Сп оформление проектной документации: ГОСТ 21.101-97 СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации

ГОСТ по оформлению проектной документации

ГОСТ по оформлению проектной документации

Область применения ГОСТ Р 21.1101-2020

Стандарт применяется при составлении, корректировке или оценке качества документации проектов на строительство. Под строительством понимается и кап. ремонт, а также реконструкция ОКС (объект капитального строительства). Данный нормативный документа также устанавливает требования к оформлению отчетной документации по результатам инженерных изысканий (геодезических, геологических, экологических и др. видов инженерных изысканий).

Особенности стандарта ГОСТ Р 21.101-2020:

1. Разрабатывался АО «Центр технического и сметного нормирования в строительстве».

2. Вносится на рассмотрение тех. комитетом по стандартизации ТК 465 «Строительство».

3. Принимался взамен ранее используемого ГОСТ Р 21. 1101-2013.

4. Дата введения новых нормативов 01.01.2021 г.

Новый вариант полностью соответствует нормам №190-ФЗ от 29.12.2004 г. «Градостроительный Кодекс Российской Федерации». Он относится к строительству любых объектов независимо от их назначения, других критериев. Такой подход упрощает чтение проектной документации, потому что везде используются одни и те же правила.

Нормативные ссылки ГОСТ Р 21.1101-2020

Единообразие формируемых документов достигается и за счет других профильных стандартов. Механизм таких перекрестных ссылок позволяет сократить время разработки, изучения регламентов, особенно, при их изменении, как это произошло с переходом на ГОСТ Р 21.101-2020. Плюс позволяет редактировать каждый стандарт независимо от остальных.

Примеры:

1. ГОСТ 2.004 – требования к документам с описанием технологий, конструкции на компьютерах, с применением печатающего оборудования.

2. ГОСТ 2.051 – то же, имеет отношение к электронным форматам хранения, редактирования проектов и приложений к ним.

3. ГОСТ 2.302 – масштабы, используемые при черчении с соразмерно уменьшенным представлением территории, объектов ОКС.

4. ГОСТ 2.501 – правила хранения проектной документации в бумажном, электронном виде независимо от формата.

Стандарт содержит более 40 нормативных ссылок. По ним доступны узкопрофильные документы, которыми регламентируется практически любая «мелочь». Например, все условные обозначения, шрифты, изображения различных элементов вроде резьбы, швов соединений при сварке, клеймения и надписей. Также приведены необходимые термины, их определения.

Область применения ГОСТ 21.501-2018

Более узкое назначение имеет стандарт ГОСТ 21.501-2018, устанавливающий состав рабочей документации и правила ее оформления для архитектурных и конструктивных решений зданий и сооружений, а также требования к рабочей документации на сборные железобетонные конструкции.

Он применяется вместо прекратившего действие ГОСТ 21.501-2011, хотя иногда в интернете еще встречаются ссылки на оба документа.

Особенности:

1. Помимо России, стандарт применяется в 4 странах СНГ (Армения, Беларусь, Кыргызстан, Узбекистан). Т.е. указанный стандарт является межгосударственным.

2. Стандарт определяет содержание, правила составления рабочих решений по архитектуре и конструкциям зданий (сооружений), документов на изделия, используемые на стройке.

3. Требования указанного стандарта не распространяются на рабочую документацию в отношении конструктивных решений металлических и деревянных конструкций. Требования к рабочей документации на конструктивные решения в отношении конструкций из металла определены ГОСТ 21.502, из дерева – ГОСТ 21.504.

Стандарт разрабатывался той же компанией АО «ЦНС» и внесен тех. комитетом ТК 465 «Строительство». Принят к применению 01.06.2019 Приказом №1121-ст Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

Нормативные ссылки ГОСТ 21.501-2018

В действующем стандарте приведены ссылки на другие регламентные документы. Схема примерно та же, что в случае с ГОСТ Р 21.1101-2013 и его обновленного варианта. Всего в стандарте имеется более десятка ссылок на нормативы по черчению, обозначению графических элементов, спецификации используемого оборудования, стройматериалов.

Примеры:

1. ГОСТ 21.113-88 – обозначения для указания параметров точности.

2. ГОСТ 21.502-2016 – правила составления документации по металлическим конструкциям.

3. ГОСТ 13015-2012 – правила приемки, маркировки, транспортировки ЖБ изделий.

4. ГОСТ 14098-2014 – сварные соединения арматуры, закладные изделия при производстве ЖБИ, включая описание типов, конструкции и размеров.

Схема применения стандарта едина. Если при работе со стандартом требуется сослаться на методы учета и хранения проектной документации, обращаться следует к ГОСТ Р 21.1003-2009. То же в отношении содержания проекта (разделы, наполнение), при составлении необходимо отталкиваться от ГОСТ Р 21.101-2020 с актуальными изменениями, если таковые вносились после вступления в силу.

Обозначения и сокращения

Специалистам, кому при выполнении рабочих обязанностей приходится сталкиваться с созданием, чтением строительных проектов рекомендуется придерживаться единых терминов и сокращений. Такой подход исключает разночтение, риски ошибок из-за непонимания «чужих» документов.

Примеры сокращений:

1. ДЭ – документ электронный.

2. ЕСКД – единая система конструкторской документации.

3. ПДЭ – пакет электронных данных (документов).

4. САПР – система автоматизированного проектирования.

5. СПДС – система проектной документации для строительства.

6. СЭД – система электронного документооборота.

7. УЛ – информационно-удостоверяющий лист.

8. ЭП – электронная подпись.

По определениям, как и в случае с нормативными ссылками, придется ориентироваться как на сам документ, так и на тексты других стандартов, если в них ранее уже было описание по конкретному «слову или фразе». Например, инвентарный номер проектной документации – номер регистрации документа в службе хранения (согласно ГОСТ 28388-89 «Документы на магнитных носителях»).

Требования к содержанию проектной документации

Помимо стандартов, содержимое проекта регламентируют и другие нормативно-правовые акты. Например, Постановление Правительства РФ №87 от 16.02.2008 г. Так, установлено, что проектная документация состоит из текстовой и графической частей. Первая включает сведения об объекте ОКС в виде описания технических решений, ссылок на нормативные акты, результаты расчетов.

Расположение объекта ОКС влияет на состав проекта. Например, строительство рядом с памятником культурного наследия требует соблюдения требований №73-ФЗ, согласно которым должен быть разработан проект или дополнительный раздел проектной документации по обеспечению сохранности объекта культурного наследия

В графической части содержатся чертежи, схемы, планы. На них все ОКС разделяются на объекты производственного и непроизводственного назначения, линейные объекты (трубопроводы, дороги железные и автомобильные, линии электропередач, газовые магистрали и т.д.). По каждому их виду создается отдельный подраздел. Например, «сети связи» или «система водоснабжения».

Расчеты параметров зданий, отдельных его конструктивных элементов отображаются в текстовом или табличном виде.

То же относится к смете, включающей затраты на строительные материалы, рабочую силу и механизмы, а также на привлечение к работам подрядчиков. Более детально состав документации по проекту определяется исходя из специфики ОКС.

Требования к оформлению проектной документации

Составлять проектную документацию допускается 4 различными способами. И для каждого есть отдельные нормативы – для машинописного действует ГОСТ 13.1.002-2003, рукописного – ГОСТ 2.304-81. Если в работе используется персональный компьютер, подключаются нормативы ГОСТ 2.004-88, включая формат хранения документов в электронном виде.

Общие требования к оформлению:

1. Высота шрифта не менее 2,5 мм, этому соответствует Times New Roman или Arial 14 кегля.

2. Расстояние между боковыми линиями формы и текста составляет минимум 3 мм.

3. Все абзацы начинаются с красной строки с минимальным отступом 15-17 мм.

4. Нижняя и верхняя граница содержит отступ минимум 10 мм.

Стандарты предполагают и ряд запретов. Так, математические знаки нельзя писать без числового сопровождения. Также запрещено ставить знак минус для обозначения отрицательных значений и указывать индексы стандартов без обозначения их регистрационного номера. Сокращения следует применять только в рамках общепринятых, это касается и обозначения единиц физических величин.

Требования к формированию документации на бумажных носителях

Если документация оформляется на бумажном носителе, помимо профильных стандартов, следует придерживаться и общих правил делопроизводства. Это относительно широкое понятие, потому что они применяются буквально во всех сферах. Регламентируются данные правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 который предписывает, например, порядок нумерации страниц, расположение герба, товарного знака и пр.

Большой по объему проект допускается делить на отдельные части в виде книг. Каждой из них присваивают порядковый номер и «собирают» раздельно друг от друга. Их оформление включает обложку, титульный лист, основную надпись и т.д. Нюансов масса, если хочется получить проект в соответствии со стандартами, желательно обращаться в профильную компанию.

Звоните, менеджер компании проинформирует, какие документы понадобятся для сотрудничества (зависит от задач). Наши специалисты занимаются проектированием, конструированием, экспертизой в соответствии с действующими стандартами. Консультация по услугам, срокам бесплатная.

Проект СПДС :: ГОСТ 21.1101-2013 «СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации» :: Приложение Л (рекомендуемое)

ГОСТ 21.1101−2013 «СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации»

• 1. Область применения
• 2. Нормативные ссылки
• 3. Термины, определения и сокращения
• 4. Общие требования к составу и комплектованию проектной и рабочей документации
• 5. Общие правила выполнения документации
• 6. Правила выполнения спецификаций на чертежах
• 7. Правила внесения изменений
• 8. Правила оформления сброшюрованной документации
• Приложение А (рекомендуемое)
• Приложение Б (рекомендуемое)
• Приложение В (рекомендуемое)
• Приложение Г (обязательное)
• Приложение Д (обязательное)
• Приложение Е (рекомендуемое)
• Приложение Ж (обязательное)
• Приложение И (обязательное)
• Приложение К (обязательное)
• Приложение Л (рекомендуемое)
• Приложение М (рекомендуемое)
• Приложение Н (рекомендуемое)
• Приложение П (рекомендуемое)
• Приложение Р (справочное)
• Приложение С (рекомендуемое)

Приложение Л (рекомендуемое)

Разрешение на внесение изменений

Форма 9 — Разрешение на внесение изменений (первый лист)

Форма 9а — Разрешение на внесение изменений (последующие листы)

Л. 1 В графах разрешения указывают:

— в графе 1 — обозначение разрешения, состоящее из порядкового номера разрешения по книге регистрации разрешений по ГОСТ Р 21.1003 и через разделительный знак (дефис, наклонную черту и т.п.) — двух последних цифр года.

Пример — 15−12; 15/12;

— в графе 2 — обозначение документа, в который вносят изменение;

— в графе 3 — наименование объекта строительства;

— в графе 4 — очередной порядковый номер, присваиваемый изменениям, которые вносят в документ по одному разрешению. Его указывают для всего документа независимо от того, на скольких листах он выполнен. Порядковые номера изменений обозначают арабскими цифрами;

— в графе 5 — номера листов документа, в которые вносят изменения;

— в графе 6 — содержание изменения в виде текстового описания и/или графического изображения;

— в графе 7 — код причины изменения в соответствии с таблицей Л.1.

Таблица Л.1

Код причины изменения	Причины изменения
1	Введение усовершенствований
2	Изменение стандартов и норм
3	Дополнительные требования заказчика
4	Устранение ошибок
5	Другие причины

Допускается код причины изменения не указывать. В этом случае графу прочеркивают;

— в графе 8 — дополнительные сведения;

— в графах 9 — 11 — фамилии лиц, подписывающих разрешение, их подписи и даты подписания;

— в графе 12 — наименование проектной организации и подразделения (отдела), составившего разрешение;

— в графах 13 — 16 — наименование соответствующих подразделений или организаций, должности и фамилии лиц, с которыми в установленном порядке согласовывают разрешение, их подписи и даты подписания, а также подпись нормоконтролера;

— в графе 17 — порядковый номер листа разрешения. Если разрешение состоит из одного листа, графу не заполняют;

— в графе 18 — общее количество листов разрешения.

Л.2 Допускается для последующих листов разрешения использовать форму 9.

Примечания

1 Допускается дополнять форму графами для идентификации разрешения в электронном виде. Расположение и размеры граф проектная организация устанавливает самостоятельно.

2 В графах 11, 16 при указании календарной даты на бумажном носителе год указывают двумя последними цифрами.

Данный документ представлен для ознакомления и не является точной копией нормативного документа (ГОСТ 21.1101-2013 «СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации»).

Проектная документация: 15 основных документов

Лидерство, управление проектами 101

Руководитель проекта

Джейсон Уэстленд | 5 августа 2022 г.

Содержание

• Что такое проектная документация?
• Документация проекта по фазам проекта
• 15 основных проектных документов
• Что стоит документировать?
• Рекомендации по проектной документации
• Как ProjectManager помогает с проектной документацией

Руководители проектов осознают важность проектной документации. Документы проекта должны быть точными и постоянно обновляться, чтобы соответствовать проекту. Создание проектной документации и управление ею на протяжении всего жизненного цикла проекта имеет решающее значение для успеха проекта, но с чего начать?

Это руководство определяет, что такое проектная документация и почему она важна, а также перечисляет 15 основных проектных документов, которые вы всегда должны создавать для планирования и выполнения своих проектов.

Что такое проектная документация?

Термин проектная документация относится к документам по управлению проектом, которые создаются на протяжении всего жизненного цикла проекта. Эти документы, такие как план проекта, график проекта или бюджет проекта, определяют действия, процедуры и рекомендации, которым должна следовать команда проекта.

Проектная документация имеет несколько целей, таких как планирование проекта, управление затратами или управление рисками. Кроме того, существуют определенные проектные документы, которые должны быть созданы на определенном этапе проекта, поскольку они закладывают основу для следующего шага. Например, план управления проектом должен быть создан до начала фазы выполнения проекта.

Программное обеспечение для управления проектами

может помочь вам систематизировать и обмениваться информацией, которая имеет решающее значение для успеха вашего проекта. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой, которое имеет неограниченное хранилище файлов и позволяет легко обмениваться документацией по продукту с вашей командой и заинтересованными сторонами. Все его многочисленные представления проекта используют один источник информации, чтобы держать всех на одной странице. Начните бесплатно.

ProjectManager имеет представление списка с неограниченным хранилищем файлов, чтобы упростить документацию по проекту. Узнать больше

Давайте посмотрим, какие документы проекта должны создаваться на каждом этапе проекта.

Проектная документация по фазам проекта

Проекты различаются по размеру и сложности, и некоторые из них требуют более полной проектной документации, чем другие. Вот обзор некоторых документов проекта, которые обычно создаются на протяжении всего жизненного цикла проекта.

• Инициирование проекта: Устав проекта, краткое изложение проекта, экономическое обоснование, повестка дня стартового собрания проекта
• Планирование проекта: План управления проектом, структура работ, бюджет проекта, график проекта, план управления изменениями, план управления содержанием, план управления рисками
• Выполнение проекта: Отчет о состоянии проекта, шаблон извлеченных уроков, расписания, запросы на изменение, заказы на изменение
• Мониторинг и контроль проекта: Отчет о состоянии проекта, шаблон извлеченных уроков, табели учета рабочего времени
• Закрытие проекта: Шаблон закрытия проекта, список недостатков

Теперь, когда у вас есть представление о правильной проектной документации для каждой фазы жизненного цикла вашего проекта, давайте углубимся в некоторые важные документы по управлению проектом.

15 лучших проектных документов для включения в проектную документацию

Вот краткое описание важных документов проекта и соответствующий шаблон управления проектом для каждого из них. Не забудьте проверить нашу библиотеку бесплатных шаблонов управления проектами , где вы найдете десятки шаблонов для создания документации по проекту.

1. План проекта

План проекта является наиболее полным из всех документов по управлению проектом, поскольку в нем собраны документы проекта, созданные на этапе планирования проекта. Например, ваш план проекта должен включать бюджет проекта и график проекта.

Бесплатный шаблон плана проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

2. Устав проекта

Устав проекта пишется на этапе инициации проекта и закладывает основу для плана проекта. Руководители проектов используют уставы проектов, чтобы предоставить заинтересованным сторонам, спонсорам и клиентам краткий обзор проекта.

Бесплатный шаблон плана проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

3. Экономическое обоснование

Как и устав проекта, экономическое обоснование — это документ, который создается на этапе инициации, чтобы убедить участников проекта в ценности проекта, объясняя потенциальные выгоды, которые он может принести их организации.

Бесплатный шаблон бизнес-кейса ProjectManager. Скачать сейчас

4. График проекта

На базовом уровне расписание проекта определяет график выполнения всех задач проекта. Он также может включать более подробную информацию, такую ​​как ресурсы, необходимые для каждой задачи, кто за нее отвечает, резерв или резерв вашего проекта и критический путь. Диаграмма Ганта ProjectManager — идеальный инструмент для создания подробного расписания проекта.

Диаграмма Ганта ProjectManager помогает планировать задачи, зависимости, ресурсы и многое другое. Попробуйте бесплатно.

5. Реестр рисков

Этот документ позволяет зарегистрировать все потенциальные риски проекта и включает краткое описание их потенциального воздействия и вероятности. Реестр рисков является важным проектным документом, поскольку он предоставляет важную информацию для вашего плана управления рисками, который содержит все документы, стратегии и рекомендации по управлению рисками.

Бесплатный шаблон отслеживания рисков ProjectManager. Скачать сейчас

6. Заявление о сфере применения

Заявление о содержании определяет действия, которые будут выполнены для завершения проекта. Он используется менеджерами проектов, чтобы сообщить заинтересованным сторонам, что будет сделано, а что нет, чтобы ожидания были ясны с самого начала. Это часть плана управления содержанием, всеобъемлющего документа, в котором объясняются процедуры и рекомендации, относящиеся к содержанию проекта.

Бесплатный шаблон содержания проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

7. Бюджет проекта

Бюджет проекта является важным документом управления проектом. Чтобы создать его, вам необходимо оценить затраты на проект, включая рабочую силу, материалы, оборудование и все, что необходимо для выполнения проекта.

Бесплатный шаблон бюджета проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

8. План коммуникаций проекта

План коммуникации устанавливает все принципы коммуникации между членами команды и заинтересованными сторонами проекта. Он определяет используемые каналы коммуникации, график коммуникации, роли и обязанности среди других деталей, чтобы упростить процесс коммуникации на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Бесплатный шаблон плана коммуникации ProjectManager. Загрузить сейчас

9. Отчет о состоянии проекта

Отчеты о состоянии проекта — обязательный инструмент управления проектами, поскольку они позволяют вам проверять состояние вашего проекта в любой момент времени и обмениваться данными с заинтересованными сторонами, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии. Отчеты о состоянии являются краткими и содержат только наиболее важную информацию.

Бесплатный шаблон отчета о состоянии ProjectManager. Загрузить сейчас

10. Шаблон закрытия проекта

Всегда необходимо создавать проектную документацию в конце этапа закрытия проекта. Это связано с тем, что руководителям проектов необходимо закрывать контракты, создавать документ «извлеченные уроки» и получать официальное одобрение заинтересованных сторон среди других важных задач. Все это должно быть задокументировано, чтобы ничего не провалилось.

Бесплатный шаблон закрытия проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

11. Шаблон проектного предложения

Предложение по проекту — это документ управления проектом, в котором содержится краткий обзор ключевых областей проекта. Его основная цель — убедить потенциальных заинтересованных лиц в ценности проекта на этапе инициации. Это должен быть убедительный документ, в котором выделяются основные преимущества, цели и требования.

Шаблон предложения руководителя проекта. Загрузить сейчас

12. Шаблон краткого описания проекта

Краткое описание проекта — это краткая версия вашего плана проекта, предназначенная для такой аудитории, как межфункциональные команды или заинтересованные стороны, которым не нужно погружаться во все детали плана управления проектом, но все же необходимо иметь представление о цели проекта, бюджет, роли и обязанности среди других ключевых аспектов.

Бесплатный шаблон краткого описания проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

13. Шаблон сбора требований

Требования к проекту — это цели и спецификации, которые ожидаются от проекта, чтобы убедиться, что все заинтересованные стороны удовлетворены. Наш бесплатный шаблон сбора требований поможет вам задокументировать все требования вашего проекта.

Бесплатный шаблон сбора требований ProjectManager. Загрузить сейчас

14. Шаблон обзора проекта

Обзор проекта — это одностраничный документ, в котором излагаются наиболее важные аспекты проекта, такие как его сроки, этапы, бюджет, статус, а также роли и обязанности членов команды.

Бесплатный шаблон обзора проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

15. Шаблон устава команды

Устав команды — это документ по управлению проектом, в котором показаны роли, обязанности, результаты и ресурсы команды проекта. Это помогает менеджерам проектов понять рабочую нагрузку и цели каждого члена команды для лучшего планирования ресурсов.

Бесплатный шаблон устава команды ProjectManager. Загрузить сейчас

Что стоит задокументировать

Независимо от структуры вашей организации способность записывать и документировать все аспекты проекта жизненно важна для успешного руководителя проекта. Несколько отчетов, диаграмм, графиков, документов, запросов на изменение и обновлений состояния необходимо поддерживать на протяжении всего жизненного цикла проекта, а документация работает, чтобы объединить разрозненные части проекта и довести его до успешного завершения.

Однако ваше время ограничено, как и терпение большинства организаций для утомительной бумажной работы. Как вы можете поддерживать эффективность и эффективно документировать проект? Примите во внимание следующее, чтобы определить, что стоит документировать:

• Все, что касается клиента . Представьте себе, что клиент внезапно ставит под сомнение решение, принятое несколько месяцев назад. Клиент говорит, что они выбрали одно направление, а ваша компания при внедрении решила пойти по другому пути. Четкая документация по встречам с клиентами, включая заметки с датами, временем и участниками, помогает устранять недоразумения.
• Юридические предписания — Для некоторых проектов юридические группы должны проверять документацию во время проекта. Для общедоступных проектов могут существовать процессы надзора и проверки, которые анализируют проект после его завершения. Узнайте, какие требования к документации нужны вашей команде юристов до начала вашего проекта. Играть в догонялки в такой среде рискованно.
• Правильный объем процесса . Хотя вы не хотите запутаться в документировании стольких планов и процессов, которые вы на самом деле не обрабатываете, вам необходимо некоторое определение плана и целей проекта. Пусть ваша организационная структура определяет, сколько процессов нужно документировать. Например, попытка работать без процессов над проектом, для которого требуется юридическая документация, только создаст проблемы для вашего проекта. Если вы сомневаетесь, лучшим подходом является документирование.
• Изменения в проекте . Текущие обновления проекта необходимо документировать, особенно по мере изменения целей проекта. В идеале у вас должен быть онлайн-инструмент управления проектами в режиме реального времени, чтобы ваши ресурсы и изменения задач планировались в режиме реального времени, а проблемы фиксировались по мере их возникновения. Однако более значительные воздействия на план проекта следует добавлять в проектную документацию с контролем версий.

Рекомендации по проектной документации

Итак, каковы наилучшие стратегии, которые вы должны использовать, чтобы ваша документация была эффективной, действенной и своевременной? Чтобы привести документацию в соответствие с передовыми практиками, выполните следующие действия:

• Не торопитесь – Используйте свой календарь! Многие люди думают, что календари предназначены только для планирования встреч. Это не. Используйте его, чтобы запланировать 2-3 часа непрерывного времени для сборки важного документа. Вместо того, чтобы отвечать на звонки или разговаривать с коллегой, найдите время, чтобы войти в зону письма. Сосредоточив время и внимание, вы сможете добиться значительного прогресса. Точно так же каждую неделю выделяйте в своем календаре 10–15-минутные блоки для просмотра и обновления документации.
• Правильный уровень детализации . Составление документации для инженеров отличается от документации, которую вы представляете руководителям. Инженерам нужны детали, которые вы можете предоставить, а у руководителей нет времени зацикливаться на деталях. Им просто нужны маркеры, итоги и следующие шаги. Вы должны определить правильный уровень документации для правильной аудитории.
• Используйте интеллектуальное хранилище . Ваша документация должна быть легкодоступной. Документация бесполезна, если она спрятана под скалой, где никто не может ее найти. Это включает в себя обеспечение наличия инфраструктуры для доступа к документации в Интернете, а также простоту и интуитивность понимания структуры и иерархии папок.
• Делитесь с другими . Большинство людей ненавидят собирать документацию, но любят, когда она упакована для них. Вы будете приятно удивлены тем, что люди действительно читают документацию! Используйте свое онлайн-программное обеспечение для управления проектами, чтобы хранить свои документы в Интернете вместе с проектом, в идеале в защищенной среде для совместной работы.
• Контроль версий и актуальность . Поддержание проектной документации в актуальном состоянии и актуальность является сложной задачей. Легко добраться до исходной версии, но мучительно возвращаться назад, обновлять документацию и поддерживать контроль версий. Самая большая помощь — это инфраструктура репозитория документов, которая у вас есть. Автоматический контроль версий позволяет вам управлять этим процессом, и потребители вашей документации всегда уверены, что у них есть последняя версия.

Как ProjectManager помогает с проектной документацией

ProjectManager — это программное обеспечение для работы и проектов, которое объединяет гибридные команды и способствует совместной работе. Все документы проекта могут храниться на инструменте, и каждый, кому нужен доступ к документам, будет иметь его. Вы можете создавать планы проектов и многое другое, что делает ProjectManager единственным программным обеспечением, которое вам нужно для успеха проекта.

Создание планов проекта на интерактивных диаграммах Ганта

Одним из наиболее важных документов проекта является план проекта. Вы можете сделать и поделиться этим с нашей диаграммой Ганта, которая упорядочивает все ваши задачи, связывает зависимости и намечает вехи, чтобы помочь вам оставаться в графике. Он даже фильтрует критический путь. Наши онлайн-диаграммы Ганта предоставляют данные в режиме реального времени, и ими легко поделиться, поэтому каждый всегда работает с самыми последними данными.

Отслеживайте свой проект с помощью информационных панелей в реальном времени

Ваша проектная документация только закладывает основу для выполнения вашего проекта. Чтобы придерживаться этих планов, вам нужен способ отслеживать прогресс и производительность в режиме реального времени. Наша живая информационная панель автоматически собирает, вычисляет и предоставляет показатели времени, рабочей нагрузки и т. д. в режиме реального времени. В отличие от других инструментов, настройка не требуется. Вы видите, что происходит, когда проект разворачивается.

Углубитесь в данные с помощью отчетов в один щелчок

Если представления высокого уровня недостаточно, вы можете создавать отчеты по проекту нажатием клавиши. Получите больше информации о ваших затратах, прогрессе и многом другом. Все отчеты можно фильтровать, чтобы отображались только те данные, которые вы хотите видеть. Вы можете прикреплять отчеты к электронным письмам заинтересованных сторон или распечатывать их для презентаций.

ProjectManager — это гибкий инструмент, позволяющий обновлять проектную документацию по мере необходимости по мере изменения проектов. Все получают уведомления по электронной почте или оповещения в приложении, поэтому никогда не возникает путаницы в отношении того, что ожидается. Используйте инструмент, который управляет вашим планом проекта, ресурсами, стоимостью и командой, сохраняя при этом всю проектную документацию, необходимую для достижения успеха.

Связанный контент

• Как написать резюме проекта (бесплатный шаблон включен)
• Как написать описание проекта: краткое руководство
• Как написать резюме: краткое руководство
• Полное руководство по диаграммам Ганта
• Полное руководство по отслеживанию проектов
• Как использовать журнал решений по проекту для получения оптимальных результатов

Конечно, документация может стать проклятием для вашего проекта, но она вам нужна. Есть инструменты, которые помогут вам сделать это проще, лучше и быстрее. Интернет-пакет программного обеспечения от ProjectManager — это отличный инструмент для совместной работы, позволяющий создавать и хранить документацию по проекту для упрощения доступа и обмена документами с вашей командой. Начните бесплатно.

Как создать проектную документацию с примерами и преимуществами

Запуск нового проекта — это увлекательно. Вы находитесь в гонке, чтобы начать и реализовать этот проект, который, как вы уверены, будет иметь огромное значение для вашего бизнеса. Но ждать.

Во-первых, вам необходимо создать надежную документацию по требованиям к продукту, в которой четко определены ваши цели и объем вашей работы. Успех проекта во многом зависит от тщательности документации, которая определяет направление проекта и ответственность.

При наличии проектной документации меньше неприятных сюрпризов, связанных с проектом. Все члены команды проекта находятся на одной волне и лучше понимают суть проекта.

Что такое проектная документация?

Важно начать с определения проектной документации.

Проектная документация очень проста. Это собрание всех документов, относящихся к проекту, содержащих основные спецификации проекта, цели, к которым нужно стремиться, бюджеты, риски и многие другие темы, о которых важно знать. Члены команды могут обращаться к документации, когда хотят узнать статус проекта, какие работы еще необходимо выполнить или требования клиента.

Если вы создаете документы проекта, проект становится прозрачным, и все работают с одним и тем же плейбуком. Вы можете отслеживать, насколько хорошо идет проект и соответствует ли он требованиям. Если у кого-то есть вопрос о предыдущем этапе проекта, вы можете проверить записи документации для окончательного ответа.

Читайте также:  Полное руководство по созданию бизнес-плана действий

Преимущества проектной документации

Могут быть руководители проектов, которые считают, что у них нет времени вкладывать средства в создание каких-либо проектных документов. Достаточно сложно запустить проект, не создавая множество документов, которые могут быть прочитаны, а могут и нет.

Мы здесь, чтобы сообщить вам, что проектная документация имеет множество преимуществ.

Обеспечьте отслеживание задач и хода выполнения проекта

Когда у вас есть подробная документация по управлению проектом, роли и обязанности каждого члена команды четко определены. Задачи проекта и ход выполнения отслеживаются, поскольку вы знаете, кто должен завершить какую работу к какому сроку. Это означает, что вы можете гораздо эффективнее отслеживать проект и понимать, достигаете ли вы цели.

Улучшить взаимодействие между заинтересованными сторонами и командой

Документация по проекту делает ваши предположения о проекте явными. Заинтересованные стороны могут понять, что включает в себя проект, сколько он будет стоить и сколько времени это займет. Любая информация, относящаяся к проекту, легкодоступна, так что становится возможной четкая коммуникация. Изменения в проекте немедленно передаются, чтобы заинтересованные стороны всегда были в курсе статуса проекта.

Заранее опишите методики и приемы

Когда вы определяете проектную документацию, вы можете заранее наметить методологии и методы, которые вы собираетесь использовать, что приведет к более успешному проекту. Документирование ваших методологий означает, что каждый может следовать им и знает, чего ожидать, потому что ваш проект более последователен.

Определяйте и распределяйте обязанности с большей точностью

Документация по проекту позволяет вам четко указать, кому какие задачи назначены и за какие конечные результаты они отвечают. Когда кто-то хочет задать вопрос о проекте, он может легко увидеть, кто занимается соответствующим аспектом, и сотрудники также тратят меньше времени на дублирование работы. Задачи не проваливаются, так как все знают, кто что должен выполнять.

Улучшение результата и коэффициента успеха

Если ваша команда знает, каковы результаты, то, скорее всего, они смогут достичь своих целей. Они могут постоянно обращаться к документации, чтобы выяснить цели проекта и убедиться, что они идут по плану. Для результатов указываются вехи и сроки, чтобы гарантировать, что команда будет нести ответственность и сможет успешно завершить проект.

Повышение производительности

Работа рабочих групп становится более продуктивной, когда у них есть доступ к самой последней проектной документации. Они знают, что входит и не входит в их сферу деятельности, и лучше подготовлены для удовлетворения требований, предъявляемых к проектной группе. Они знают, какие задачи имеют наивысший приоритет, и могут лучше сбалансировать свою рабочую нагрузку. Проекты завершаются быстрее, поскольку каждый работает на полную мощность с пониманием своей роли в процессе.

Снизьте риск потери информации

Документирование вашего проекта значительно снижает вероятность потери информации, которая впоследствии может оказаться полезной. Легко забыть, что было сказано на встречах, и проекты запутываются, поскольку все полагаются на словесное общение, чтобы добиться цели. Когда вы позже захотите оглянуться на проект и извлечь из него уроки, у вас будет письменный отчет о том, что произошло.

Типы проектной документации

 

Устав проекта

Устав проекта является краеугольным камнем вашей проектной документации, в которой сообщается об объеме вашего проекта. В нем излагаются цели проекта, заинтересованные стороны, которые будут участвовать в проекте, и кто за что будет нести ответственность. Устав проекта создается в начале жизненного цикла проекта, и на него постоянно ссылаются по мере развития проекта.

Техническое задание (SOW)

Техническое задание является более подробным, чем устав проекта, и содержит спецификации проекта. В Техническом задании подробно описываются результаты проекта, сроки и бюджеты, и им может обмениваться компания и клиент в качестве неофициального контракта на выполнение работы.

Пример документации временной шкалы проекта

 

Не оставляйте места для ошибок, документируя свои процедуры!

Заказать демонстрацию

 

Документация требований

Документация требований четко объясняет, что будет или не будет в конечном результате проекта. Продукт имеет определенную цель и должен достигать определенных целей, чтобы удовлетворить потребности определенной группы пользователей.

Связь с заинтересованными сторонами

Общение с заинтересованными сторонами описывает процедуры, касающиеся того, как ваша проектная группа будет общаться с заинтересованными сторонами в течение жизненного цикла проекта. Он подробно объясняет, как именно будет происходить общение, от каналов, используемых для общения, до частоты общения.

Управление изменениями

Если необходимо внести изменения в первоначальный план проекта, их следует запросить и задокументировать в журнале управления изменениями. Он отслеживает все изменения в проекте и включает причину запрошенного изменения, а также лицо, ответственное за запрос изменения.

Аналитика рисков и документация

В аналитику рисков вы должны включить все потенциальные риски вашего проекта и вероятность их возникновения как часть вашего плана управления рисками, а также то, что вы будете делать для их предотвращения.

Журнал проблем

Журналы проблем — это списки, которые помогают вам быть в курсе проблем проекта по мере их возникновения и понимать их влияние на проект. Вы записываете, когда возникла проблема, описание проблемы и необходимых действий, а также кем.

Как создать проектную документацию?

Мы расскажем вам, как сделать проектную документацию за шесть простых шагов.

Шаг 1: Соберите все требования и связанные с ними в центральном хранилище

Прежде всего, документация вашего проекта должна быть собрана в одном месте, где члены команды и другие заинтересованные лица могут легко получить к ней доступ. Вы можете начать процесс документирования проекта с документов, разбросанных повсюду, в цепочках электронной почты, документах Word, сообщениях Slack, файлах PDF и т. д. Крайне важно собрать всю вашу документацию в централизованное хранилище, которое будет функционировать как единый источник достоверной информации, которую сотрудники смогут проверить, когда у них возникнет вопрос.

Шаг 2: Опишите процесс и этапы проекта

Затем обязательно подробно опишите процесс управления проектом и этапы проекта. Различные этапы процесса управления проектами требуют различных типов документов, начиная от планирования и заканчивая выполнением и завершением. Например, устав вашего проекта — это то, что будет написано в начале проекта, в то время как ваш журнал проблем будет создаваться и обновляться на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Шаг 3. Организуйте информацию по этапам и темам

Создав документацию по проекту, используйте инструмент проектной документации для организации информации по этапам и темам. Различные типы документов, такие как обновления статуса вашего проекта и устав проекта, относятся к разным разделам в зависимости от того, на каком этапе процесса планирования проекта они находятся.

Шаг 4. Совместная работа над проверками

Ваша проектная документация должна быть совместной работой. Даже если вы являетесь руководителем проекта, которому поручено создать весь объем проектной документации, вы можете извлечь выгоду из вклада вашей команды в обзоры, которые помогут улучшить вашу документацию. Они могут сказать вам, что неясно, чего не хватает в документации вашего проекта и что устарело. Неправильная документация может подорвать доверие к вашему проекту и запутать членов вашей команды, поэтому отзывы необходимы.

Шаг 5: Опубликуйте документы, добавьте теги и проиндексируйте

После того, как документация вашего проекта будет приведена в соответствие с хорошими стандартами, опубликуйте ее на портале документации и убедитесь, что вы добавили теги и проиндексировали ее с помощью поиска. Вашу документацию должно быть легко найти любому, кто ищет ее, и в вашей документации должны быть показаны связанные статьи для лучшего поиска контента.

Шаг 6. Ведение документации и ее обновление

Это последний шаг в подготовке документации для проекта. Ваша проектная документация — это живой объект, который необходимо постоянно обновлять и поддерживать для полноты и актуальности. Выделите час на каждую работу, чтобы просмотреть вашу документацию и определить документы, которые можно было бы пересмотреть. Обновляйте определенные документы, такие как журнал проблем или журнал управления изменениями.

Читайте также: Внешняя документация: передовой опыт, советы и примеры

Передовой опыт написания проектной документации

Определение объема проекта

Вы должны четко изложить условия проекта, объем проекта и то, что лежит за его пределами. Это защищает от расширения масштабов и гарантирует, что все знают, что включает в себя проект и как выглядит успех. Проект может продолжаться вечно, если вы просто будете добавлять новые задачи в рамки.

Пример содержания документации по плану проекта

 

Интуитивно понятное программное обеспечение для проектной документации, позволяющее легко добавлять контент и интегрировать его с любым приложением. Попробуйте Document360!

НАЧАТЬ

 

Создайте команду (участники, рецензенты, редактор или издатель)

Соберите команду для совместной работы над проектной документацией. Ваша команда должна состоять из участников, рецензентов, редакторов и издателей, чтобы они могли продвигать ваш контент на протяжении всего жизненного цикла. У каждого своя роль в доведении вашей документации до конца и в обеспечении того, чтобы она была создана по самым высоким стандартам.

Определите темы и подтемы.

Определите все области, в которых документацию вашего проекта можно с пользой разделить на темы и подтемы. Составьте план всей документации, которую вы хотите создать, и систематически прорабатывайте тему за темой. Ваша документация должна быть четко организована и систематизирована, чтобы каждый мог просмотреть ваш контент и найти то, что ему нужно.

Будьте конкретны в отношении ожидаемых результатов

Вы должны четко объяснить, чего вы надеетесь достичь с помощью своего проекта, чтобы ваша команда знала, когда ваш проект был успешным. В частности, спланируйте ожидаемые результаты и время, когда, по вашему мнению, вы их получите, с четким определением готовности. Сформулируйте конечный продукт в максимально описательных терминах и сделайте его понятным для всех участников.

Задокументируйте технические параметры и требования к среде

Если вы работаете над техническим проектом, вам необходимо задокументировать технические параметры и требования к среде. Убедитесь, что все знают необходимые спецификации и технологии, которые будут задействованы в выполнении вашего проекта. Подробно расскажите о требованиях, чтобы ни у кого не возникло сомнений относительно зависимостей проекта.

Составление результата проекта

Получите четкое представление о том, что будет поставлено в конце проекта после вашего определения готовности. Это может быть новое мобильное приложение или новый общественный центр. Каким бы ни был ваш результат, четко определите, что это такое и какую пользу это принесет компании, когда вы его создадите. Каковы будут ощутимые результаты вашего проекта и как вы узнаете, когда он будет реализован?

Оценка качества, объема, рисков, обучения и стоимости

При документировании проекта оцените:

• Качество – как вы обеспечите качество результатов вашего проекта?
• Scope — что входит в границы проекта, а что нет?
• Риск — какие естественные риски связаны с вашим проектом и как вы будете с ними справляться?
• Обучение – какое обучение необходимо для приобретения необходимых навыков для завершения проекта?
• Стоимость – сколько будет стоить проект и каков его бюджет?

Обновление и обновление документов с помощью истории версий

Используйте инструмент документирования, который позволяет вам сохранять историю версий для каждого документа, чтобы вы могли вернуться к ней при необходимости. Регулярные обновления документации вашего проекта иногда могут привести к необходимости вернуться к предыдущим версиям, поскольку вам может понадобиться напомнить себе об истории проекта

Выбор правильного программного обеспечения для проектной документации

Если вы участвуете в документации проекта, вам потребуются правильные инструменты для хранения ваших документов и обмена ими с вашей командой. Хорошим выбором для проектной документации является база знаний компании, которая централизованно управляется командой участников.

Document360 — один из таких инструментов, который поможет вам приступить к работе с проектной документацией благодаря стильному и интуитивно понятному интерфейсу. Вы можете использовать WYSIWYG или редактор уценки, а также менеджер категорий, чтобы организовать свой контент по темам. Простой пользовательский интерфейс с функцией перетаскивания позволяет изменять категории всего несколькими щелчками мыши.

Вы можете создать частную базу знаний, требующую входа в систему, для сотрудников или клиентов, чтобы ваша документация всегда была в безопасности.