термины-синонимы без пометы «Ндп» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина.

Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.

В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.

Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, а синонимы - курсивом.

ГОСТ Р 51141-98

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

Records management and organization of archives.
Terms and definitions

Дата введения 1999-01-01

1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

2 СТАНДАРТИЗОВАННЫЕ ТЕРМИНЫ С ОПРЕДЕЛЕНИЯМИ

2.1 Общие понятия

1 делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

2 архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов

3 документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

4 внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления

5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

6 изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта

7 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

8 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

9 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

10 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

11 иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии

12 фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

13 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

14 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

15 рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки

16 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

17 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

18 видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки

19 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

20 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ

22 документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

23 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

24 служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

25 юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

26 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

27 подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа

28 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

29 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

31 дублетный документ: Один из экземпляров копии документа

2.2 Делопроизводство

2.2.1 Документирование

32 документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам

33 правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования

34 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

35 унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

36 вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения

37 наименование документа: Обозначение вида письменного документа

38 организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

39 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа

40 постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении

41 переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении

42 формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

43 формуляр-образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

44 бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

45 унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации

46 служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений

47 зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами

48 табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов

49 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

50 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица

51 гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

52 гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

53 гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

54 дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования

55 заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание

56 виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

57 резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение

58 текст официального документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

2.2.2 Организация работы с документами

59 организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

60 документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

61 объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

62 входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение

63 исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения

64 внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

65 регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

66 регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

67 контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

68 срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

69 типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом

70 индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией

71 дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

72 формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

73 оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

74 заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

75 номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

76 индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

2.3 Архивное дело

2.3.1 Организация документов Архивного фонда Российской Федерации

77 архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования

78 архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов

79 профиль архива: Установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению

80 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

81 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой

82 Архивный фонд Российской Федерации: Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации

83 государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью

84 негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности

85 объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи

86 архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода

87 архивная коллекция: Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

88 комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством

89 источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив

90 документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица

91 фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд

92 фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям

93 ценность архивного документа: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение

94 запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат

95 экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

96 перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения

97 выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных

98 выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению

2.3.2 Обеспечение сохранности документов

99 обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

100 обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов

101 режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением

102 реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению

103 старение (архивного) документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов

104 страховая копия (архивного документа): Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала

105 страховой фонд документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов

106 фонд пользования: Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа

107 хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов

108 государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев

109 ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами

110 депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы

111 постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

112 документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

113 документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению

114 ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну

115 учет архивных документов: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах

116 централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения

117 единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

118 единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве

119 учетные документы архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета

120 карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации

121 список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров

122 лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике

123 внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов

124 проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

2.3.3 Научно-информационная деятельность архивов

125 научно-информационная деятельность архива: Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов

126 использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан

127 публикация архивных документов: Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами

128 система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования

129 историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата

130 архивный справочник: Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах

131 межархивный справочник: Архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов

132 архивная опись: Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания

133 путеводитель по (архивным) фондам архива: Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием

134 обзор архивных документов: Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом

135 архивный каталог: Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации

136 указатель (архивный): Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных

137 доступ к архивным документам: Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов

138 архивная справка: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов

139 архивная копия: Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных

140 архивная выписка: Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке

АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ ТЕРМИНОВ НА РУССКОМ ЯЗЫКЕ

автор документа

21

карточка фондовая

120

архив

77

каталог архивный

135

архив

78

кинодокумент

9

архивохранилище

78

коллекция архивная

87

архивохранилище

77

комплектование архива

88

бланк документа

44

контроль исполнения документов

67

вид документа письменного

36

копия архивная

139

видеограмма документа

18

копия архивного документа страховая

104

виза документа официального

56

копия документа

29

выделение документов к уничтожению

98

копия документа заверенная

30

выписка архивная

140

лист (архивного) фонда

122

гриф ограничения доступа к документу

51

наименование документа

37

гриф согласования

52

номенклатура дел

75

гриф утверждения

53

номер дела

76

дата документа запретная

94

номер документа регистрационный

66

дата документа официального

54

носитель информации документированной

5

дело

71

обеспечение сохранности документов

99

дело архивное

2

обеспечение управления документационное

1

делопроизводство

1

обеспечение физико-химической сохранности документов

100

деятельность архива научно-информационная

125

обзор архивных документов

134

документ

3

объем документооборота

61

документ архивный

80

опись архивная

132

документ аудиовизуальный

8

опись документов дела внутренняя

123

документ беловой

19

организация работы с документами

59

документ внутренний

64

оформление дела

73

документ временного хранения

113

оформление документа

49

документ входящий

62

перечень документов со сроками хранения

96

документ графический

7

подлинник документа официального

27

документ дублетный

31

подпись

50

документ изобразительный

6

поле унифицированной формы документа служебное

46

документ иконографический

11

правила документирования

33

документирование

32

прием документов на постоянное хранение выборочный

97

документ исходящий

63

признаки документа внешние

4

документ личного происхождения

22

проверка наличия дел

124

документ личный

22

проверка состояния дел

124

документ машинописный

16

профиль архива

79

документ на машинном носителе

17

публикация архивных документов

127

документооборот

60

путеводитель по (архивным) фондам архива

133

документ организационно-распорядительный

38

регистрация документа

65

документ отправляемый

63

режим хранения архивных документов

101

документ официальный

23

резолюция документа

57

документ письменный

14

реквизит документа

39

документ подлинный

26

реставрация архивного документа

102

документ постоянного хранения

112

сила документа юридическая

25

документ поступивший

62

система документации

34

документ рукописный

15

система документации унифицированная

35

документ служебный

24

система научно-справочного аппарата к документам архива

128

документ текстовой

13

список (архивных) фондов

121

документ черновой

20

справка архивная

138

документы архива учетные

119

справка к архивному фонду историческая

129

доступ к архивным документам

137

справочник архивный

130

дубликат документа

28

справочник межархивный

131

единица учета архивных документов

118

срок исполнения документа

68

единица хранения архивных документов

117

срок исполнения документа индивидуальный

70

заголовок дела

74

срок исполнения документа типовой

69

заголовок документа официального

55

срок секретного хранения архивных документов ог раничительный

114

зона формы документа унифицированной

47

старение архивного документа

103

индекс дела

76

табель унифицированных форм документов

48

индекс документа регистрационный

66

форма документа унифицированная

45

информация документирования

3

формирование дела

72

использование архивных документов

126

источник комплектования

89

карточка (архивного) фонда

120

текст документа официального

58

формуляр документа

42

указатель (архивный)

136

формуляр-образец документа

43

УСД

35

фотодокумент

10

УФД

45

хранение архивных документов

107

учет архивных документов

115

хранение архивных документов ведомственное

107

учет централизованный государственный документов Архивного фонда Российской Федерации

116

хранение архивных документов государственное

108

фонд архивный

81

хранение документов депозитарное

110

фонд архивный групповой

85

хранение документов постоянное

111

фонд архивный комплексный

85

ценность документа архивного

93

фонд архивный личного происхождения

86

часть Архивного фонда Российской Федерации государственная

83

фонд архивный объединенный

85

часть Архивного фонда Российской Федерации негосударственная

84

фонд Архивный Российской Федерации

82

часть реквизита документа переменная

41

фондирование документов

92

часть реквизита документа постоянная

40

фонд документальный

90

экспертиза ценности документов

95

фонд документов страховой

105

фонд пользования

106

фондообразователь

91

фонодокумент

12

Ключевые слова: делопроизводство, документ, документационное обеспечение управления, хранение документов, архив

ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Предисловие

  1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
  2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"
  3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст
  4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
  5. Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы - курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой "Нрк".

Термины-синонимы без пометы "Нрк" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, синонимы - курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения

3.1 Общие понятия
  1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
  2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
  3. Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
  4. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
  5. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
  6. Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
  7. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  8. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
  9. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
  10. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
  11. Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
  12. Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
  13. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
  14. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
  15. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
  16. Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
  17. Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
  18. Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
  19. Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
  20. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, Подтверждают достоверность его происхождения.
  21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
  22. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
  23. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
  24. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
  25. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии' с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
  26. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
  27. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
  28. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
  29. Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
  30. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов.
  31. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
  32. Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.
  33. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.
  34. Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
  35. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
  36. Реквизит документа: Элемент оформления документа.
  37. Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
  38. Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
  39. Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
  40. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
  41. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
  42. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
  43. Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа.

3.2 Делопроизводство

3.2.1 Документирование
  1. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
  2. Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
  3. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
  4. Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
  5. Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
  6. Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
  7. Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
  8. Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
  9. Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
  10. согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
  11. Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
  12. Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
  13. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
  14. Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
  15. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
  16. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
  17. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
  18. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
  19. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
  20. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
  21. Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа.
  22. Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
  23. Текст документа: Основная содержательная часть документа.
  24. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
  25. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
  26. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
  27. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
  28. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
  29. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
3.2.2 Организация работы с документами
  1. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
  2. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
  3. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
  4. Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
  5. Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
  6. Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
  7. Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
  8. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
  9. Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
  10. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
  11. Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
  12. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
  13. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
  14. Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
  15. Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
  16. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
  17. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
  18. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
  19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
  20. Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
  21. Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
  22. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
  23. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
  24. Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
  25. Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
  26. Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
  27. Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
  28. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
  29. Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
  30. Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
  31. Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
  32. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
  33. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3 Архивное дело

3.3.1 Хранение и учет архивных документов
  1. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
  2. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
  3. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
  4. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
  5. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
  6. Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.
  7. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
  8. Архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
  9. фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
  10. Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
  11. Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
  12. Обеспечение физико-химическ
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р 51141-98

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

Москва
Стандартинформ
2010

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН Федеральной архивной службой России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2009 г.

Содержание

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой «Ндп».

Термины-синонимы без пометы «Ндп» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина.

Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.

В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.

Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, а синонимы - курсивом.

ГОСТ Р 51141-98

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

Records management and organization of archives.
Terms and definitions

Дата введения 1999-01-01

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и арх

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Предисловие

  1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
  2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
  3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст
  4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
  5. Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения

3.1 Общие понятия
  1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
  2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
  3. Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
  4. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
  5. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
  6. Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
  7. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  8. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
  9. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
  10. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
  11. Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
  12. Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
  13. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
  14. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
  15. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
  16. Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
  17. Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
  18. Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
  19. Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
  20. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, Подтверждают достоверность его происхождения.
  21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
  22. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
  23. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
  24. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
  25. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии’ с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
  26. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
  27. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
  28. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
  29. Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
  30. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.
  31. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
  32. Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
  33. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
  34. Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
  35. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
  36. Реквизит документа: Элемент оформления документа.
  37. Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
  38. Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
  39. Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
  40. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
  41. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
  42. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
  43. Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа.

3.2 Делопроизводство

3.2.1 Документирование
  1. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
  2. Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
  3. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
  4. Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
  5. Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
  6. Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
  7. Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
  8. Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
  9. Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
  10. согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
  11. Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
  12. Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
  13. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
  14. Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
  15. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
  16. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
  17. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
  18. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
  19. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
  20. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
  21. Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.
  22. Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
  23. Текст документа: Основная содержательная часть документа.
  24. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
  25. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
  26. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
  27. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
  28. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
  29. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
3.2.2 Организация работы с документами
  1. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
  2. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
  3. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
  4. Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
  5. Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
  6. Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
  7. Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
  8. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
  9. Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
  10. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
  11. Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
  12. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
  13. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
  14. Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
  15. Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
  16. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
  17. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
  18. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
  19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
  20. Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
  21. Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
  22. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
  23. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
  24. Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
  25. Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
  26. Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
  27. Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
  28. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
  29. Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
  30. Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
  31. Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
  32. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
  33. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3 Архивное дело

3.3.1 Хранение и учет архивных документов
  1. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
  2. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
  3. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
  4. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
  5. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историч
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения


Home » Библиотека » Стандарты » Система электронного документооборота » ГОСТ Р » ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98

” Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”

(утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

” Records management and organization of archives.

Terms and definitions”

(Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России

от 27 февраля 1998 г. N 28)

Дата введения 1 января 1999 г.

Введен впервые

1. Область применения

2. Стандартизованные термины с определениями

2.1. Общие понятия

2.2. Делопроизводство

2.2.1. Документирование

2.2.2. Организация работы с документами

2.3. Архивное дело

2.3.1. Организация документов Архивного фонда Российской

Федерации

2.3.2. Обеспечение сохранности документов

2.3.3. Научно-информационная деятельность архивов

Алфавитный указатель терминов на русском языке

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой ” Ндп” .

Термины-синонимы без пометы ” Ндп” приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина.

Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.

В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.

Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, – светлым, а синонимы – курсивом.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

2 Стандартизованные термины с определениями

2.1 Общие понятия

1 делопроизводство;документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

2 архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов

3 документ;документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

4 внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления

5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

6 изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта

7 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

8 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

9 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

10 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

11 иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии

12 фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

13 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

14 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

15 рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки

16 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

17 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

18 видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки

19 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

20 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ

22 документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

23 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

24 служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

25 юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

26 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

27 подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа

28 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

29 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

31 дублетный документ: Один из экземпляров копии документа

2.2 Делопроизводство

2.2.1 Документирование

32 документирование:Запись информации на различных носителях по установленным правилам

33 правила документирования:Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования

34 система документации:Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

35 унифицированная система документации;УСД:Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

36 вид письменного документа:Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения

37 наименование документа:Обозначение вида письменного документа

38 организационно-распорядительный документ:Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

39 реквизит документа:Обязательный элемент оформления официального документа

40 постоянная часть реквизита документа:Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении

41 переменная часть реквизита документа:Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении

42 формуляр документа:Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

43 формуляр-образец документа:Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

44 бланк документа:набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

45 унифицированная форма документа;УФД:Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации

46 служебное поле унифицированной формы документа:Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений

47 зона унифицированной формы документа:Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами

48 табель унифицированных форм документов:Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов

49 оформление документа:Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

50 подпись:Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица

51 гриф ограничения доступа к документу:Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

52 гриф согласования:Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

53 гриф утверждения:реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

54 дата официального документа:Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования

55 заголовок официального документа:Реквизит документа, кратко излагающий его содержание

56 виза официального документа:Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

57 резолюция документа:Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение

58 текст официального документа:Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

2.2.2 Организация работы с документами

59 организация работы с документами:Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

60 документооборот:Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

61 объем документооборота:Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

62 входящий документ;поступивший документ:Документ, поступивший в учреждение

63 исходящий документ;отправляемый документ:Официальный документ, отправляемый из учреждения

64 внутренний документ:Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

65 регистрация документа:Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

66 регистрационный индекс документа;регистрационный номер документа:Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

67 контроль исполнения документов:Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

68 срок исполнения документа:Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

69 типовой срок исполнения документа:Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом

70 индивидуальный срок исполнения документа:Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией

71 дело:Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

72 формирование дела:Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

73 оформление дела:Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

74 заголовок дела:Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

75 номенклатура дел:Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

76 индекс дела;номер дела:Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

2.3 Архивное дело

2.3.1 Организация документов Архивного фонда Российской Федерации

77 архив (Ндп. архивохранилище):Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования

78 архивохранилище (Ндп. архив):Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов

79 профиль архива:Установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению

80 архивный документ:Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

81 архивный фонд:Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой

82 Архивный фонд Российской Федерации:Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации

83 государственная часть Архивного фонда Российской Федерации:Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью

84 негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации:Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности

85 объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд):Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи

86 архивный фонд личного происхождения:Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода

87 архивная коллекция:Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

88 комплектование архива:Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством

89 источник комплектования:Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив

90 документальный фонд:Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица

91 фондообразователь:Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд

92 фондирование документов:Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям

93 ценность архивного документа:Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение

94 запретная дата документа:Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат

95 экспертиза ценности документов:Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

96 перечень документов со сроками хранения:Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения

97 выборочный прием документов на постоянное хранение:Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных

98 выделение документов к уничтожению:Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению

2.3.2 Обеспечение сохранности документов

99 обеспечение сохранности документов:Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

100 обеспечение физико-химической сохранности документов:Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов

101 режим хранения архивных документов:Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением

102 реставрация архивного документа:Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению

103 старение (архивного) документа:Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов

104 страховая копия (архивного документа):Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала

105 страховой фонд документов:Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов

106 фонд пользования:Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа

107 хранение архивных документов:Обеспечение рационального размещения и сохранности документов

108 государственное хранение архивных документов:Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев

109 ведомственное хранение архивных документов:Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами

110 депозитарное хранение документов:Хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы

111 постоянное хранение документов:Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

112 документ постоянного хранения:Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

113 документ временного хранения:Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению

114 ограничительный срок секретного хранения архивных документов:Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну

115 учет архивных документов:Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах

116 централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации:Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения

117 единица хранения архивных документов:Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

118 единица учета архивных документов:Единица измерения количества документов в архиве

119 учетные документы архива:Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета

120 карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка):Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации

121 список (архивных) фондов:Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров

122 лист (архивного) фонда:Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике

123 внутренняя опись документов дела:Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов

124 проверка наличия [состояния] дел:Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

2.3.3 Научно-информационная деятельность архивов

125 научно-информационная деятельность архива:Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов

126 использование архивных документов:Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан

127 публикация архивных документов:Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами

128 система научно-справочного аппарата к документам архива:Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования

129 историческая справка к архивному фонду:Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата

130 архивный справочник:Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах

131 межархивный справочник:Архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов

132 архивная опись:Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания

133 путеводитель по (архивным) фондам архива:Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием

134 обзор архивных документов:Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом

135 архивный каталог:Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации

136 указатель (архивный):Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных

137 доступ к архивным документам:Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов

138 архивная справка:Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов

139 архивная копия:Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных

140 архивная выписка:Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке

Алфавитный указатель терминов на русском языке

автор документа                                                21

архив                                                          77

архив                                                          78

архивохранилище                                                78

архивохранилище                                                77

бланк документа                                                44

вид документа письменного                                      36

видеограмма документа                                          18

виза документа официального                                    56

выделение документов к уничтожению                             98

выписка архивная                                              140

гриф ограничения доступа к документу                           51

гриф согласования                                              52

гриф утверждения                                               53

дата документа запретная                                       94

дата документа официального                                    54

дело                                                           71

дело архивное                                                   2

делопроизводство                                                1

деятельность архива научно-информационная                     125

документ                                                        3

документ архивный                                              80

документ аудиовизуальный                                        8

документ беловой                                               19

документ внутренний                                            64

документ временного хранения                                  113

документ входящий                                              62

документ графический                                            7

документ дублетный                                             31

документ изобразительный                                        6

документ иконографический                                      11

документирование                                               32

документ исходящий                                             63

документ личного происхождения                                 22

документ личный                                                22

документ машинописный                                          16

документ на машинном носителе                                  17

документооборот                                                60

документ организационно-распорядительный                       38

документ отправляемый                                          63

документ официальный                                           23

документ письменный                                            14

документ подлинный                                             26

документ постоянного хранения                                 112

документ поступивший                                           62

документ рукописный                                            15

документ служебный                                             24

документ текстовой                                             13

документ черновой                                              20

документы архива учетные                                      119

доступ к архивным документам                                  137

дубликат документа                                             28

единица учета архивных документов                             118

единица хранения архивных документов                          117

заголовок дела                                                 74

заголовок документа официального                               55

зона формы документа унифицированной                           47

индекс дела                                                    76

индекс документа регистрационный                               66

информация документирования                                     3

использование архивных документов                             126

источник комплектования                                        89

карточка (архивного) фонда                                    120

карточка фондовая                                             120

каталог архивный                                              135

кинодокумент                                                    9

коллекция архивная                                             87

комплектование архива                                          88

контроль исполнения документов                                 67

копия архивная                                                139

копия архивного документа страховая                           104

копия документа                                                29

копия документа заверенная                                     30

лист (архивного) фонда                                        122

наименование документа                                         37

номенклатура дел                                               75

номер дела                                                     76

номер документа регистрационный                                66

носитель информации документированной                           5

обеспечение сохранности документов                             99

обеспечение управления документационное                         1

обеспечение физико-химической сохранности документов          100

обзор архивных документов                                     134

объем документооборота                                         61

опись архивная                                                132

опись документов дела внутренняя                              123

организация работы с документами                               59

оформление дела                                                73

оформление документа                                           49

перечень документов со сроками хранения                        96

подлинник документа официального                               27

подпись                                                        50

поле унифицированной формы документа служебное                 46

правила документирования                                       33

прием документов на постоянное хранение выборочный             97

признаки документа внешние                                      4

проверка наличия дел                                          124

проверка состояния дел                                        124

профиль архива                                                 79

публикация архивных документов                                127

путеводитель по (архивным) фондам архива                      133

регистрация документа                                          65

режим хранения архивных документов                            101

резолюция документа                                            57

реквизит документа                                             39

реставрация архивного документа                               102

сила документа юридическая                                     25

система документации                                           34

система документации унифицированная                           35

система научно-справочного аппарата к документам архива       128

список (архивных) фондов                                      121

справка архивная                                              138

справка к архивному фонду историческая                        129

справочник архивный                                           130

справочник межархивный                                        131

срок исполнения документа                                      68

срок исполнения документа индивидуальный                       70

срок исполнения документа типовой                              69

срок секретного хранения архивных документов ограничительный  114

старение архивного документа                                  103

табель унифицированных форм документов                         48

текст документа официального                                   58

указатель (архивный)                                          136

УСД                                                            35

УФД                                                            45

учет архивных документов                                       115

учет централизованный государственный документов Архивного

фонда Российской Федерации                                          116

фонд архивный                                                   81

фонд архивный групповой                                         85

фонд архивный комплексный                                       85

фонд архивный личного происхождения                             86

фонд архивный объединенный                                      85

фонд Архивный Российской Федерации                              82

фондирование документов                                         92

фонд документальный                                             90

фонд документов страховой                                      105

фонд пользования                                               106

фондообразователь                                               91

фонодокумент                                                    12

форма документа унифицированная                                 45

формирование дела                                               72

формуляр документа                                              42

формуляр-образец документа                                      43

фотодокумент                                                    10

хранение архивных документов                                   107

хранение архивных документов ведомственное                     107

хранение архивных документов государственное                   108

хранение документов депозитарное                               110

хранение документов постоянное                                 111

ценность документа архивного                                    93

часть Архивного фонда Российской Федерации государственная      83

часть Архивного фонда Российской Федерации негосударственная    84

часть реквизита документа переменная                            41

часть реквизита документа постоянная                            40

экспертиза ценности документов                                  95

ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Текст ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

>

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ГОСТ 16487—83

Издание официальное

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

Москва

УДК 001.4: 65.011.56: 006.354 Группа ТОО

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

гост 16487-83

Взамен

ГОСТ 16487—70

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

Records management and organization of archives.

Terms and definitions

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 31 октября 1983 г. Не 5331 срок введения установлен

с 01.01.85

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Применение терминов—синонимов стандартизованного термина запрещается. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в стандарте в качестве справочных и обозначены «Ндп».

Для отдельных стандартизованных терминов в стандарте приведены справочные краткие формы, которые разрешается применять в случаях, исключающих возможность их различного толкования. Установленные определения можно, при необходимости, изменять по форме изложения, не допуская нарушения границ понятий.

В стандарте приведен алфавитный указатель содержащихся в нем терминов на русском языке.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткая форма — светлым, а недопустимые синонимы — курсивом.

Издание официальное

Перепечатка воспрещена

Переиздание. Февраль 1987 г.

© Издательство стандартов, 1987


ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ

  • 1. Делопроизводство

  • 2. Архивное дело

  • 3. Документ

  • 4. Документирование

  • 5. Документная информация

Ндп. Документальная информация

Автор


Текст

  • 8. Текстовой документ

  • 9. Письменный документ

  • 10. Рукописный документ

  • 11. Машинописный документ Ндп. Рукопись

  • 12. Автограф

  • 13. Черновой документ

  • 14. Беловой документ

  • 15. Изобразительный документ

Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами

Отрасль деятельности, охватывающая вопросы организации хранения и использования архивных документов

Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве

Создание документов

Организация или лицо, создавшие документ.

Примечание. Слово «организация» (в предметном значении) здесь и далее употребляется вместо слов «учреждение, предприятие, организация»

Речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи

Документ, содержащий речевую информацию

Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

Письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки

Письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся с помощью пишущей машины

Текст, написанный собственноручно

Рукописный или машинописый документ, отражающий работу автора над текстом документа

Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

Документ, содерж аший информ ацию. выраженную посредством изображения какого-либо объекта или каких-либо объектов

Термин

  • 16. Графический документ

  • 17. Фотодокумент

  • 18. Аудиовизуальный документ

  • 19. Кинодокумент

  • 20. Фонодокумент

  • 21. Подлинный документ


22. Копия документа Копия



25. Документ личного происхождения

Ндп. Личный документ


Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

Документ, сведения о времени и месте создания которого и/или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности

Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Примечание. Под внешними признаками понимаются признаки, характеризующие способ фиксирования информации, носитель, физическое состояние и размер документа, элементы его правого, делопроизводственного, художественного оформления

По ГОСТ 13.0.002—84

Официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера

Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Официальный документ

26. Официальный документ

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

Примечание. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выпол-


  • 27. Управленческий документ

  • 28. Автор официального документа

  • 29. Реквизит документа

Реквизит

Бланк документа

Подлинник

Дубликат

Выписка

Формуляр-образец

Определение

нением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей

Организация или должностное лицо, от которых исходит официальный документ

Элемент официального документа

Проставление необходимых реквизитов

Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной

Первый или единственный экземпляр официального документа

Повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника

Копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке

По ГОСТ 6.10.2—83

По ГОСТ 6.10.2-83

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

  • 37. Документооборот

  • 38. Объем документооборота

  • 39. Регистрация документов

  • 40. Дело

  • 41. Номенклатура дел

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки

Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них

Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Термин

Определение

42. Формирование дела

Отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела

43. Оформление дела

Определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению

44. Единая государственная сн-

Система документационного обеспечения

стема делопроизводства

управленческой деятельности, определяю-

ЕГСД

щая типовые процессы документирования и организации работы с документами

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Государственная архивная служба и организация документов Государственного архивного фонда СССР

45. Архив

Ндп. Архивохранилище



48. Ведомственный архив


Организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации

Специально оборудованное помещение архива, предназначенное для хранения архивных документов

Архив, непосредственно подчиненный какому-либо органу управления архивным делом или исполкому районного (городского) Совета народных депутатов

Архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, либо являющийся структурным подразделением организации


Ндп. Документальные материалы

Архивные материалы


Документ, имеющий политическое, народнохозяйственное, научное, социальнокультурное значение и на этом основании подлежащий государственному учету и приему на государственное хранение

Ценный документ, имеющий для государства непреходящее значение и незаменимый при утрате

Совокупность ценных архивных документов, являющихся собственностью Советского государства

Система государственных органов управления архивным делом и подведомственных им государственных архивов

Термин

Определение

54. Государственное хранение документов

Государственное хранение

Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое государственными

архивами, а также некоторыми другими организациями, имеющими иа это право

55. Ведомственное хранение кументов

Ведомственное хранение

до-

Хранение архивных документов какой-либо организацией в течение установленных сроков

56. Профиль архива

Установленная для данного архива совокупность содержательных или формальных признаков документов, в соответствии с которой определяется состав документов, подлежащим хранению в нем.

Примечание. Под формальным признаком документа понимается способ закрепления информации на носителе

57. Сеть государственных хивов

ар-

Система государственных архивов, созданная в соответствии с их профилями, а также национально-государственным устройством и административно-территориальным делением

58. Комплектование архива

Комплектование

Систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю

59. Источники комплектования архивов

Источники комплектования

Организация или лица передающие документы в государственные или ведомственных архивы

60. Документальный фонд Ндп. Архив

Личный архив Документальный фонд

Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации либо лица

61. Фондообразователь

Ндп. Фондодержатель

Организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд

62. Архивный фонд

Фонд

Ндп. Архив

Учетная и классификационная единица Государственного архивного фонда СССР, представляющая собой часть документального фонда, принятую на государственное хранение, либо сформированную в архиве обособленную совокупность документов, исторически и/или логически связанных между собой

63. Объединенный архивный

фонд

Ндп. Архив

Групповой архивный фонд Комплексный архивный

фонд

Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразова-телей

Термна

Определение

64. Архивный фонд личного происхождения

Архивный фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семьи или рода

65. Архивная коллекция

Коллекция

Архивный фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фон-дообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

66. Фондирование документов Фондирование

Классифицирование документов по архивным фондам

67. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности

Определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Обеспечение сохранности

Обеспечение физической сохранности

Учетный документ


72. Государственный учет документов ГАФ СССР


Централизованный, учет

Ндп. Фондовая карточка

Обеспечение физической сохранности документов и их учет

Создание и поддержание оптимальных условий хранения документов, осуществление их консервации, реставрации, биохимической защиты, создание и пополнение фонда пользования

Установление и фиксация в учетных документах количества архивных документов в единицах учета

Документ установленной формы, фиксирующий прием, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета и предназначенный для контроля за сохранностью архивных документов и закрепления их организации

Учет архивных документов, осуществляемый учреждениями государственной архивной службы во единым формам учетных документов

Учет количества и мест хранения документов Государственного архивного фонда СССР по документам установленной формы в Центральном фондовом каталоге Главного архивного управления при Совете Министров СССР

Учетный документ, предназначенный для государственного в централизованного учета документов Государственного архивного фонда СССР


Список фондов

Лист фонда

Единица хранения


Единица учета

Проверка наличия


Страховая копия

Страховой фонд

Фонд пользования

Определение

Учетный документ, фиксирующий присвоение номеров архивным фондам и выбытие архивных фондов

Учетный документ, фиксирующий изменения в количестве и составе документов архивного фонда

Наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющие самостоятельное значение

Принятая в архивном деле единица счета количества документов, состоящая из одной или многих взаимосвязанных единиц хранения

Установление соответствия фактического наличия единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление документов, требующих консервации, реставрации, дезинсекции, дезинфекции

Копия особо ценного документа, изготовленная на случай его утраты или повреждения

Совокупность страховых копий документов

Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа

НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВОВ

83. Система научно-справочного аппарата к документам ГАФ СССР

СНСА ГАФ СССР


Совокупность взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, созданных на единых метрологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов и ретроспективной документной информации

Информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную

Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации



86. Путеводитель по фондам архива (архивов)

Путеводитель по фондам


87. Архивный каталог

Каталог

Ндп. Картотека


Каталогизация

Обзор документов

Пользование документами

Использование документов


93. Архивная копия


94. Архивная выписка


Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов или комплекса архивных документов либо краткие сведения о них

Архивный справочник, содержащий систематизированные сведения из документов, расположенные в соответствии с принятой в нем логической пли алфавитной структурой построения

Создание ■ обеспечение функционирования архивных каталогов

Архивный справочник, содержащий си-стематиэярованиые сведения об архивных документах, дополненные в необходимых случаях ах источниковедческим анализом

Прочтение либо просмотр «/или прослушивание архивных документов, регламентированные ера валами

Применение информации архивных документов в интереса к государства, общества в законных интересах граждан

Официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящиеся к предмету запроса, с указанием адресов документов

Официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение архивного графического документа с указанием их адресов

Архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного пнсьмеяного документа

С. 10 ГОСТ 16487<—П

АДФАВИТШЙ УКАЗАТЕЛЬ ТЕРМИНОВ

Автограф

Автор

Автор документа

Автор официального документа Архив

Архив

Архив ведомственный Архив государственный

Архив личный Архивное дело Архивохранилище Архивохранилище Бланк документа

Бланк официального документа Выписка

Выписка архивная

Выписка из официального докумевта ГАФ ccci>

Дело Делопроизводство Документ Документ архива учетный Документ архивный

Документ аудиовизуальный Документ беловой Документ графический Документ изобразительный Документ личного происхождения Документ личный

Документ личный

Документ машинописный Документ особо ценный Документ официальный Документ письменный Документ подлинный Документ рукописный Документ текстовой Документ унифицированный Документ управленческий Документ учетный Документ ценный Документ черновой Документирование Документооборот

Дубликат

Дубликат документа

ЕГСД

Единица учета

Единица учета архивных документов Единица хранения

Единица хранения архивных документов Использование документов Использование архивных документов Источники комплектования

Источники комплектования архивов

12

б

6

28

46, 60, 62, 63

47

60

2

45

31

31

34

94

52

40

1

71

18

16

25

11

51

2t)

21

8

27

71

13

37

33

33

44

78

78

77

77

91

90

59

59

Информация документальная

Информация документная

Карточка архивного фонда

Карточка фонда

Карточка фондовая

Картотека

Каталог

Каталог архивный

Каталогизация

Каталогизация архивных документов

Кинодокумент

Коллекция

Коллекция архивная

Комплектование

Комплектование архива

Копия

Копия архивная

Копия документа

Копия документа страховая

Копия страховая

Лист архивного фонда

Лист фонда

Материалы архивные

Материалы документальные

Микрофильм

Номенклатура дел

Обзор архивных документов

Обзор документов

Обеспечение сохранности

Обеспечение сохранности документов

Обеспечение физической сохранности

Обеспечение физической сохранности документов

Опись

Опись архивная

Оформление дела

Оформление официального документа

Подлинник

Подлинник официального документа

Пользование документами

Пользование архивными документами

Проверка наличия

Проверка наличия и состояния документов

Профиль архива

Путеводитель по фондам

Путеводитель по фондам архива (архивов)

Регистрация документов

Реквизит

Реквизит документа

Рукопись

Сеть государственных архивов

Система делопроизводства единая государственная ЕГСД

Система научно-справочного аппарата к докумежгам ГАФ СССР Служба архивная государственная

СНСА ГАФ СССР

Список фондов

Список фондов архива

Справка архивная

5

5

74

74

74

87

87

88

19

65

65

58

58

22

93

22

80

80

76

76

49

49

23

41

89

68

68

69 •69 85

32

90

79

79

86

39

29

29

11

83

53

83

75

75

32

С. 12 ГОСТ 16487—

Справочник, архивный 64-Текст 7 Текст документа 7 Учет архивных документом 70 Учет документов 70 Учет документов ГАФ СССР государственный 72 Учет документов ГАФ СССР цемтралшзованный государственный 73 Учет централизованный 73 Фонд 62 Фонд архивный 62 Фонд архивный групповой 63 Фонд архивный комплексный 63 Фонд архивный объединенный 63 Фонд документальный 60 Фонд документный 60 Фонд копий документов страховой 31 Фонд личного происхождения архивный 61 Фонд пользования 32 Фонд пользования архивными документами 32 Фонд СССР Государственный архивный 52 Фонд страховой 81 Фондирование 66 Фондирование документов 6G Фондообразователь 61 Фонодокумент 20 Формирование дела 42 Формуляр-образец 36 Формуляр-образец документа 36 Фотодокумент 17 Хранение ведомственное 55 Хранение государственное 54 Хранение додументов ведомственное 55 Хранение документов государственное 54 Экспертиза ценности 67 Экспертиза ценности документов 67

Редактор Т. В. Смыка Технический редактор Э. В. Митяй Корректор Г. Я. Чуйко

Сдано в ваб. 08.06.87 Поди, в печ. 25.08.87 1,0 усл. п. л. 1,0 усл. кр.-отт. 0,97 уч.-изд. л.

Тираж 16 000 Цена 5 коп.

Ордена «Знак Почета» Издательство стандартов. 123840, Москва. ГСП. Новопресненский пер., д. 3.

Вильнюсская типография Издательства стандартов, ул. Миндауго, 12/14. Зак. 2841.


Единица

Накмеиомкме

Обозначение

международное

русское


ОСНОВНЫЕ ЕДИНИЦЫ СИ

Длина

метр

m

Масса

килограмм

kg

Время

секунда

s

Сила электрического тока

ампер

А

Термодинамическая температура

кельвин

К

Количество вещества

моль

mol

Сила света

кандела

cd


до

ПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЕДИНИЦЫ СИ


Плоский угол Телесный угол




sr



ПРОИЗВОДНЫЕ ЕДИНИЦЫ СИ, ИМЕЮЩИЕ СПЕЦИАЛЬНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ

Величина

Единица

Выражение через осмоаные и до-полнигеланые единицы СИ

Наименова-нме

Обозначение

международное

русское

Частота

герц

Hz

Гц

С-'

Сила

ньютон

N

н

М-КГ-С”2

Давление

паскаль

Ра

Па

М-’ • КГ С“2

Энергия

джоуль

J

Дж

м’-КГС"8

Мощность

ватт

W

Вт

M2- кг с^3

Количество электричества

кулон

с

Кл

с ■ А

Электрическое напряжение

вольт

V

В

м2кгс“3*А~*

Электрическая емкость

фарад

F

Ф

м-Snr-1, с4 А’

Электрическое сопротивление

ом

U

Ом

м2-кг-с“° • А*2

Электрическая проводимость

сименс

S

См

м-Чкг-' с3 А2

Поток магнитной индукции

вебер

Wb

Вб

м2 - кг- с^ А'1

Магнитная индукция

тесла

т

Тл

кг с-2 - А“*

Индуктивность

генри

н

Гн

м2-кг-с“2 • А-2

Световой поток

люмен

лм

кд ср

Освещенность

люкс

лк

м~2 • кд • ср

Активность радионуклида

беккерель

Bq

Бк

С-1

Поглощенная доза ионизирую*

грэй

Gy

Гр

м’ - с-2

щего излучения Эквивалентная доза излучения

зивеот

Sv

Зв

м2* с-2

gost-engine / engine: эталонная реализация российских ГОСТ криптоалгоритмов для OpenSSL
перейти к содержанию Зарегистрироваться
  • Почему GitHub? Особенности →
    • Обзор кода
    • Управление проектами
    • Интеграция
    • Действия
    • Пакеты
    • Безопасность
    • Управление командой
    • Хостинг
    • Отзывы клиентов →
    • Безопасность →
  • команда
  • предприятие
  • Проводить исследования
    • Исследуйте GitHub →
    учиться и внести свой вклад
    • Темы
    • Коллекции
    • Тенденции
    • Learning Lab
    • Руководства с открытым исходным кодом
    Общайтесь с другими
    • События
    • Общественный форум
    • GitHub Education
.

гост-двигатель · GitHub

перейти к содержанию гост-двигатель Зарегистрироваться
  • Почему GitHub? Особенности →
    • Обзор кода
    • Управление проектами
    • Интеграция
    • Действия
    • Пакеты
    • Безопасность
    • Управление командой
    • Хостинг
    • Отзывы клиентов →
    • Безопасность →
  • команда
  • предприятие
  • Проводить исследования
    • Исследуйте GitHub →
    учиться и внести свой вклад
    • Темы
    • Коллекции
    • Тенденции
    • Learning Lab
    • Руководства с открытым исходным кодом
    Общайтесь с другими
    • События
    • Общественный форум
    • GitHub Education
  • базарная площадь
  • ценообразование
.

ГОСТ Внедрение криптографии · GitHub

перейти к содержанию GostCrypt Зарегистрироваться
  • Почему GitHub? Особенности →
    • Обзор кода
    • Управление проектами
    • Интеграция
    • Действия
    • Пакеты
    • Безопасность
    • Управление командой
    • Хостинг
    • Отзывы клиентов →
    • Безопасность →
  • команда
  • предприятие
  • Проводить исследования
    • Исследуйте GitHub →
    учиться и внести свой вклад
    • Темы
    • Коллекции
    • Тенденции
    • Learning Lab
    • Руководства с открытым исходным кодом
    Общайтесь с другими
.

Cryptology ePrint Archive: Отчет 2011/211

Cryptology ePrint Archive: Отчет 2011/211 - Оценка безопасности по ГОСТ 28147-89 с учетом международной стандартизации

Cryptology ePrint Archive: Отчет 2011/211

Оценка безопасности ГОСТ 28147-89 с учетом международной стандартизации Николя Т. Куртуа Аннотация: ГОСТ 28147-89 - известный 256-битный блочный шифр, который является вероятной альтернативой для AES-256 и тройного DES, который, однако, имеет гораздо более низкую стоимость реализации.ГОСТ реализуется в стандартных криптографических библиотеках, таких как OpenSSL и Crypto ++, и становится все более популярным и используется также за пределами страны происхождения и в Интернете. В 2010 году ГОСТ был представлен ISO, чтобы стать мировым стандартом промышленного шифрования. До 2011 года исследователи единодушно соглашались с тем, что ГОСТ может или должен быть очень безопасным, что было обобщено в 2010 году следующими словами: несмотря на значительные криптоаналитические усилия, проведенные за последние 20 лет, ГОСТ все еще не нарушен ».К сожалению, недавно было обнаружено, что ГОСТ может быть взломан и является глубоко ошибочным шифром. Существует очень большое количество недавно опубликованных работ по криптоанализу ГОСТа, известных нам. Одна простая атака уже была представлена ​​в феврале на FSE 2011. В этой короткой статье мы опишем другую атаку, чтобы проиллюстрировать тот факт, что в настоящее время существует множество атак на ГОСТ, которые требуют гораздо меньше памяти и даже не требуют свойства отражения провести, без чего недавняя атака с FSE 2011 не сработает.Нам также известно о многих значительно более быстрых атаках и о многочисленных особых, даже более слабых случаях. Они будут опубликованы на соответствующих рецензируемых конференциях по криптографии, но мы должны предупредить комитеты ISO прямо сейчас.

В более общем плане, мы стремимся сделать больше, чем просто указать, что основной стандарт шифрования имеет недостатки. Мы хотели бы представить и предложить новую общую парадигму для эффективного симметричного криптоанализа так называемого «снижения алгебраической сложности», которая, по нашему мнению, будет структурировать и стимулировать значительные объемы научных исследований по симметричному криптоанализу на многие годы вперед.В этой статье мы объясним основные идеи, стоящие за ней, а также объясним точное понятие «сокращения алгебраической сложности черного ящика». Эта новая парадигма основана на многих уже известных атаках на симметричные шифры, таких как атаки с фиксированной точкой, скольжение, зацикливание, зацикливание, отражение и другие атаки на самоподобие, но точные атаки, которые мы получаем, никогда не могли быть разработаны ранее, потому что только в последние 5 По прошествии многих лет стало возможным продемонстрировать наличие соответствующего последнего шага для многих таких атак, а именно алгебраической атаки программного обеспечения с низкой сложностью данных.Эта методология приводит к большому количеству новых атак на ГОСТ, более сложных, лучших и более эффективных, чем на FSE 2011. Один из примеров такой атаки приведен в настоящей статье.

Категория / Ключевые слова: Блочные шифры, схемы Фейстеля, планирование ключей, самоподобие, атаки с отражением, атаки с одним ключом, алгебраические атаки, снижение алгебраической сложности, сокращение черного ящика Дата: получено 2 мая 2011 года, последняя редакция - 9 мая 2011 года Свяжитесь с автором: n courtois at cs ucl ac uk Доступные форматы: PDF | BibTeX Цитирование Версия: 20110509: 205940 (Все версии этого отчета) Короткий URL: ia.кр / 2011/211
[Архив криптологии ePrint] ,

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *