«Требования к оформлению документов. Комментарий к ГОСТ Р 7.0.97 – 2016», А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая
3
СОДЕРЖАНИЕ
6
ВВЕДЕНИЕ
7
ГЛАВА 1. НОРМАТИВНАЯ БАЗА И ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ В ОБЛАСТИ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8
1.1. Правовые основы создания документов
8
1.1.1. Источники правил создания документов
12
1.1.2. Правила юридической техники
16
1.1.3. Правила делопроизводства
19
1.1.4. Стандарты и другие документы по стандартизации
24
1.2. Информация, документированная информация, документ
33
1.3. Системы документации. Унификация документации
39
1.4. Организационно-распорядительная документация
47
1.
5. Оформление документов53
1.6. Понятия, связанные с копированием документов
53
1.6.1. Подлинник документа
56
1.6.2. Дубликат документа
58
1.6.3. Копия документа
58
1.6.4. Заверенная копия документа
61
1.6.5. Выписка из документа
61
1.6.6. Копия электронного документа на бумажном носителе
62
1.6.7. Нотариальное заверение копий документов и выписок из них
65
ГЛАВА 2. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ
66
2.1. Комплекс правовых актов организации по оформлению документов
67
2.2. Регламент организации
69
2.3. Инструкция по делопроизводству
-
72
2.
4. Правила оформления документов 75
2.5. Правила оформления нормативных правовых актов
78
2.6. Табель унифицированных форм документов
82
2.7. Альбом унифицированных форм документов
84
2.8. Справочники, пособия, словари. Лингвистическая экспертиза документов
87
2.9. Правовые акты организации по отдельным вопросам оформления документов
89
ГЛАВА 3. СТРУКТУРА, СОДЕРЖАНИЕ, ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ГОСТ Р 7.0.97-2016
90
3.1. Структура стандарта
92
3.2. Титульный лист. Обозначение и наименование стандарта
95
3.3. Предисловие к стандарту
98
3.4. Область применения
99
3.5. Нормативные ссылки
100
3.
6. Приложения к стандарту
101
ГЛАВА 4. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПО ГОСТ Р 7.0.97-2016
102
4.1. Создание документов на бумажном носителе и электронных документов
104
4.2. Нумерация страниц
106
4.3. Гарнитура и размер шрифта
106
4.4. Абзацный отступ
107
4.5. Межстрочный интервал
109
4.6. Длина строки реквизита
109
4.7. Выделение реквизитов полужирным шрифтом
- 110
4.8. Титульный лист документа
111
ГЛАВА 5. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ГОСТ Р 7.0.97-2016
112
5.1. Перечень реквизитов
112
5.2. Схемы расположения реквизитов
115
5.
3. Различия в составе реквизитов ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р 6.30-2003119
5.4. Оформление реквизитов документов
119
5.4.1. Реквизит 01 — «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»
126
5.4.2. Реквизит 02 — «Эмблема»
128
5.4.3. Реквизит 03 — «Товарный знак (знак обслуживания)»
5.4.4. Реквизит 04 — «Код формы документа»
131
5.4.5. Реквизит 05 — «Наименование организации — автора документа»
134
5.4.6. Реквизит 06 — «Наименование структурного подразделения — автора документа»
136
5.4.7. Реквизит 07 — «Наименование должности лица — автора документа»
136
5.4.8. Реквизит 08 — «Справочные данные об организации»
139
5.
4.9. Реквизит 09 — «Наименование вида документа»140
5.4.10. Реквизит 10 — «Дата документа»
142
5.4.11. Реквизит 11 — «Регистрационный номер документа»
144
5.4.12. Реквизит 12 — «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»
145
5.4.13. Реквизит 13 — «Место составления (издания) документа»
148
5.4.14. Реквизит 14 — «Гриф ограничения доступа к документу»
152
5.4.15. Реквизит 15 — «Адресат»
157
5.4.16. Реквизит 16 — «Гриф утверждения документа»
160
5.4.17. Реквизит 17 — «Заголовок к тексту»
162
5.4.18. Реквизит 18 — «Текст документа»
169
5.4.19. Реквизит 19 — «Отметка о приложении»
174
5.
4.20. Реквизит 20 — «Гриф согласования документа»176
5.4.21. Реквизит 21 — «Виза»
182
5.4.22. Реквизит 22 — «Подпись»
5.4.23. Реквизит 23 — «Отметка об электронной подписи»
192
5.4.24. Реквизит 24 — «Печать»
197
5.4.25. Реквизит 25 — «Отметка об исполнителе»
198
5.4.26. Реквизит 26 — «Отметка о заверении копии»
199
5.4.27. Реквизит 27 — «Отметка о поступлении документа»
199
5.4.28. Реквизит 28 — «Резолюция»
201
5.4.29. Реквизит 29 — «Отметка о контроле»
202
5.4.30. Реквизит 30 — «Отметка о направлении документа в дело»
204
ПРИЛОЖЕНИЕ
207
ГЛАВА 6.
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ПО ГОСТ Р 7.0.97-2016208
6.1. Бланки документов на бумажном носителе и в электронном виде
208
6.2. Форматы бумаги
209
6.3. Служебные поля документа
211
6.4. Зоны расположения реквизитов. Угловой и продольный бланки
211
6.5. Центрованный и флаговый способы размещения реквизитов
213
6.6. Виды бланков документов организации
213
6.6.1. Общий бланк
215
6.6.2. Бланк письма
219
6.6.3. Бланк конкретного вида документа
222
6.7. Бланки документов на русском и других языках
222
6.7.1 Бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик в составе Российской Федерации
223
6.
225
ГЛАВА 7. ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
226
7.1. Система организационно-распорядительной документации
227
7.2. Организационные документы. Общая характеристика организационных документов, их видовой состав
231
7.2.1. Положение
235
7.2.2. Правила
237
7.2.3. Инструкция
239
7.2.4. Регламент
242
7.2.5. Должностная инструкция
246
7.3. Система распорядительной документации. Виды и разновидности документов
249
7.3.1. Приказ
258
7.3.2. Распоряжение
260
7.
3.3. Протокол заседания (совещания)267
7.4. Общая характеристика системы информационно-справочной документации. Виды и разновидности документов
267
7.4.1. Акт
270
7.4.2. Докладная записка
273
7.4.3. Служебная записка
276
7.4.4. Деловая (служебная) переписка
5. Оформление документов
4. Правила оформления документов
6. Приложения к стандарту
3. Различия в составе реквизитов ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р 6.30-2003
4.9. Реквизит 09 — «Наименование вида документа»
4.20. Реквизит 20 — «Гриф согласования документа»
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ПО ГОСТ Р 7.0.97-2016
3.3. Протокол заседания (совещания)Обновление ГОСТа по оформлению документов
Прошло более 10 лет с тех пор, как был введен в действие стандарт с требованиями к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-2003. За это время изменилось не только законодательство, но и практика документирования. В профессиональной деятельности все более масштабно применяются различные информационные технологии и становится актуальным вопрос о правилах оформления документов не только на бумажном носителе, но и в электронной форме. Поэтому на повестку дня на правительственном уровне был вынесен вопрос о пересмотре стандарта по оформлению документов.
Одним из способов повышения качества управленческих документов является стандартизация норм и правил их оформления. Стандартизацию в целом можно рассматривать как высокоэффективное средство упорядочивания любой деятельности нашего общества.
Как все началось
Стандартизация требований к оформлению документов в нашей стране имеет свою историю.
Впервые стандарт, устанавливающий требования к организационно-распорядительной документации, был разработан еще в 1972 году (ГОСТ 6.38-72 « УСД1. Система ОРД2. Требования к оформлению документов») и содержал всего два раздела с положениями по оформлению реквизитов документов и положениями по изготовлению документов машинописным способом. Неразрывно связан со стандартом ГОСТ 6.38-72 был ГОСТ 6.39-72 «УСД. Система ОРД. Формуляр-образец», который устанавливал общие требования к проектированию документа, состав реквизитов, требования к бланкам документов, чертежи с указанием на расположение реквизитов и образцы бланков.
В 1990 году взамен двух стандартов 1972 года был введен в действие один ГОСТ 6.38-90 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов», объединивший в себе положения предшественников и включивший в свое содержание новый раздел с требованиями к текстам документов.
В начале 1990-х годов в стране начались кардинальные общественно-политические и социально-экономические изменения, процессы внедрения автоматизированных технологий создания документов и активное расширение и видоизменение международного сотрудничества, что отразилось на работе с деловой документацией. Обусловленная этими процессами и сопутствующими им изменениями в законодательстве с середины 1990-х годов началась переработка ГОСТ 6.38-90, и в 1997 году был принят ГОСТ Р 6.30-97 «УСД. УСОРД3. Требования к оформлению документов». Однако, вследствие отказа Министерства юстиции России в государственной регистрации4 ГОСТ Р 6.30-97 в 2001 году стандарт и изменение к нему были отменены5.
В течение 2-х лет с 2001 по 2002 годы проводилась тщательная работа по пересмотру и внесению изменений в стандарт по оформлению документов с учетом требований заинтересованных организаций, и с 1 июля 2003 года вступил в силу ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов», положениями которого специалисты ДОУ руководствуются и по сей день.
Почему вновь необходим пересмотр стандарта
Актуальность подготовки новой редакции национального стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» обусловлена тем, что за последние 12 лет законодательство страны вновь претерпело существенные изменения; видоизменились информационные технологии и их применение приобрело широкомасштабный характер; российская стандартизация стала более ориентированной на международную практику, что также нашло отражение в правовой базе страны6. В этот же период стала очевидной необходимость унификации правил оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронной форме.
В 2014 году в рамках Федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)» была сформулирована научно-исследовательская тема работы по обновлению стандарта. И к концу года специалисты Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) выполнили эту работу. В настоящее время проект новой редакции ГОСТа по оформлению управленческих документов согласован Росархивом и находится на рассмотрении в Росстандарте.
О проекте новой редакции стандарта ГОСТ Р 6.30-2003
Обязательно или рекомендательно?
Даже учитывая законодательно установленный рекомендательный характер стандартов, квалифицированными специалистами в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ) ГОСТ Р 6.30-2003 широко используется на практике: его положения находят отражение в локальных нормативных документах организаций, таких как Инструкция по делопроизводству, Инструкция по работе с документами, Регламент оформления документов, Альбом видов бланков документов, Альбом образцов документов и других, принятых как в государственных, так и в негосударственных организациях.
Поэтому из проекта новой редакции стандарта разработчиками предложено исключить формулировку о том, что требования стандарта носят рекомендуемый характер. Принцип «добровольного применения документов в области стандартизации»7 говорит не о применении стандартов «по желанию», а об осознании специалистом ДОУ необходимости применения тех или иных требований, если он является профессионалом и работает на высоком уровне информационной культуры.
【Сертификаты ГОСТ】 Все, что вам нужно знать
1. Что такое сертификат ГОСТ?
2. Вы уверены, что вам нужен сертификат ГОСТ Р?
3. Виды сертификатов ГОСТ
4. Маркировка ГОСТ
5. Скачать логотипы ОСАГО
Что такое сертификат ГОСТ?
Аббревиатура ГОСТ происходит от «Государственный Стандарт», что означает «государственный стандарт». С момента своего появления почти столетие назад сертификаты ГОСТ установили технические требования к безопасности и качеству, необходимые для допуска продукта к реализации сначала в СССР, а затем в России и большинстве стран бывшего СССР.
После событий начала 19 в.В 90-е годы каждая из бывших советских республик определила свои стандарты, что привело к появлению, например, ГОСТ К для Казахстана и ГОСТ Б для Беларуси. Когда мы просто говорим о сертификате ГОСТ в целом, мы имеем в виду ГОСТ Р, который представляет собой серию стандартов, применимых к России в целом.
В целом мы сосредоточимся на сертификате ГОСТ Р, но правда в том, что система очень похожа во всех странах, которые ее приняли. По сути, сертификаты ГОСТ , когда они носят обязательный характер, являются необходимыми документами для таможенного оформления.
Об этом свидетельствует тот факт, что с 2002 года органами, ответственными за систему сертификации, являются, с одной стороны, орган по сертификации Росстандарт (Росстандарт), а с другой стороны, Федеральная таможенная служба (ФТС, ранее известная как ГТК: Федеральная таможенная служба).
Перед определением различных типов сертификатов ГОСТ необходимо задать следующий важный вопрос:
Вы уверены, что вам нужен сертификат ГОСТ Р?
Наши расчеты показывают, что только 7% компаний, которые обращаются к нам за сертификатом «ГОСТ», действительно нуждаются в сертификате этого типа.
Подавляющее большинство не знает о существовании ЕАС и до сих пор помнит о временах, когда правила были в прошлом (узнать все, что вам нужно знать о маркировке EAC, нажмите здесь)
Несмотря на то, что в наши дни это не так часто, сам российский клиент или импортер иногда может «устареть» и передать некорректный запрос в экспортер.
Если вы ищете информацию и не знаете, какая конкретная процедура применима к вашей продукции, мы рекомендуем вам отправить нам запрос . Мы вышлем вам быстрый ответ, чтобы сообщить вам, каковы правила.
Типы сертификатов ГОСТ
Сертификация ГОСТ состоит из нескольких типов сертификатов , и часть нашей работы заключается в том, чтобы точно определить, какие из них следует использовать.
Хотя процесс таможенной интеграции, завершившийся в 2014 году созданием Евразийского экономического союза, сделал многие сертификаты ГОСТ Р устаревшими (заменив их вышеупомянутым сертификатом ЕАС), все еще есть товары, для которых Россия, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан и Армения применяют собственное национальное законодательство.
Эти товары просто делятся на две группы:
- Товары, подлежащие обязательной сертификации
- Товары, НЕ подлежащие обязательной сертификации
Очень распространенной ошибкой является мнение, что товары, не подлежащие обязательной сертификации, могут свободно экспортироваться. Однако экспорт никогда не бывает бесплатным , и тому есть две причины.
С одной стороны, ГОСТ не единственный, который применяется с точки зрения безопасности и здоровья населения. Поэтому возможны случаи, когда таможенные формальности усложняются из-за отсутствия конкретного сертификата, например, санитарно-эпидемиологического сертификата, который является евразийским по объему. Именно в такой ситуации оказались компании-экспортеры плитки до 2011 г.
С другой стороны, даже если властям не требуются какие-либо документы для подтверждения конкретных характеристик продукта, компаниям может потребоваться Письмо об освобождении для таможенной очистки или Добровольный сертификат ГОСТ для удовлетворения деловых или коммерческих требований их собственного российского партнеры.
В результате, если у вас есть какие-либо продукты, не подпадающие под действие правил Eurasec, , вы должны запросить хотя бы один из этих национальных сертификатов:
- Добровольный ГОСТ Р
- Обязательный ГОСТ Р
- Отказное письмо
Кроме того, во многих случаях необходимо будет запросить другие сертификаты для подтверждения определенных характеристик, а также более подробную информацию о работе продукта. В этих случаях нужно смотреть другие сертификаты ГОСТ Р:
- ГОСТ Р Пожарный сертификат
- ГОСТ Р ИСО 9001 Сертификат
- ГОСТ Р Метрологический сертификат
Маркировка ГОСТ
Как и продукты, подпадающие под действие правил ЕАС, которые должны быть легко узнаваемы благодаря маркировке ЕАС , изделия, подпадающие под действие обязательных правил ГОСТ, также должны быть маркированы особым образом с использованием определенного логотипа.
Этот логотип, CTP , заменил в 2021 году предыдущий и хорошо известный исторический логотип PCT и может быть выбран из 4 доступных вариантов.
Загрузите логотипы CTP
Вы можете скачать понравившуюся версию логотипа CTP здесь:
Вариант 1 (jpg)
Вариант 2 (jpg)
Вариант 3 (jpg)
Вариант 4 (jpg)
| ||||||||||||||||||||
Рекомендации | Добровольный сертификат ГОСТ Р — документ, подтверждающий соответствие требованиям национальных стандартов, стандартов предприятия, технических условий, договоров или иных документов.
Добровольное подтверждение соответствия применяется к продуктам, производству, эксплуатации, хранению, обработке, продажам и процессам утилизации, работам и услугам, а также другим связанным объектам
требования к которым изложены в стандартах, системах или соглашениях добровольной сертификации. В Российской Федерации используется множество систем добровольной сертификации, но наиболее надежной из них является система добровольной сертификации ГОСТ Р. Система добровольной сертификации продукции ГОСТ Р:Процедура добровольной сертификации по системе ГОСТ Р аналогична обязательной сертификации на соответствие требованиям национальных стандартов. Его основное отличие в том, что добровольные сертификаты могут оформляться и на продукцию, не подлежащую обязательному подтверждению соответствия, когда по определенным причинам требуется подтверждение качества реализуемой продукции (например, при участии в различных тендерных процедурах или для повышения доверия конечных потребителей). Важные особенности Системы добровольной сертификации ГОСТ Р:
Стоимость и сроки оформления добровольных сертификатов ГОСТ Р: Стоимость и сроки оформления добровольных сертификатов ГОСТ Р зависят от множества факторов, таких как вид и количество продукции,
выбранная схема сертификации, наличие всех документов, необходимых для оформления и подачи образцов продукции, а также анализа состояния производства (при необходимости) и т. Поэтому для точного расчета стоимости и сроков сертификации, пожалуйста, скачайте и заполните специальную форму и отправьте его по электронной почте в MINTEST специалистов компании по адресу, указанному в форме. В ответ Вам будет предоставлено обновленное коммерческое предложение в течение одного рабочего дня. Свяжитесь со специалистами компании по телефону или электронной почте для получения консультации по всем интересующим вопросам. | Контакты
| ||||||||||||||||||
д.